Workflow du processus d'approbation

Pour commencer le processus d'approbation, créez une approbation, ajoutez des valideurs et des éléments d'approbation. Ensuite, soumettez l'approbation pour lancer le processus de révision. Unica Plan envoie le processus d'approbation aux approbateurs selon la séquence définie et selon que les approbateurs sont requis ou facultatifs. Le processus d'approbation peut passer par plusieurs itérations à mesure que les approbateurs effectuent leur révision.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Prenez en considération les informations ci-dessous relatives aux processus d'approbation.

  • Le propriétaire de l'approbation peut annuler le processus d'approbation à tout moment.
  • Les approbateurs peuvent émettre des avis distincts sur chaque élément de l'approbation : approbation, approbation avec modifications ou refus. Ils publient ensuite la totalité de la réponse.

  • Unica Plan organise les approbations dans des vues. Lorsque vous cliquez sur Opérations > Approbations, par défaut, la vue Mes approbations actives apparaît. Cette liste n'affiche que les approbations actives et dont vous êtes membre (en tant que propriétaire ou approbateur).

    Remarque : Vous pouvez également afficher les approbations en attente de votre réponse via le portlet Mes approbations actives sur votre tableau de bord.
  • Les approbations s'affichent dans votre liste d'approbations lorsque c'est à votre tour de répondre. Lorsque vous êtes le suivant dans la séquence d'approbation, Unica Plan vous le notifie. Pour voir toutes les approbations, accédez à la vue Toutes les approbations.
  • Si une approbation est liée à une tâche du workflow, le système prend en compte le paramètre Jours travaillés de la tâche. Unica Plan prend également en compte le paramètre système pour les jours non ouvrables et les fuseaux horaires des utilisateurs lors de la planification des approbations.

Procédure

  1. Créez le processus d'approbation sous la forme d'une approbation autonome ou d'une tâche d'approbation d'un workflow.
  2. Ajoutez des approbateurs.
    • Vous pouvez ajouter autant d'approbateurs que nécessaire.
    • Définissez pour chaque approbateur un numéro de séquence indiquant s'il intervient parallèlement aux autres approbateurs ou bien avant ou après eux.
    • Indiquez si les approbateurs sont obligatoires ou facultatifs.
    • Vous pouvez créer des instructions individuelles pour chaque approbateur.
    • Si vous ajoutez une tâche de workflow d'approbation, vous pouvez sélectionner des rôles de projet pour les approbateurs, par exemple approbateur juridique et approbateur d'objet.
  3. Soumettez l'approbation.
  4. Le système informe immédiatement tous les approbateurs dont le numéro de séquence est "1".

    Aucun autre approbateur requis ne peut encore répondre à l'approbation. Les approbateurs doivent attendre leur tour, en fonction de l'ordre de séquence que vous avez défini. Cependant, les approbateurs facultatifs peuvent répondre à tout moment. En effet, ils ne dépendent pas de l'ordre d'approbation établi.

  5. Les approbateurs répondent à l'approbation. En fonction de la façon dont Unica Plan est configuré, l'approbateur peut également ajouter des commentaires aux éléments d'approbation.
  6. Les approbateurs évaluent chaque élément joint à l'approbation, puis publient leur réponse terminée.
  7. Le système avise l'approbateur suivant, en fonction des numéros de séquence définis dans l'approbation.