例: エージェントを使用して文書を削除し、アーカイブする
エージェントを使用して、文書を削除およびアーカイブすることができます。
例 1:更新日に基づいて文書をアーカイブするエージェント
次の選択内容で作成されるエージェントは、61 日以上前に更新されたすべての文書を、アクティブなデータベースから ARCHIVE.NSF というファイル名のアーカイブデータベースにコピーします。すべての文書のコピーが完了すると、エージェントはアーカイブした文書をアクティブなデータベースから削除します。
設定 |
選択 |
---|---|
指定したエージェントの実行時期 |
毎月 |
実行する文書 |
データベースのすべての文書 アクションの追加: @関数式 作成してからの日数が 60 日を超える文書を検索 |
実行 |
シンプルアクション: データベース ARCHIVE.NSF にコピー シンプルアクション: データベースから削除 |
フィールドの状態に基づいて文書をアーカイブするエージェント
次の選択内容で作成されるエージェントは、毎週、[ステータス] フィールドが [終了] に設定されているすべての文書を、アクティブなデータベースから ARCHIVE.NSF というファイル名のアーカイブデータベースにコピーします。次にエージェントは、アーカイブした文書をアクティブなデータベースから削除します。
設定 |
選択 |
---|---|
指定したエージェントの実行時期 |
毎週 |
実行する文書 |
データベースのすべての文書 条件: フィールドにより検索 [ステータス] フィールドに「終了」が設定されている文書を検索 |
実行 |
アクションの追加: データベース ARCHIVE.NSF にコピー アクションの追加: データベースから削除 |