Wie plane ich ein Meeting?

Sie können Besprechungen über die Kalenderleiste oder den Kalender-Posteingang planen.

Klicken Sie in der Kalenderleiste auf die Schaltfläche „+“ oder auf ein leeres Zeitfenster in der Kalenderleiste. Klicken Sie im Kalender-Posteingang auf die Schaltfläche „Neu“ . Ihnen wird ein Formular zum Planen eines neuen Meetings angezeigt.

Das folgende Bild zeigt ein neues Meeting mit ausgefüllten Grundoptionen.

neues Meeting-Formular

Die folgenden Funktionen sind ebenfalls verfügbar.

Online-Meeting-Konfiguration

Wenn Sie ein Meeting planen, können Sie die Online-Meeting-Option auswählen. Das Meeting, das in der Liste als Standardmeeting ausgewählt wird, kann in den Verse Einstellungen konfiguriert werden. Die Liste der Besprechungen im Dropdown-Menü sind die Besprechungen, die auf der Seite „Verse-Einstellungen“ konfiguriert sind. Sie können zum Abschnitt „Online-Meeting-Konfiguration“ der Verse Einstellungen navigieren, indem Sie in der Meeting-Dropdown-Liste die Option „Meetings konfigurieren“ auswählen.

Präferenzen für Online-Meetings

Finden Sie die Verfügbarkeit der eingeladenen Personen

Wenn Sie ein neues Meeting planen, können Sie die Verfügbarkeit für die erforderlichen Eingeladenen (Standard) oder für alle Eingeladenen anzeigen. Klicken Sie auf Zeit suchen und wählen Sie das gewünschte Zeitfenster aus. Sie können aus der vorgeschlagenen Zeit auswählen oder den Schieberegler ziehen, um die gewünschte Zeit auszuwählen.

verfügbare Zeit finden

Planen Sie ein Wiederholungstreffen

Planen Sie ein Meeting, das in einem festgelegten Intervall und für eine festgelegte Dauer wiederholt wird.
Wiederholen Sie Besprechungsoptionen
Hinweis: Wenn das ausgewählte Intervall und die ausgewählte Dauer 1.000 oder weniger Besprechungsvorgänge ergeben, können Sie das wiederkehrende Ereignis speichern oder speichern und senden . Wenn die Anzahl der Instanzen jedoch 1000 überschreitet, erhalten Sie eine Warnmeldung, die Sie darüber informiert, dass Sie das Limit überschritten haben, und die Funktionsschaltflächen „Speichern“ und „Speichern und Senden“ werden deaktiviert.

Planen Sie die Besprechung für eine andere Zeitzone

Sie können ein Meeting zu einer anderen Zeit als Ihrer Zeitzone planen. Das Meeting wird im Kalender in dieser Zeitzone angezeigt.
Besprechung in einer anderen Zeitzone geplant

Passen Sie die Besprechungsbeschreibung an

Öffnen Sie die Bearbeitungssymbolleiste, um die Besprechungsbeschreibung anzupassen. Ändern Sie die Schriftart oder Textausrichtung. Fügen Sie eine Tabelle, einen Link oder ein Bild hinzu.
Bearbeitungsoptionen im Besprechungsformular

Planen Sie eine ganztägige Veranstaltung

Planen Sie eine ganztägige Veranstaltung. Nutzen Sie die Option „Wiederholung des Meetings“, um es um mehr als einen Tag zu verlängern.


Ganztägige Veranstaltungsform
Das Ereignis wird oben in Ihrem Kalender angezeigt:
Ganztägiges Ereignis im Kalender

Erstellen Sie eine persönliche Erinnerung

Create a reminder. For example, remind yourself to fill out your time sheet each week. You need to select just a start date and time.
Kalender-Erinnerungsformular

Verwenden Sie Optionen

Klicken Sie auf Optionen und wählen Sie eine dieser Optionen aus:
Tabelle 1 . Besprechungsmöglichkeiten
Möglichkeit Beschreibung
Zeichen Unterschreiben Sie die Besprechungseinladung digital.
Verschlüsseln Verschlüsseln Sie die Besprechungseinladung.
Als Privat markieren Verhindern Sie, dass jemand, der Ihren Kalender verwaltet, den Inhalt der Besprechung liest.
Antwort anfordern Erhalten Sie eine Benachrichtigung von jedem optionalen und erforderlichen Teilnehmer, Raum und jeder Ressource, die antwortet.
Rückschein Erhalten Sie eine Nachricht von jedem Teilnehmer, der die Einladung öffnet.
Erinnere mich Wählen Sie aus, wann Sie eine Erinnerung an die Besprechung erhalten möchten.
Anzeigen als Wählen Sie „Beschäftigt“ , um anderen anzuzeigen, dass Sie zur ausgewählten Zeit beschäftigt sind. Wählen Sie „Verfügbar“ , um anzuzeigen, dass Sie verfügbar sind.
Lieferpriorität Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
  • Hoch Leiten Sie die Einladung sofort weiter und zeigen Sie im Posteingang jedes Empfängers ein Symbol mit hoher Priorität neben der Einladung an.
  • Normal Leiten Sie die Einladung weiter, wenn Ihr Mailserver das nächste Mal E-Mails sendet (Standard).
  • Niedrig Warten Sie bis außerhalb der Hauptverkehrszeiten, um die Einladung weiterzuleiten (normalerweise zwischen Mitternacht und 6:00 Uhr).
Sendebericht Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
  • Keine Sendeberichte werden nicht gesendet.
  • Nur bei Fehler Senden Sie einen Bericht, wenn Einladungen nicht zugestellt werden können.
  • Zustellung bestätigen Senden Sie Berichte, wenn Einladungen zugestellt werden.
  • Verfolgen Sie den gesamten Pfad. Senden Sie einen Bericht von jedem Server, über den eine Einladung weitergeleitet wird, sowie einen Abschlussbericht, der angibt, ob die Einladung zugestellt wurde.

Als Vorsitzender ein Meeting bestätigen

Mit der Version HCL Verse 3.2.1 kann der Vorsitzende einer Besprechung diese bestätigen. Wenn Sie ein Meeting bestätigen, wird allen Eingeladenen eine Bestätigungsnachricht gesendet. Um ein Meeting zu bestätigen, gehen Sie zu Kalender . Öffnen Sie das Meeting und klicken Sie auf Bestätigen . Geben Sie optional Kommentare ein, die der Bestätigungsmitteilung hinzugefügt werden sollen, und klicken Sie auf „OK“.

Als Vorsitzender ein Meeting bestätigen