Comment utiliser les éléments brouillon
La création d'un élément brouillon permet aux utilisateurs de procéder à des modifications sur cet élément sans en changer la version publiée. Les éléments de brouillon peuvent être des éléments autonomes ou faire partie d'un flux de travaux. Une fois les changements effectués, vous pouvez choisir de publier l'élément ou de supprimer les changements en annulant le brouillon. Vous pouvez créer plusieurs brouillons d'un seul élément.
Comment utiliser les éléments brouillon dans un flux de travaux
Vous pouvez créer directement un brouillon d'éléments non brouillon.- Création d'un élément de brouillon
Pour créer un brouillon d'élément :
- Ouvrez un élément publié ne faisant pas l'objet de flux de travaux en mode Edition et cliquez sur Sauvegarder en tant que brouillon. Cet outil crée un brouillon de l'élément publié sans que l'élément publié ne soit retiré du site.
- Ouvrez un élément publié ne faisant pas l'objet de flux de travaux en mode lecture et cliquez sur Créer un brouillon. Cet outil crée un brouillon de l'élément publié sans que l'élément publié ne soit retiré du site.
- Ouvrez un élément publié ne faisant pas l'objet de flux de travaux et cliquez sur Passer à l'état brouillon. Cet outil passe l'état de l'élément de "publié" à "brouillon" et l'élément n'est plus visible sur le site. Vous ne pouvez pas changer un élément en brouillon s'il est en cours de référencement par d'autres éléments.
- Sauvegarde d'un brouillon d'élément
- Une fois que le brouillon a été créé :
- Pour sauvegarder le brouillon d'élément, cliquez sur Sauvegarder, Sauvegarder et fermer ou Sauvegarder et lire.
- Pour publier le brouillon d'élément, cliquez sur Sauvegarder et publier.
Une fois qu'il a été enregistré, votre élément brouillon est affiché avec d'autres éléments de vos vues d'éléments, mais avec le statut de brouillon. Si vous créez un brouillon d'un élément déjà publié, le brouillon et les versions publiées de votre élément apparaissent dans vos vues d'éléments. Vous pouvez éditer et enregistrer des brouillons plusieurs fois avant de publier vos modifications.
- Publication d'un brouillon d'élément
- Les modifications que vous apportez à un élément brouillon n'apparaissent pas sur le site tant que vous n'avez pas publié l'élément brouillon. Lorsque votre brouillon est prêt à être publié, vous pouvez :
- Sélectionnez un élément dans une vue et cliquez sur le bouton Publier l'élément,
- Ouvrez un élément en mode lecture et cliquez sur le bouton Publier l'élément.
- Ouvrez un élément en mode Edition et cliquer sur le bouton Sauvegarder et publier.
- Annulation d'un brouillon
L'annulation d'un brouillon est pratiquement identique à la suppression d'un brouillon, car tous les changements apportés à l'élément sont annulés. Pour annuler un brouillon, ouvrez un élément brouillon et cliquez sur Annuler le brouillon. Vous devez disposer d'un accès Editeur ou supérieur pour pouvoir annuler un élément brouillon sans flux de travaux.
Comment utiliser les éléments brouillon dans un flux de travaux
Dans un flux de travaux, les éléments ont un statut de brouillon tant qu'ils ne sont pas à l'étape où une action de publication est exécutée. Les brouillons d'élément d'un flux de travaux s'affichent avec d'autres éléments de vos vues d'éléments, mais avec l'état de brouillon. Si vous créez un brouillon d'un élément déjà publié, le brouillon et les versions publiées de votre élément apparaissent dans vos vues d'éléments. Vous pouvez éditer et enregistrer plusieurs fois les brouillons avant de soumettre votre brouillon à l'étape suivante du flux de travaux.
Utilisez les fonctions suivantes pour travailler sur les éléments lors d'un flux de travaux.
| Actions | Fonction | Accès à l'objet | Accès du rôle aux ressources de bibliothèque |
|---|---|---|---|
| Approuver | Lorsque la validation conjointe est définie, cet outil permet de valider un élément des vues Tous les éléments et Mes éléments. | Valideur ou administrateur. | Accès Collaborateur ou supérieur au type d'élément. |
| Annuler le brouillon | Supprime totalement un élément brouillon d'un flux de travaux. Cet outil est affiché uniquement après la publication d'un nouvel élément et la création d'un nouveau brouillon. | Accès Gestionnaire ou supérieur. | Accès Collaborateur ou supérieur au type d'élément. |
| Rejeter | Utilisé lorsqu'un objet est refusé pendant un flux de travail. Exécute toutes les actions définies à l'étape de refus, puis renvoie l'élément vers la première étape du flux de travaux. | Accès Réviseur. | Accès Collaborateur ou supérieur au type d'élément. |
| Etape suivante Expirer Publier Soumettre pour révision |
Valide un objet et l'envoie vers l'étape suivante du flux de travaux. | Accès Réviseur. | Accès Collaborateur ou supérieur au type d'élément. |
| Etape précédente Retirer de la révision |
Ces actions renvoient un objet à l'étape précédant l'étape en cours ou suppriment l'objet. Lorsqu'un élément est renvoyé à l'étape précédente, les actions de flux de travaux d'entrée de l'étape précédente sont exécutées, pas les actions de flux de travaux de sortie de l'étape en cours. | Accès Gestionnaire ou supérieur. Les réviseurs accèdent aux étapes de flux de travaux pour lesquelles ils se sont vus attribuer l'accès à l'étape précédente. |
Accès Collaborateur ou supérieur au type d'élément. |
| Traiter maintenant | Permet de traiter manuellement un objet s'il est mis en attente. Toutes les actions de l'étape sont accomplies. | Accès Administrateur | Non requis. |
Lorsque vous créez un flux de travaux, vous pouvez choisir de désactiver la création de plusieurs brouillons pour tout élément utilisant ce flux de travaux. Cela permet d'affecter un flux de travaux aux éléments sur lesquels vous ne souhaitez gérer qu'une modification à la fois.
Comment utiliser les éléments brouillon dans un projet
Les brouillons d'élément s'utilisent dans un projet de la même manière qu'en dehors d'un projet, indépendamment du fait qu'ils participent à un flux de travaux ou non. La seule différence est que lorsque le brouillon est prêt à être publié, il reste à l'état "en attente" jusqu'à ce que tous les éléments du projet soient prêts pour la publication. Les brouillons d'élément d'un projet sont affichés avec d'autres éléments de vos vues d'éléments, mais avec l'état de brouillon. Si vous créez un brouillon d'un élément déjà publié, le brouillon et les versions publiées de votre élément apparaissent dans vos vues d'éléments.
Gestion des brouillons
- Si vous affichez un élément publié avec un seul élément brouillon, vous pouvez afficher l'élément brouillon en cliquant sur Atteindre le brouillon.
- Si vous affichez un élément brouillon, vous pouvez ouvrir la version publiée d'un élément en cliquant sur Atteindre élément publié.
- Si un élément publié possède plusieurs brouillons, l'outil Gérer les brouillons est affiché dans la version publiée et la version brouillon d'un élément. Cliquez sur Gérer les brouillons pour afficher une liste des brouillons de l'élément actuel. Tous les brouillons sont affichés, mais vous ne pouvez que lire, éditer et annuler les brouillons pour lesquels vous disposez de droits d'accès suffisants.