Auswerten des Genehmigungsprozesses

Wenn Sie an der Reihe sind, geben Sie Feedback zum Genehmigungsprozess und allen Genehmigungselementen ab. Sie geben Feedback ab, indem Sie den Genehmigungsprozess und einzelne Genehmigungselemente genehmigen oder ablehnen. Um ein ausführlicheres Feedback abzugeben, können Sie außerdem Kommentare oder Markups hinzufügen.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Wenn Sie auf einen Genehmigungsprozess antworten oder eine Genehmigungstask abschließen müssen, werden Sie von Unica Plan mit einem Alert und einer E-Mail-Nachricht informiert. Sowohl Alert als auch E-Mail-Nachricht enthalten einen Link zur Genehmigung. Sie können über den Link in der E-Mail oder der Benachrichtigung auf die Genehmigung zugreifen. Der Genehmigungsprozess wird in den Ansichten Eigene aktive Genehmigungen und Auf meine Antwort wartende Genehmigungen angezeigt.

Prozedur

  1. Wenn Sie den Genehmigungsprozess mit den zu überprüfenden Positionen öffnen möchten, nutzen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Wählen Sie Operationen > Genehmigungen aus.
    • Klicken Sie auf den Link zur Genehmigung in einem Alert oder in einer E-Mail-Benachrichtigung.
    • Klicken Sie auf eine Genehmigungstask im Workflow.
  2. Prüfen Sie die Beschreibung und alle Anmerkungen oder Anweisungen, die für den Genehmigungsprozess angegeben sind.
  3. Führen Sie für jedes Genehmigungselement die folgenden Schritte aus.
    1. Zum Anzeigen eines Elements klicken Sie auf das zugehörige Piktogramm oder den Dateinamen.
      Anmerkung: Wählen Sie Markup anzeigen/hinzufügen aus, um dokumenteninterne Kommentare zu einer PDF-Datei hinzuzufügen. Wenn Sie nicht auf diesen Link klicken, gehen alle von Ihnen eingetragenen Kommentare verloren, sobald Sie die Datei schließen.
    2. Klicken Sie auf Feedback veröffentlichen. Ein Dialogfeld für Ihre Antwort wird geöffnet.
    3. Geben Sie Ihre Kommentare im Abschnitt Ihre Antwort ein.
      Fügen Sie alternativ eine Datei mit ausführlichen Kommentaren an. Klicken Sie auf Kommentardatei anhängen und navigieren Sie zur Datei.
    4. Wählen Sie die geeignete Antwort aus:
      • Genehmigen zeigt an, dass Sie das Element unverändert genehmigen.
      • Mit Änderungen genehmigen zeigt an, dass Sie das Element mit den in den Kommentaren oder im Anhang aufgeführten Ausnahmen genehmigen.

        Ob diese Option verfügbar ist, richtet sich nach den Genehmigungskonfigurationen und den Einstellungen der Genehmigungstasks.

      • Verweigern zeigt an, dass vom Genehmigungseigentümer grundlegende Änderungen am Element vorgenommen werden müssen. Wenn es in Ihrem Unternehmen erforderlich ist, einen Grund anzugeben, wählen Sie unter Verweigerungsgrund einen Grund aus.
  4. Nachdem Sie auf jedes Element in der Liste geantwortet haben oder Kommentare und eine Antwort für eine Genehmigung ohne Anhänge bereitgestellt haben, klicken Sie auf Veröffentlichen der vollständigen Antwort.
    Anmerkung: Wenn Sie auf Veröffentlichen der vollständigen Antwort geklickt haben, können Sie Ihre Antwort nicht mehr ändern, es sei denn, der Eigentümer des Genehmigungsprozesses übergibt die Prüfung erneut.

    Das Antwortformular wird mit Ihrer Antwort neben Ihrem Namen in der Liste der Genehmiger angezeigt. Unica Plan sendet einen Alert und eine E-Mail-Nachricht mit Ihrer Antwort an den Genehmigungseigentümer und ggf. einen Alert an den nächsten Prüfer.