Evaluation des processus d'approbation

Lorsque c'est à votre tour, vous entrez votre retour (approbation ou rejet) sur le processus d'approbation et sur les éléments de ligne d'approbation. Vous pouvez également ajouter des commentaires ou une balise pour un retour plus détaillé.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Lorsque c'est à votre tour de répondre à un processus d'approbation ou de terminer une tâche d'approbation,Unica Plan vous envoie une notification par le biais d'une alerte ou d'un courrier électronique. L'alerte et le courrier électronique contiennent tous les deux un lien vers l'approbation. Vous pouvez également accéder à l'approbation à partir du lien dans le courrier électronique ou dans l'alerte. Le processus d'approbation apparaît dans les vues Mes approbations actives et Approbations en attente de ma réponse.

Procédure

  1. Pour démarrer le processus d'approbation sur les lignes que vous souhaitez réviser :
    • Sélectionnez Opérations > Approbations.
    • Cliquez sur le lien de l'approbation dans la notification par e-mail ou dans l'alerte.
    • Cliquez sur une tâche d'approbation dans le workflow.
  2. Examinez la description et les éventuelles remarques ou instructions fournies pour le processus d'approbation.
  3. Procédez comme suit pour chaque élément de ligne d'approbation :
    1. Pour voir un élément, cliquez sur son image miniature ou son nom de fichier.
      Remarque : Sélectionnez Afficher/ajouter un balisage pour ajouter à un fichier PDF des commentaires dans un document. Si vous ne sélectionnez pas ce lien, les commentaires que vous ajoutez seront perdus lorsque vous fermerez le fichier.
    2. Cliquez sur Poster le commentaire en retour. Une boîte de dialogue s'ouvre pour vous permettre d'entrer votre réponse.
    3. Entrez vos commentaires à la section Votre réponse.
      Sinon, vous pouvez joindre un fichier avec des commentaires détaillés. Cliquez sur Joindre un/des fichiers de commentaires à la réponse et recherchez le fichier.
    4. Sélectionnez la réponse appropriée :
      • Approuver indique que vous approuvez l'élément tel qu'il est.
      • Approuver avec changements indique que vous approuvez l'élément avec les exceptions indiquées dans vos commentaires ou votre pièce jointe.

        Cette option est disponible en fonction des configurations d'approbation et des paramètres des tâches d'approbation.

      • Refuser indique que des changements fondamentaux doivent être apportés à l'élément par le propriétaire d'approbation. Si votre organisation exige que vous indiquez un motif, sélectionnez une raison de refus dans la liste.
  4. Une fois que vous avez répondu à chaque élément de la liste ou que vous avez indiqué des commentaires et une réponse pour une approbation sans pièce jointe, cliquez sur Poster la réponse complète.
    Remarque : Vous ne pouvez pas modifier votre réponse après avoir cliqué sur Poster la réponse complète, sauf si le propriétaire du processus d'approbation soumet à nouveau la révision.

    Le formulaire de réponse affiche votre réponse en regard de votre nom dans la liste des approbateurs. Unica Plan envoie une alerte et un message électronique avec votre réponse au propriétaire d'approbation et envoie une alerte au réviseur suivant, le cas échéant.