Wenn Sie eine Genehmigung erstellen, fügen Sie die Personen hinzu, die Feedback geben sollen. Genehmiger können als erforderlich oder optional festgelegt werden. Nachdem sie hinzugefügt wurden, informiert Unica Plan die Genehmiger über Status und Änderungen des Genehmigungsprozesses.
Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird
Beachten Sie die folgenden Funktionen, wenn Sie Genehmiger zuweisen.
- Sie können beliebig viele Genehmiger zuweisen.
- Mit der zugewiesenen Folgenummer geben Sie an, in welcher Reihenfolge die Genehmiger arbeiten und ob ein Teil von ihnen parallel arbeitet.
- Sie geben an, ob die Genehmiger erforderlich oder optional sind.
- Beim Hinzufügen einer Genehmigungsaufgabe im Workflow müssen unter Umständen Projektrollen für die Genehmiger ausgewählt werden, beispielsweise Genehmiger für rechtliche Belange und Genehmiger für fachliche Belange.
Prozedur
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Erstellen oder öffnen Sie einen Genehmigungsprozess.
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Klicken Sie im Abschnitt "Genehmiger" auf den Link Genehmiger hinzufügen.
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Im Fenster Mitgliederzugriffsebenen auswählen sind Genehmiger nach Rollen in Ordner zusammengefasst. Erweitern Sie den entsprechenden Ordner, wählen Sie den Genehmiger aus und klicken auf >>, um die Person zur Spalte "Ausgewählte Prüfer" hinzuzufügen. Wenn Sie beim Klicken die Steuerungstaste gedrückt halten, können Sie mehrere Genehmiger gleichzeitig hinzufügen.
Wenn Sie mit dem Hinzufügen der Genehmiger fertig sind, klicken Sie auf Änderungen speichern.
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Klicken Sie auf die Uhr
, um die Dauer der Prüfung für jeden Genehmiger anzugeben. Die Standarddauer ist ein Tag. -
Geben Sie die Position jedes Genehmigers in der Reihenfolge an. Geben Sie für jeden Genehmiger einen ganzzahligen Wert im Feld an.
- Die Standardreihenfolge entspricht der Reihenfolge, in der Sie Genehmiger zum Genehmigungsprozess hinzufügen.
- Mit der Folgenummer geben Sie an, in welcher Reihenfolge die Genehmiger agieren, und ob bestimmte Genehmiger parallel oder der Reihe nach arbeiten.
- Wenn eine Nummer mehreren Genehmigern zugewiesen wird, heißt das, diese Genehmiger arbeiten parallel und können die Genehmigung gleichzeitig bearbeiten.
- Wenn ein Benutzer die Genehmigung erneut bearbeitet, werden die Genehmiger nach Folgenummer aufgeführt und nicht in der Reihenfolge, in der sie zur Genehmigung hinzugefügt wurden.
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Es muss mindestens ein erforderlicher Genehmiger angegeben werden.
Obwohl ein Benutzer die Genehmigung mit allen optionalen Genehmigern speichern kann, kann er keinen Genehmigungsprozess beginnen. Beim Versuch, eine Genehmigung ohne erforderlichen Genehmiger zu starten, generiert Unica Plan einen Warnhinweis.
- Standardmäßig gelten alle Genehmiger als "erforderlich".
- Ist ein Genehmiger erforderlich, wird der nächste Genehmiger in der Folge erst dann benachrichtigt, wenn der aktuelle erforderliche Genehmiger geantwortet hat.
- Ist ein Genehmiger erforderlich und verweigert dieser die Genehmigung, wird der nächste Genehmiger in der Folge nicht benachrichtigt. Stattdessen wird die Genehmigung zurückgestellt, und die Eigentümer werden informiert.
- Wenn bei mehreren, parallel agierenden Genehmigern ein erforderlicher Genehmiger die Genehmigung ablehnt, benachrichtigt das System die Genehmigungsbesitzer. Der Genehmigungsprozess wird fortgesetzt, bis alle erforderlichen, parallel agierenden Genehmiger geantwortet haben. Der Status des Genehmigungsprozesses ändert sich jedoch zu "Zurückgestellt", sodass nachfolgende Genehmiger in der Reihenfolge nicht antworten können.
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Sie können optional anwenderbezogene Anweisungen für jeden Prüfer hinzufügen. Das Anweisungsfeld ist bei eigenständigen Genehmigungen nicht verfügbar.
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Wenn Sie mit dem Hinzufügen der Genehmiger fertig sind, klicken Sie auf Änderungen speichern.
Anmerkung: Wenn Sie auf Abbrechen klicken, brechen Sie den gesamten Genehmigungsprozess ab, nicht nur den Abschnitt "Genehmiger". Alle nicht gespeicherten Änderungen der Genehmigung gehen verloren, wenn Sie auf Abbrechen klicken.