非アクティブ文書の削除

非アクティブ文書をデータベースから定期的に削除すると、ディスク使用量を節約できるとともに、ユーザーが情報を発見しやすくなり、データベースのパフォーマンスが向上します。

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表 1. 削除方式の比較
削除方法	複数の削除条件	アーカイブ機能	削除スタブ
アーカイブポリシー設定文書を作成する	はい	はい	はい
データベースプロパティインフォボックスにある文書アーカイブツールを使用する	はい	はい	はい
複製設定の [指定日数間に変更がない文書を削除する。指定日数: x] を使用してレプリカの内容を制限する	いいえ	いいえ	いいえ
エージェントを使用して文書を削除およびアーカイブする	はい	はい	はい

注: 削除スタブは、文書を削除した後に残るマーカーです。このマーカーに従って、データベースの他のレプリカから文書が削除されます。

文書のアーカイブツールについては、HCL Notes® ヘルプのトピック「アーカイブが実行されるコンピュータとアーカイブが保存されるコンピュータを指定する」を参照してください。

これ以外に、文書を削除する API プログラムを作成する方法もあります。

削除した文書をアーカイブするには

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ディスク容量に余裕がある場合は、削除する前に文書をアーカイブしておくと、ユーザーが削除した文書にアクセスできます。アーカイブするときは、次のガイドラインに従ってください。

手順

アーカイブ頻度はデータベースの種類に基づいて判断します。たとえば、企業の運営方針など、使用頻度が低いデータベースは 3 カ月ごとにアーカイブします。顧客の通話記録など、よく使用するトラッキングデータベースでは、たとえば各月か各週に一度アーカイブします。
今後データベースがアーカイブされることを、ユーザーに通知します。
アクティブなデータベースの [データベースについて] 文書に、アーカイブデータベースの記録スケジュールとロケーションを設定します。
アーカイブは、たとえば日曜の夜など、データベースが使用されていないサーバーのトラフィックが低い時間帯に行います。
アーカイブが終了し、アクティブなデータベースから文書を削除した後、データベースを圧縮します。
データベースにレプリカがある場合は、アクティブなデータベースを複製します。複製は、ユーザーの作業にできるだけ支障がないように、データベースをあまり使用しない時間帯に行います。
アーカイブデータベースへのアクセスを制限します。データベース ACL で、ユーザー 1 人か 2 人と複製サーバーに [管理者] のアクセス権を割り当てます。他のユーザーにはすべて [読者] のアクセス権を割り当てます。このように割り当てると、アーカイブを実行したときにだけ、ビューの索引と全文索引が更新されます。

アーカイブデータベースをカスタマイズしてアクセス速度を上げるには

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アーカイブデータベースを使用すると、ユーザーはアーカイブされたデータに引き続きアクセスできます。次のどれかの方法を使用すると、アーカイブデータベースへのアクセスが高速、同時に簡単になります。

注: データベースの文書アーカイブツールで使用するアーカイブデータベースは、カスタマイズしないでください。

不要なフィールドを削除する
不要なフィールドを削除すると文書が小さくなり、ビューが小さく高速になります。たとえば、アクティブなデータベースに顧客の名前、電話番号、住所、FAX 番号のフィールドがあっても、アーカイブデータベースではカスタマーの名前しか必要ない場合があります。
使用するビューを少なくし、全文索引を作成する
より少ない数のビューを使用するとビューの索引の合計サイズが最小限に抑えられるため、ビューのパフォーマンスが向上します。全文索引を用意すると、ユーザーが情報を検索しやすくなります。
アクティブなデータベースにボタンかエージェントを作成する
ボタンやエージェントを使用するとユーザーがアーカイブデータベースを必要なときに速く開けます。

アーカイブコピーを統計分析に使用するには

データベース内の統計を分析するには、データベースのアーカイブコピーに、統計を生成するビューを作成します。たとえば、通話を記録するトラッキングデータベースのアーカイブコピーに、通話記録の特定カテゴリの合計と通話記録すべての合計を生成するビューを作成します。通常、アーカイブデータベースには長期間のデータが保存されるため、統計分析の素材に適しています。