Lorsque vous créez une approbation, vous ajoutez les personnes qui doivent envoyer leurs commentaires en retour. Les approbateurs peuvent être requis ou facultatifs. Lorsque des approbateurs sont ajoutés, Unica Plan les informe du statut et des modifications du processus d'approbation.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Lorsque vous affectez des approbateurs, prenez en compte les éléments ci-dessous.
- Vous pouvez ajouter autant d'approbateurs que nécessaire.
- Le numéro de séquence que vous affectez spécifie l'ordre dans lequel les approbateurs interviennent et indique s'ils peuvent travailler en parallèle.
- Indiquez si les approbateurs sont obligatoires ou facultatifs.
- Si vous ajoutez une tâche de workflow d'approbation, vous pouvez sélectionner des rôles de projet pour les approbateurs, par exemple approbateur juridique et approbateur d'objet.
Procédure
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Créez ou ouvrez un processus d'approbation.
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Dans la section Approbateurs, cliquez sur le lien Ajouter des approbateurs.
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Dans la fenêtre Sélectionner des niveaux d'accès de membres, les approbateurs sont organisés dans des dossiers par rôle. Développez le dossier approprié, sélectionnez l'approbateur et cliquez sur >> pour ajouter la personne à la colonne Réviseurs sélectionnés. Vous pouvez utiliser Ctrl-clic pour ajouter plusieurs approbateurs en même temps.
Lorsque vous avez fini de sélectionner les approbateurs, cliquez sur Enregistrer.
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Cliquez sur l'horloge
pour spécifier la durée de révision de chaque approbateur. La durée par défaut est d'une journée. -
Spécifiez la place de chaque approbateur dans la séquence. Entrez une valeur de type entier dans la zone correspondante à chaque approbateur.
- Par défaut, la séquence est basée sur l'ordre dans lequel vous avez ajouté les approbateurs.
- Utilisez les numéros de séquence pour spécifier l'ordre dans lequel les approbateurs interviennent, et si certains d'entre eux interviennent en parallèle ou en séquence.
- L'affectation d'un même numéro à plusieurs approbateurs signifie que ces approbateurs travaillent en parallèle et qu'ils peuvent répondre simultanément à l'approbation.
- Lorsqu'un utilisateur revisite l'approbation, les approbateurs sont listés selon leur numéro de séquence et non selon l'ordre dans lequel ils ont été ajoutés à l'approbation.
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Définissez au moins un approbateur requis.
Même si un utilisateur peut enregistrer l'approbation avec tous les approbateurs facultatif, un tel processus d'approbation ne peut pas être démarré. Si une personne tente de démarrer une approbation qui ne contient pas d'approbateur requis, Unica Plan génère un message d'avertissement.
- Par défaut, tous les approbateurs sont requis.
- Si un approbateur est requis, l'approbateur suivant dans la séquence n'est pas informé et ne peut pas répondre tant que l'approbateur requis n'a pas répondu.
- Si un approbateur est requis et que l'approbateur refuse l'approbation, l'approbateur suivant de la séquence n'est pas averti. L'approbation est mise en attente et les propriétaires en sont informé.
- Si des approbateurs simultanés sont définis et qu'un approbateur requis rejette l'approbation, le système notifie le propriétaire de l'approbation. Le processus d'approbation se poursuit jusqu'à ce que tous les approbateurs requis simultanés répondent. Toutefois, le processus d'approbation passe en attente et les approbateurs suivants dans la séquence ne peuvent pas répondre.
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(Facultatif) Vous pouvez ajouter des instructions individualisées pour chaque réviseur. La zone d'instructions n'est pas disponible pour les approbations autonomes.
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Lorsque vous avez fini d'ajouter les approbateurs, cliquez sur Enregistrer les changements.
Remarque : Si vous cliquez sur Annuler, vous annulez l'ensemble du processus d'approbation, et non pas seulement la section des approbateurs. Tout travail effectué sur l'approbation et non sauvegardé est également perdu si vous cliquez sur Annuler.