Définition des paramètres d'absence

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Les paramètres d'absence vous aident à vous assurer que vos tâches, approbations et demandes sont traitées lorsque vous êtes absent du bureau.

Procédure

  1. Sélectionnez Paramètres > Paramètres Unica Plan.
    La page des paramètres d'administration s'affiche.
  2. Cliquez sur Paramètres d'absence.
    La page Paramètres d'absence s'affiche.
  3. En haut de la page, indiquez si vous êtes actuellement au bureau ou hors du bureau. Votre sélection entre en vigueur lorsque vous cliquez sur Enregistrer les changements.
  4. Indiquez l'utilisateur Unica Plan qui couvre vos responsabilités lorsque vous êtes hors du bureau. Vous pouvez indiquer le même utilisateur ou des utilisateurs différents pour :
    • Tâches de workflow et d'approbation : Vous disposez de trois options dans les paramètres d'absence du bureau à l'intention des utilisateurs délégateurs pour les tâches :
      • Ne pas déléguer automatiquement : les tâches de workflow les approbations actuellement prêtes pour le démarrage et assignées à l'utilisateur ne seront pas déléguées. Cependant, les tâches et approbations qui deviennent prêtes pour le démarrage après avoir activé la fonction d'absence seront automatiquement déléguées.
      • Tout déléguer automatiquement : toutes les tâches de workflow les approbations actuellement prêtes pour le démarrage et assignées à l'utilisateur seront déléguées. Cependant, les tâches et approbations qui deviennent prêtes pour le démarrage après avoir activé la fonction d'absence seront automatiquement déléguées.
      • Déléguer automatiquement les éléments sélectionnés : seules les tâches de workflow les approbations actuellement prêtes pour le démarrage et assignées à l'utilisateur seront déléguées. Cependant, les tâches et approbations qui deviennent prêtes pour le démarrage après avoir activé la fonction d'absence seront automatiquement déléguées.
      Remarque : La délégation des tâches de workflow et de l'approbation aura lieu si l'état du projet est défini sur brouillon/en cours (démarré)/en attente (en pause)/synchroniser.La délégation des tâches de workflow et de l'approbation n'aura pas lieu si l'état du projet est annulé ou terminé.
      Remarque : La délégation d'approbation ne s'applique qu'aux réviseurs d'approbations. Les propriétaires de l'approbation ne font jamais l'objet d'une délégation.

      Votre administrateur système détermine si vous pouvez sélectionner un autre utilisateur comme délégué ou uniquement un utilisateur qui est déjà membre des mêmes équipes de projet et qui dispose de droits appropriés. Si votre système ou l'un de vos projets utilise un paramétrage plus restrictif, une erreur s'affiche si vous tentez de déléguer des tâches à un utilisateur qui ne peut pas les effectuer.

    • Approbations indépendantes et budgétaires : Vous disposez de trois options dans les paramètres d'absence du bureau à l'intention des utilisateurs délégateurs pour les approbations autonomes et budgétaires :
      • Ne pas déléguer automatiquement : les approbations indépendantes et budgétaires actuellement prêtes pour le démarrage et assignées à l'utilisateur ne seront pas déléguées. Cependant, les approbations indépendantes et budgétaires qui deviennent prêtes pour le démarrage après avoir activé la fonction d'absence seront automatiquement déléguées.
      • Tout déléguer automatiquement : toutes les approbations indépendantes et budgétaires actuellement prêtes pour le démarrage et assignées à l'utilisateur ne seront pas déléguées. Cependant, les approbations indépendantes et budgétaires qui deviennent prêtes pour le démarrage après avoir activé la fonction d'absence seront automatiquement déléguées.
      • Déléguer automatiquement les éléments sélectionnés : seules les approbations indépendantes et budgétaires sélectionnées actuellement prêtes pour le démarrage et assignées à l'utilisateur ne seront pas déléguées. Cependant, les tâches et approbations qui deviennent prêtes pour le démarrage après avoir activé la fonction d'absence seront automatiquement déléguées.
      Remarque : La délégation d'approbation ne s'applique qu'aux réviseurs d'approbations. Les propriétaires de l'approbation ne font jamais l'objet d'une délégation.

      Une erreur s'affiche si vous tentez de déléguer des approbations à un utilisateur qui ne peut pas y répondre.

    • Demandes de projet : Vous disposez de trois options dans les paramètres d'absence du bureau à l'intention des utilisateurs délégateurs pour les demandes de projet :
      • Ne pas déléguer automatiquement : les demandes de projet actuellement prêtes pour le démarrage et assignées à l'utilisateur ne seront pas déléguées. Cependant, les demandes de projet qui deviennent prêtes pour le démarrage après avoir activé la fonction d'absence seront automatiquement déléguées.
      • Tout déléguer automatiquement : toutes les demandes de projet actuellement prêtes pour le démarrage et assignées à l'utilisateur ne seront pas déléguées. Cependant, les demandes de projet qui deviennent prêtes pour le démarrage après avoir activé la fonction d'absence seront automatiquement déléguées.
      • Déléguer automatiquement les éléments sélectionnés : seules les demandes de projet sélectionnées actuellement prêtes pour le démarrage et assignées à l'utilisateur ne seront pas déléguées. Cependant, les demandes de projet qui deviennent prêtes pour le démarrage après avoir activé la fonction d'absence seront automatiquement déléguées.

      Une erreur s'affiche si vous tentez de déléguer des demandes de projet à un utilisateur qui ne peut pas y répondre.

  5. Entrez un message facultatif à inclure dans toutes les activités déléguées lorsque vous êtes hors du bureau.
  6. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
    Lorsque vous indiquez que vous êtes hors du bureau :
    • L'historique des délégations d'élément en bas de cette page consigne toutes les activités déléguées en votre absence.
    • Un message de rappel s'affiche chaque fois que vous vous connectez à Unica Plan.
    • Les propriétaires de projet et de demande peuvent passer en revue une liste de membres d'équipe qui sont absents sur l'onglet Personnes. Les délégués affectés et la date de début de la délégation sont également affichés.