Genehmigungskonzepte

Eine Genehmigung ist ein Element oder eine Gruppe von Elementen, die Genehmiger prüfen und beantworten, indem sie diese entweder genehmigen, Änderungen vorschlagen oder ablehnen. Der Genehmigungsprozess stellt sicher, dass die richtigen Personen Inhalt, Werbemittel und Marketingobjekte aufrufen und freigeben.

Der Genehmigungsprozess ist der Lebenszyklus einer Genehmigung. Er wird von einem Projektbesitzer eingerichtet und enthält alle Details, die angeben, was von wem und wann genehmigt werden muss. Normalerweise durchläuft eine Genehmigung vier Phasen: Erstellen, Übertragen, Ausführen und Abschließen. Die erforderlichen Genehmiger werden vom System durch Alerts und E-Mails benachrichtigt. Genehmiger können Kommentare formulieren oder Fragen stellen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Wenn die Genehmigung abgeschlossen ist (entweder durch Genehmigung oder durch Ablehnung), wird der Genehmigungsbesitzer oder der Genehmiger über das Ergebnis informiert.

Anmerkung: Sie können einen Genehmigungsprozess ohne Genehmigungselemente erstellen. Genehmiger können auch in diesem Fall darauf antworten.

Der Genehmigungsbesitzer ist die Person, die die Genehmigung erstellt hat. Normalerweise kann der Besitzer alle der Genehmigung zugeordneten Funktionen ausführen, er kann beispielsweise die Genehmigung löschen oder ihren Status ändern. Abhängig von der Sicherheitsrichtlinie, die der Genehmigung zugeordnet ist, kann diese Funktionsgruppe jedoch variieren.

Ein Genehmiger ist eine Person, die bestimmt wurde, einen bestimmten Liefergegenstand zu prüfen und zu genehmigen oder zurückzuweisen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Genehmiger zu bestimmen:

Person direkt zum Genehmigungsprozess hinzufügen.
Person als Prüfer zum Projekt hinzufügen. Durch diesen Vorgang können Genehmigungsprozesse, die über den Workflow erstellt wurden, automatisch gefüllt werden, je nachdem, wie Ihr Administrator die Projektvorlagen eingerichtet hat.

Ein erforderlicher Genehmiger wurde im Gegensatz zu einem optionalen Genehmiger als erforderlich bestimmt. Damit ein Genehmigungsprozess als „Abgeschlossen“ markiert werden kann, müssen alle erforderlichen Genehmiger auf die Genehmigung antworten.

Eine Genehmigungsrunde zeigt an, wie oft eine Genehmigung übergeben wurde. Wenn ein Genehmigungsbesitzer eine Genehmigung zum ersten Mal übergibt, ist die Rundennummer 1. Die Rundennummer wird bei jeder erneuten Übergabe der Genehmigung vom System erhöht.

Genehmigungsstatus

In der folgenden Liste werden die gültigen Genehmigungsstatus beschrieben:

Nicht gestartet: Ein Besitzer erstellt eine Genehmigung. Dies ist der Start des Genehmigungsprozesses.
Wird ausgeführt: Wenn ein Besitzer die Genehmigung erstellt hat, übergibt er sie. Dadurch ändert sich der Status von „Nicht gestartet“ zu „Wird ausgeführt“.
Wenn Genehmigungen den Status „Wird ausgeführt“ haben, werden sie von Genehmigern geprüft, kommentiert und beantwortet. Wenn die Genehmigung mit einer Task in einem Workflow verknüpft ist, wird der Fortschritt zudem in der Spalte "% vollständig" protokolliert.
Zurückgestellt: Ein Besitzer kann eine Genehmigung, falls notwendig, vorübergehend stoppen, wodurch der Status der Genehmigung zu „Zurückgestellt“ geändert wird.
Abgebrochen: Ein Besitzer kann die Genehmigung abbrechen, wodurch der Status zu „Abgebrochen“ geändert wird.
Abgeschlossen: Der Besitzer markiert die Genehmigung als „Fertig gestellt“, wodurch sich der Status zu „Abgeschlossen“ ändert.

Anmerkung: Wenn der Genehmigungsprozess mehrere Genehmigungselemente enthält, hängt der Gesamtstatus vom Status jedes einzelnen Genehmigungselements ab. Wenn eine Genehmigung beispielsweise zwei Genehmigungselemente enthält und der Genehmiger genehmigt beide Elemente (evtl. mit Änderungen), dann ist das Gesamtergebnis „Genehmigt“. Falls der Genehmiger jedoch eines der Elemente ablehnt, ist das Gesamtergebnis „Verweigert“, und der Genehmigungsstatus wird in „Abgelehnt“ geändert.