Flux d'approbation de commande
Lorsqu'un utilisateur d'une organisation acheteuse envoie une commande pour traitement, le système des commandes envoie un message de notification au valideur figurant dans le profil de l'organisation acheteuse, afin de demander l'approbation de sa commande. Si la commande est acceptée, le sous-système de commande poursuit le traitement de la commande en enregistrant le paiement et en envoyant la commande à un centre de distribution. Si la commande est rejetée et que vous avez ajouté une personnalisation afin d'implémenter des courriers électroniques de type OrderRejected, le système de commande envoie à l'utilisateur un message de notification indiquant le motif du rejet.
L'obligation de valider les commandes est généralement spécifiée dans un contrat passé entre une organisation acheteuse et une organisation vendeuse. Un contrat contient des termes spécifiant les produits pouvant être achetés et les promotions pouvant être appliquées. Les termes de l'approbation de commande spécifient les limites au-delà desquelles une commande requiert une approbation. Certains termes s'appliquent à la totalité des utilisateurs d'une organisation, tandis que d'autres concernent seulement certaines branches.
Chaque article d'une commande est associée à un contrat. A l'intérieur d'une seule commande, différents articles peuvent être associés à différents contrats, de sorte que certains articles nécessitent une approbation et d'autres non. Si un article d'une commande nécessite une approbation, alors la totalité de la commande doit être validée. Le valideur peut accepter la commande même si plusieurs contrats y sont associés.
Le montant au-delà duquel une approbation de commande est requise est spécifié dans l'attribut ApprovalAmount du terme OrderApprove qui figure dans les conditions et modalités d'un contrat. Si la valeur de cet attribut est 0, l'approbation de la commande est obligatoire quel que soit le montant de la commande. Si un contrat ne contient pas de terme OrderApprove, aucune approbation de commande n'est nécessaire.
Les étapes ci-dessous exposent à grands traits un flux d'approbation des commandes caractéristique :
- Un utilisateur d'une organisation acheteuse passe une commande.
- Le sous-système de commande cherche les contrats qui s'appliquent aux articles de la commande.
- Il vérifie les modalités d'approbation de la commande pour déterminer si une approbation est indispensable pour cette commande. Si un article d'une commande est régi par un contrat exigeant une approbation, la commande entière est sujette à l'approbation, même si d'autres articles de la commande sont régis par des contrats ne nécessitant pas l'approbation.
- Si la commande nécessite une approbation et que l'organisation acheteuse est configurée pour utiliser les approbations de traitement de la commande, le sous-système de commande envoie une notification d'approbation de la commande aux valideurs spécifiés dans le profil de l'organisation acheteuse. Le valideur peut :
- Ouvrez les outils du Centre de gestion et dans le menu latéral, cliquez sur pour approuver la commande.
- Utilisez la vitrine Aurora pour valider la commande.
Notes:- Dans le cas des commandes bloquées, lorsque la commande est approuvée, elle est débloquée et le traitement de la commande se poursuit, en l'absence de tout autre blocage.
- L'organisation acheteuse peut préciser qu'elle souhaite des approbations de commande lors de l'inscription de l'organisation. Les valideurs doivent être ajoutés de façon explicite au groupe de membres OrderApprovalGroup par l'administrateur acheteur.
- Dans le cas contraire, le sous-système poursuit le traitement de la commande en enregistrant le paiement et en envoyant la commande au centre de distribution.
- Le valideur reçoit la notification de commande et passe en revue les informations relatives à celle-ci pour décider de son approbation ou de son rejet.
- Si la commande est approuvée, le sous-système poursuit le traitement de la commande en enregistrant le paiement et en envoyant la commande au centre de distribution. Ce dernier expédie alors la commande à l'acheteur.