Page Nouveau document

Lorsque vous ajoutez un document, le système affiche la page Nouveau document.

Tableau 1. Zones de la page Nouveau document
Zone Description
Nom de l'actif Entrez un nom descriptif pour le document.
Description Entrez une description textuelle courte pour le document.
Propriétaire(s) Cliquez sur Ajouter/supprimer des membres pour utiliser la boîte de dialoguer de sélection de propriétaires, afin de spécifier des propriétaires supplémentaires du document.
Code de document Pour ajouter manuellement un code de document, désélectionnez la case à cocher Générer automatiquement à la sauvegarde. Entrez ensuite un code pour le document. Le code peut être n'importe quelle chaîne alphanumérique.

Pour que Unica Plan crée automatiquement un code de document, laissez la case Générer automatiquement à la sauvegarde cochée.

Remarque : Vous pouvez configurer Unica Plan de sorte qu'il génère un code en fonction d'un algorithme défini par votre administrateur.
Mots clés Entrez des mots clés séparée par des virgules correspondant au document. Lorsque les utilisateurs effectuent des recherches à l'aide de ces mots clés, Unica Plan extrait le document.
Instructions d’utilisation Entrez des instructions pour savoir comment vous voulez que les personnes utilisent ce document. Par exemple, s'il s'agit d'un logo, vous pouvez indiquer aux utilisateurs où ce type de logo devrait apparaître.
Date d'expiration Entrez un délai d'expiration pour le document ou sélectionnez la flèche dans la liste déroulante pour choisir une date dans le calendrier.

Une fois que vous avez entré une date, vous pouvez utiliser l'icône de flèche pour déplacer progressivement la date vers l'avant ou vers l'arrière.

Remarque : Unica Plan envoie une notification aux propriétaires à l'expiration du délai, mais l'état du document n'est pas automatiquement remplacé par Expiré. A la date d'expiration, vous devez archiver le document ou modifier la date d'expiration.
Nom de version Entrez le numéro de version du document. Notez les points suivants :
  • Cette zone est paramétrée par défaut sur la version 1.0.
  • Par défaut, chaque nouvelle version incrémente le numéro de version.
  • Pour remplacer la valeur par défaut, entrez votre propre numéro de version.
Fichiers Cliquez sur Télécharger pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter des fichiers de documents. Cochez une ou plusieurs des cases.
  • Fichier : Entrez le fichier du document. Cette zone est requise.
  • Aperçu du fichier : Vous pouvez préférer que les utilisateurs aient accès à l'aperçu du fichier pour des raisons de sécurité, de rapidité ou de commodité. Par exemple, si le fichier source est une image, vous pouvez fournir l'aperçu sous la forme d'un PDF, pour permettre à tous les utilisateurs de l'afficher. vous recommande d'utiliser un fichier PDF, GIF ou JPEG comme aperçu du document. Cette zone est facultative.
  • Fichier miniature : vous pouvez télécharger une version plus petite du fichier que les utilisateurs affichent lorsqu'ils ouvrent le document ou lorsqu'ils consultent leur bibliothèque avec la vue Miniatures de document. Cette zone est facultative.

Pour chaque case cochée, accédez au fichier approprié et ajoutez-le à la boîte de dialogue Ajouter des fichiers de documents.

Considérations relatives à la sécurité

Pour plus d'informations sur la configuration de la sécurité pour permettre à certains utilisateurs d'afficher uniquement l'aperçu d'un document, voir Unica Plan - Guide d'administration. Pour renforcer la sécurité, vous disposez des possibilités suivantes :

  • Ajout d'un filigrane au fichier d'aperçu
  • Utilisation d'un fichier à faible résolution
  • Toute autre méthode de protection du fichier contre la copie et l'enregistrement