Exemple d'espace de travail : scénario de modifications saisonnières
Le scénario ci-dessous est un exemple du cycle de vie d'un espace de travail, d'un groupe de tâches et d'une tâche dans le cadre de modifications saisonnières d'un magasin. Dans ce scénario, le magasin prépare l'introduction des nouveaux produits estivaux et le retrait des articles hivernaux du magasin.
- Deux responsables produit : un responsable produit crée les nouveaux produits d'été et enlèvera les vieux produits d'hiver. L'autre va ajouter des informations de marchandisage relatives aux nouveaux produits et classer les produits dans les catalogues de ventes du magasin. Ce gestionnaire de produits va également supprimer les informations de marchandisage devenues obsolètes relatives aux produits hivernaux.
- Un concepteur graphique qui travaille sur les images des nouveaux produits de l'été.
Ce scénario suppose que les espaces de travail sont déjà activés, car ils doivent être activés lorsque l'instance de l'environnement de création est créée.
- Le gestionnaire d'espace de travail crée un espace de travail.
- Le gestionnaire d'espace de travail crée des groupes de tâches.
- Le gestionnaire d'espace de travail crée des tâches.
- Le gestionnaire d'espace de travail crée un modèle de groupe de tâches.
- Le gestionnaire d'espace de travail active le nouveau groupe de tâches.
- Les réalisateurs de contenu d'espace de travail gèrent leurs tâches.
- Les réalisateurs de contenu d'espace de travail testent leurs modifications.
- Les réalisateurs de contenu d'espace de travail marquent leurs tâches comme terminées.
- Le gestionnaire d'espace de travail planifie la validation des modifications en données prêtes pour la production.
- Le valideur de groupe de tâches approuve le groupe de tâches terminé.
Le gestionnaire d'espace de travail crée un espace de travail
Le gestionnaire d'espace de travail crée un espace de travail pour les modifications estivales. Etant donné qu'il est peu probable que les mêmes modifications soient apportées l'été suivant puisque le produit sera certainement différent, le gestionnaire crée un espace de travail à usage unique. Lorsque l'intervention dans l'espace de travail est terminée et que toutes les modifications ont été validées en données prêtes pour la production, cet espace de travail est complet.
Un seul espace de travail est utilisé. Cela permet de rassembler toutes les modifications pour l'été en un seul endroit et aux personnes qui les ont apportées d'afficher les mises à jour.
Si les groupes de tâches et les tâches auxquels a été apportée cette modification saisonnière peuvent être utilisés ultérieurement ou sont identiques à ceux auxquels ont été apportées les modifications saisonnières précédentes, le gestionnaire d'espace de travail peut créer des modèles en vue de modifications à venir ou utiliser des modèles de modifications saisonnières antérieures.
Le gestionnaire d'espace de travail crée des groupes de tâches
L'ajout de produits estivaux et le retrait des produits hivernaux nécessitent l'approbation de différentes personnes. Pour s'adapter à cette situation, le gestionnaire d'espace de travail souhaite créer deux groupes de tâches distincts : Ajout de produits estivaux et Retrait des produits hivernaux.
Si la modification saisonnière ne devait être approuvée que par une seule personne ou un seul groupe de personnes, le gestionnaire d'espace de travail ne créerait qu'un seul groupe à usage unique. Cela lui permet d'éviter de gérer toutes les questions liées aux délais de validation de plusieurs groupes de tâches.
Le gestionnaire d'espace de travail crée le groupe de tâches Ajout de produits estivaux à partir d'un modèle. Le gestionnaire d'espace de travail doit simplement modifier le nom du groupe de tâches de façon à refléter la manière dont il va être utilisé. Toutes les informations (y compris l'approbateur) restent identiques à celles du modèle.
La procédure de retrait d'un produit ne fait l'objet d'aucun modèle de groupe de tâches. Le gestionnaire d'espace de travail crée donc un groupe de tâches à usage unique pour retirer les produits hivernaux. Bien que le retrait de produits soit un processus récurrent, le gestionnaire d'espace de travail attend la fin de la création des tâches dans le groupe de tâches Retrait des produits hivernaux pour sauvegarder ce dernier en tant que modèle. Le modèle de groupe de tâches contient les tâches. Si le gestionnaire d'espace de travail devait sauvegarder le groupe de tâches en tant que modèle maintenant, toutes les nouvelles tâches ajoutées au groupe ne feraient pas partie du modèle de groupe de tâches.
Le gestionnaire d'espace de travail crée des tâches
Le groupe de tâches Ajout de produits estivaux contient déjà deux tâches : Ajout de produits au catalogue et Ajout d'informations de marchandisage pour le nouveau produit. Ces tâches font partie du modèle à partir duquel le groupe de tâches Ajout de produits estivaux a été créé.
Le gestionnaire d'espace de travail ajoute une autre tâche au groupe Ajout de produits estivaux pour que le concepteur graphique ajoute des images des nouveaux produits à leurs entrées de catalogue.
- Retrait des entrées de catalogue des produits hivernaux
- Retrait des informations de marchandisage des produits hivernaux
Le gestionnaire d'espace de travail crée un modèle de groupe de tâches
Le gestionnaire d'espace de travail estime que les informations du groupe de tâches Retrait des produits hivernaux peuvent être réutilisées ultérieurement. Il le sauvegarde donc en tant que modèle.
Le gestionnaire d'espace de travail active les nouveaux groupes de tâches
Maintenant que le gestionnaire d'espace de travail détient un espace de travail, des groupes de tâches et des tâches, il active les groupes de tâches de sorte que les réalisateurs de contenu d'espace de travail puissent intervenir sur leurs tâches.
Un message électronique est envoyé à chaque réalisateur de contenu d'espace de travail.
Les réalisateurs de contenu d'espace de travail gèrent leurs tâches
Après avoir reçu une notification par courrier électronique indiquant que leurs tâches sont actives, les réalisateurs de contenu d'espace de travail se connectent au centre de gestion, sélectionnent leurs tâches et y travaillent.
Le réalisateur de contenu d'espace de travail teste ses modifications
Tout en travaillant sur leurs tâches, les réalisateurs de contenu d'espace de travail peuvent tester leurs modifications avec la fonction Prévisualisation disponible dans le centre de gestion.
Le réalisateur de contenu d'espace de travail marque ses tâches comme terminées
Lorsque les réalisateurs de contenu d'espace de travail ont terminé les tâches qui leur ont été attribuées et testé leurs modifications, ils marquent leurs tâches comme terminées.
Lorsque toutes les tâche sont terminées, une tâche d'approbation est générée et attribuée au valideur de groupe de tâches de l'espace de travail.
Le gestionnaire d'espace de travail planifie la validation des groupes de tâches
Les modifications sont terminées mais ne répondent pas à une nécessité immédiate. Le gestionnaire d'espace de travail planifie donc leur validation à une date et une heure ultérieures.
Le gestionnaire d'espace de travail doit planifier la validation du groupe de tâches avant qu'il ne soit approuvé. Sinon, le groupe est validé tout de suite après son approbation.
Les valideurs de groupe de tâches approuvent le groupe de tâches terminé
Les valideurs de groupe de tâches reçoivent un message électronique indiquant que les groupes de tâches sont prêts pour l'approbation.
Avant de donner l'approbation, le valideur de groupe de tâches examine les modifications apportées et confirme leur exactitude. Il utilise à cet effet la fonction de prévisualisation du magasin.
When the Task Group Approver is satisfied that the changes are correct, the Task Group Approver approves the changes in the Workspace tool.