Workflow des Genehmigungsprozesses

Erstellen Sie eine Genehmigung und fügen Sie Genehmiger und Genehmigungselemente hinzu, um einen Genehmigungsprozess zu starten. Dann übermitteln Sie die Genehmigung und der Überprüfungsprozess beginnt. Unica Plan sendet den Genehmigungsprozess an die Genehmigenden auf der Grundlage ihrer Reihenfolge und der Frage, ob die Genehmiger erforderlich oder optional sind. Der Genehmigungsprozess kann mehrere Wiederholungen durchlaufen, bis alle Genehmiger ihre Prüfung durchgeführt haben.

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Bitte beachten Sie die folgenden Punkte im Zusammenhang mit Genehmigungsprozessen:

  • Der Genehmigungsbesitzer kann die Genehmigung jederzeit löschen.
  • Genehmiger treffen zu jedem Element in der Genehmigung eine Aussage: Genehmigen, Genehmigen mit Änderungen oder Ablehnen. Dann übergeben sie die gesamte Bearbeitung.

  • In Unica Plan sind die Genehmigungen in Ansichten angeordnet. Wenn Sie auf Operationen > Genehmigungen klicken, wird standardmäßig die Ansicht Eigene aktive Genehmigungen angezeigt. In dieser Liste werden nur Genehmigungen angezeigt, die aktiv sind und an denen Sie (als Besitzer oder Genehmiger) beteiligt sind.

    Anmerkung: Sie können Genehmigungen, die Ihre Antwort erfordern, außerdem über das Portlet Eigene aktive Genehmigungen auf Ihrem Dashboard anzeigen.
  • Genehmigungen werden in Ihrer Genehmigungsliste angezeigt, wenn Sie laut Reihenfolge antworten müssen. Wenn Sie der nächste Genehmiger in der Folge sind, werden Sie von Unica Plan benachrichtigt. Navigieren Sie zur Ansicht Alle Genehmigungen, um alle Genehmigungen anzuzeigen.
  • Wenn eine Genehmigung mit einer Task im Workflow verknüpft ist, dann berücksichtigt das System die Einstellung „Planen durch“ für die Task. Unica Plan berücksichtigt bei der Planung von Genehmigungen auch die systemweite Einstellung für arbeitsfreie Tage und die Zeitzonen der einzelnen Benutzer.

Prozedur

  1. Sie erstellen den Genehmigungsprozess, entweder als eigenständige Genehmigung oder als Genehmigungstask in einem Workflow.
  2. Fügen Sie Genehmiger hinzu.
    • Sie können beliebig viele Genehmiger hinzufügen.
    • Sie legen fest, ob die einzelnen Genehmiger parallel mit anderen Genehmigern oder vor bzw. nach einem anderen Genehmiger agieren, indem Sie eine Folgenummer angeben.
    • Sie geben an, ob die Genehmiger erforderlich oder optional sind.
    • Sie können für jeden Genehmiger separate Anweisungen erstellen.
    • Beim Hinzufügen einer Genehmigungstask im Workflow können Projektrollen für die Genehmiger ausgewählt werden, beispielsweise Genehmiger für rechtliche Belange und Genehmiger für fachliche Belange.
  3. Übergeben Sie die Genehmigung.
  4. Das System benachrichtigt unverzüglich alle Genehmiger mit der Folgenummer "1".

    Die anderen erforderlichen Genehmiger können die Genehmigung noch nicht beantworten, sondern müssen abwarten, bis sie laut Reihenfolge dazu berechtigt sind. Optionale Genehmiger können jedoch jederzeit mit der Bearbeitung beginnen, sie sind nicht an die festgelegte Reihenfolge der Genehmiger gebunden.

  5. Die Genehmiger bearbeiten die Genehmigung. Je nach Konfiguration von Unica Plan kann der Genehmiger auch Kommentare in Genehmigungselemente einfügen.
  6. Genehmiger bewerten jedes Element, das an die Genehmigung angefügt ist, und übergeben dann ihre abgeschlossene Antwort.
  7. Das System benachrichtigt den nächsten Genehmiger, basierend auf den in der Genehmigung festgelegten Folgenummern.