Concepts d'approbation

Une approbation est un élément ou un groupe d'éléments que les approbateurs révisent et auquel ils répondent, en l'approuvant, en suggérant des modifications ou en le refusant. Le processus d'approbation permet de s'assurer que le contenu, les supports et les objets marketing sont vus et approuvés par les personnes requises.

Le processus d'approbation représente le cycle de vie d'une approbation. Il est configuré par un propriétaire de projet et contient tous les détails sur ce qui doit être approuvé, les personnes qui approuvent et à quel moment approuver. En général, une approbation passe par quatre phases : elle est créée, soumise, active et terminée. Le système informe les approbateurs requis en leur envoyant des alertes et des courriers électroniques. Les approbateurs peuvent effectuer des commentaires ou poser des questions avant de prendre des décisions. Et une fois l'approbation terminée (approuvée ou refusée), le propriétaire ou le réviseur de l'approbation est informé des résultats.

Remarque : Vous pouvez créer un processus d'approbation sans aucun élément d'approbation. Cependant, les approbateurs peuvent y répondre.

Le propriétaire d'une approbation est la personne qui a créé l'approbation. En général, le propriétaire dispose de toutes les fonctions associées à l'approbation, par exemple, la possibilité de la supprimer ou de modifier son état. Cependant, cet ensemble de fonctions peut varier en fonction de la stratégie de sécurité associée à l'approbation.

Un approbateur est la personne désignée pour examiner un élément livrable particulier et pour l'approuver ou le refuser. Un approbateur peut être désigné à l'aide de plusieurs méthodes :

Ajout direct de la personne au processus d'approbation proprement dit.
Ajout de la personne au projet en tant que réviseur. Cette procédure permet de remplir automatiquement les processus d'approbation créés à partir du workflow, en fonction de la façon dont votre administrateur a configuré les modèles de projet.

Un approbateur requis est un approbateur désigné comme étant obligatoire, par opposition à facultatif. Pour qu'un processus d'approbation soit marqué comme étant terminé, tous les approbateurs requis doivent répondre à l'approbation.

Un cycle d'approbation indique le nombre de soumissions d'une approbation. Lorsque le propriétaire d'une approbation soumet celle-ci pour la première fois, le numéro du cycle est égal à 1. Le système incrémente ce numéro à chaque nouvelle soumission de l'approbation.

Statut d'approbation

La liste suivante décrit les statuts d'approbation valides :

Non démarré : Un propriétaire crée une approbation, ce qui démarre le processus d'approbation.
En cours : Lorsque l'approbation est prête, le propriétaire la soumet, et son statut passe de Non démarré à En cours.
Lorsque le statut de l'approbation est En cours, les approbateurs peuvent la vérifier, y ajouter des commentaires et y répondre. En outre, si l'approbation est liée à une tâche dans un workflow, sa progression est suivie dans la colonne % terminé.
En attente : Un propriétaire peut provisoirement interrompre une approbation, si nécessaire, en faisant passer son statut à En attente.
Annulé : Un propriétaire peut annuler l'approbation, en faisant passer son statut à Annulé.
Terminée : Le propriétaire marque l'approbation comme étant terminée, en faisant passer son statut à Terminé.

Remarque : Si le processus d'approbation contient plusieurs éléments, son statut dépend de celui de chaque élément d'approbation. Par exemple, si une approbation contient deux éléments à approuver et que l'approbateur approuve (ou approuve avec des changements) les deux éléments, la réponse globale est approuvée. En revanche, si l'approbateur refuse l'un des éléments, la réponse globale est refusée et le statut de l'approbation passe à Rejeté.