Concepts de workflow

Les workflows permettent d'organiser les tâches, les tâches d'approbation, les phases et les jalons de chaque projet. Les workflow mesurent le temps passé sur chaque partie du projet et gèrent les personnes affectées pour travailler dessus.

Tâches

Les tâches sont des étapes du workflow où l'utilisateur ou le système agit. La tâche n'est pas achevée tant que l'action n'est pas terminée.

Tâches de formulaire

Les tâches de formulaire sont des étapes du workflow où l'utilisateur doit compléter un formulaire spécifique. Lorsque le formulaire est complété, la tâche est terminée.

Chaque tâche nécessite que l'utilisateur complète un formulaire spécifique sur un onglet personnalisé du modèle. Utilisez plusieurs tâches de formulaire pour enjoindre les utilisateurs à compléter plusieurs formulaires. Vous ne pouvez pas utiliser des tâches de formulaire pour compléter des formulaires personnalisés dans l'onglet de synthèse.

Lorsque les utilisateurs ont complété le formulaire, ils peuvent le soumettre pour approbation.

Tâches d'approbation

Vous incluez des tâches d'approbation à un workflow pour indiquer qu'un processus d'approbation doit avoir lieu. Dans l'onglet Workflow, vous pouvez démarrer le processus d'approbation pour une tâche d'approbation. Lorsque le processus d'approbation est en cours, l'onglet Workflow organise les informations sur ce processus, mais vous ne pouvez plus modifier la tâche d'approbation.

Approbation du diagramme

Dans une configuration intégrée Unica Plan/Unica Campaign, vous pouvez à présent créer une approbation de diagramme et y joindre un diagramme. Lorsqu'un diagramme est exécuté, les points suivants sont vérifiés :
  1. Si aucune approbation n'existe pour un diagramme spécifique, il doit être exécuté avec succès.
  2. Si une ou plusieurs approbations existent, le diagramme sera autorisé à s'exécuter uniquement si les approbations sont approuvées dans l'état terminé/annulé, autrement il ne doit pas s'exécuter.
Remarque :
  1. Un diagramme peut disposer de plusieurs approbations.
  2. Une approbation de diagramme peut avoir uniquement un diagramme.

Etapes

Vous pouvez regrouper des tâches sous des en-têtes appelés phases. Ces phases vous aident à organiser les tâches. Par exemple, vous pouvez créer une étape dont toutes les tâches sont effectuées par vos spécialistes du marketing opérationnelutilisateurs. En mode de vue de feuille de calcul ou en mode édition, les phases sont les en-têtes en gras qui regroupent vos tâches.

Jalons

Vous pouvez identifier des tâches de workflow en tant que jalons pour votre projet. Les exemples de jalon comprennent Début du travail, Réunion et Evénement.

Dates

Les workflows contiennent les types de date suivants.

  • Les dates prévues/réelles commencent par des dates prévues : dates auxquelles un propriétaire de tâche prévoit de démarrer et de terminer une tâche. Ces dates sont spécifiées durant la durée de mise en attente de la tâche. Lorsqu'un membre de l'équipe démarre et termine une tâche, les mêmes dates ou des dates différentes fournies en tant que dates réelles, peuvent être utilisées.

    Les dates réelles spécifient le début et la fin des tâches.

  • Les Dates cible sont les dates utilisées pour planifier le calendrier du projet. En général, elles sont définies au début du projet.
  • Les dates ancrées ne sont pas modifiables, même si les dates des tâches dont elles dépendent sont modifiées. Vous pouvez fixer des dates ancrées uniquement pour les dates prévues/réelles et pas pour les dates cibles.
  • La Durée non travaillée représente les dates auxquelles les personnes ne travaillent pas, si bien que le système ignore ces dates lors du calcul de la durée des tâches. Unica Plan prend actuellement en charge la période non ouvrable à l'échelle du système qui s'applique à toutes les tâches. Il revient au gestionnaire du projet de déterminer si le remplacement de ces dates est nécessaire. Les administrateurs système saisissent et gèrent ces dates.
  • Les Dates de Week-end sont des dates que vous utilisez afin d'indiquer, pour chaque tâche, qu'un jour de travail est effectué lors d'un week-end. Pour planifier un travail effectué le week-end, utilisez l'option Jours travaillés de chaque tâche.

moyenne

La durée correspond au nombre de jours affectés à une tâche. Si vous affectez des dates de début et de fin, le système calcule automatiquement la différence entre la date de début prévue ou réelle et la date de fin prévue ou réelle pour une tâche. Le nombre réel de jours entre la date de début et la date de fin est égal à la durée de la tâche.

Les nombres négatifs ne peuvent pas être utilisés pour affecter des durées. Par exemple, vous pouvez saisir 0,25 pour affecter une durée d'un quart de jour à une tâche.

La durée correspond au nombre de jours affectés à une tâche. La durée est au format JJ-HH-MM. Vous pouvez entrer une valeur maximale de 999 jours pour la zone JJ, vos heures ouvrables applicables basées sur les paramètres de configuration beginningOfDay et numberOfHoursPerDay pour la zone HH et une valeur à intervalle de 30 minutes pour la zone MM.

Effort

Jours d'effort de travail (par opposition à la durée) nécessaires à un utilisateur pour terminer une tâche. Par exemple, une tâche se termine en trois jours calendaires, mais le propriétaire de celle-ci ne consacre à cette tâche qu'une demi-journée par jour durant ces trois jours. Dans ce cas, l'effort pour cette tâche est d'un jour et demi, même si la durée est de trois jours.

Tâches verrouillées

Lorsque vous éditez une tâche, celle-ci est verrouillée afin qu'aucun autre utilisateur ne puisse l'éditer simultanément. De plus, lorsqu'un utilisateur crée un processus d'approbation à partir d'une tâche d'approbation, la tâche d'approbation est verrouillée indéfiniment.

Lorsqu'une autre personne tente d'éditer une tâche verrouillée, elle reçoit un message d'avertissement lui expliquant que la tâche est en cours d'utilisation.

Personnes et rôles

Vous pouvez affecter des tâches à des membres d'une équipe ou à tous les membres d'un rôle donné. Lorsque vous affectez une tâche à un ou plusieurs membres d'une équipe, ces derniers sont considérés comme propriétaires de la tâche. Vous affectez des rôles aux membres de l'équipe dans l'onglet Personnes du projet.

Les workflows utilisent les concepts suivants pour identifier les personnes du workflow.

  • Les Propriétaires de tâche sont les personnes responsables de l'exécution ou de la gestion des tâches de workflow.
  • Les réviseurs sont responsables de l'approbation des tâches. Ces membres deviennent les approbateurs de la tâche.
  • Les rôles sont utilisés comme un pont entre les tâches et les personnes. Ils sont utiles pour l'affectation de travail de manière générale. Par exemple, chaque type de projet que vous créez peut disposer de son propre modèle de workflow. Ce modèle peut contenir des rôles standard pour certaines tâches. Ainsi, lorsque vous créez un projet, certaines tâches (ou toutes les tâches) sont déjà associées à un rôle par défaut.
Remarque : Chaque workflow peut contenir des utilisateurs de fuseaux horaires différents. Unica Plan peut afficher le fuseau horaire à la suite de l'horodatage dans le workflow et les colonnes du workflow. Pour plus d'informations, voir Options d'affichage du calendrier.