Abwesenheitseinstellungen definieren

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Mit Abwesenheitseinstellungen können Sie sicherstellen, dass sich jemand um Ihre Task, Genehmigungen und Anforderungen kümmert, wenn Sie nicht im Büro sind.

Prozedur

  1. Wählen Sie Einstellungen > Unica Plan-Einstellungen aus.
    Die Seite „Administrationseinstellungen“ wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf Abwesenheitseinstellungen.
    Die Seite „Abwesenheitseinstellungen“ wird geöffnet.
  3. Geben Sie oben auf der Seite an, ob Sie momentan im Büro oder abwesend sind. Diese Einstellung wird wirksam, sobald Sie auf Änderungen speichern klicken.
  4. Geben Sie den Unica Plan-Benutzer an, der Ihre Tasks übernimmt, während Sie abwesend sind. Sie können einen oder verschiedene Benutzer für folgende Aktionen angeben:
    • Workflowtasks und Genehmigungstasks: In den Abwesenheitseinstellungen stehen Ihnen drei Optionen zum Delegieren von Benutzern für Workflow- und Genehmigungstasks zur Verfügung:
      • Nicht automatisch delegieren: Die Workflowtasks und Genehmigungen, die derzeit startbereit und dem Benutzer zugewiesen sind, werden nicht delegiert. Tasks und Genehmigungen, die nach dem Aktivieren von Abwesenheit startbereit sein werden, werden jedoch automatisch delegiert.
      • Alle automatisch delegieren: Alle Workflowtasks und Genehmigungen, die derzeit startbereit und dem Benutzer zugewiesen sind, werden delegiert. Tasks und Genehmigungen, die nach dem Aktivieren von Abwesenheit startbereit sein werden, werden jedoch automatisch delegiert.
      • Automatische Delegierung ausgewählt: Nur ausgewählte Workflowtasks und Genehmigungen, die derzeit startbereit und dem Benutzer zugewiesen sind, werden delegiert. Tasks und Genehmigungen, die nach dem Aktivieren von Abwesenheit startbereit sein werden, werden jedoch automatisch delegiert.
      Anmerkung: Ablaufaufgaben und Genehmigungsdelegierung werden ausgeführt, wenn der Projektstatus „Entwurf“/„In Bearbeitung (gestartet)“/„Zurückgestellt (angehalten)“/„Abgleichen“ lautet.Ablaufaufgaben und Genehmigungsdelegierung werden nicht ausgeführt, wenn der Projektstatus „Abgebrochen“ oder „Abgeschlossen“ lautet.
      Anmerkung: Die Genehmigungsdelegation gilt nur für Genehmigungsprüfer. Genehmigungseigentümer werden nicht delegiert.

      Der Systemadministrator definiert, ob Sie einen beliebigen anderen Benutzer als Stellvertreter auswählen können oder nur einen Benutzer, der bereits Mitglied der gleichen Projektteams ist und über die erforderlichen Berechtigungen verfügt. Wenn für Ihr System oder eines Ihrer Projekte eine restriktivere Einstellung verwendet wird, wird ein Fehler angezeigt, sobald Sie versuchen, Tasks einem Benutzer zuzuweisen, der diese nicht ausführen kann.

    • Eigenständige Genehmigungen und Budgetgenehmigungen: In den Abwesenheitseinstellungen stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung, mit denen Sie Benutzer für eigenständige Genehmigungen und Budgetgenehmigungen delegieren können:
      • Nicht automatisch delegieren: Die eigenständigen Genehmigungen und Budgetgenehmigungen, die derzeit startbereit und dem Benutzer zugewiesen sind, werden nicht delegiert. Eigenständige Genehmigungen und Budgetgenehmigungen, die nach dem Aktivieren von Abwesenheit beginnen, werden jedoch automatisch delegiert.
      • Alle automatisch delegieren: Alle eigenständigen Genehmigungen und Budgetgenehmigungen, die derzeit startbereit und dem Benutzer zugewiesen sind, werden delegiert. Eigenständige Genehmigungen und Budgetgenehmigungen, die nach dem Aktivieren von Abwesenheit beginnen, werden jedoch automatisch delegiert.
      • Automatische Delegierung ausgewählt: Nur eigenständigen Genehmigungen und Budgetgenehmigungen, die derzeit startbereit und dem Benutzer zugewiesen sind, werden delegiert. Tasks und Genehmigungen, die nach dem Aktivieren von Abwesenheit startbereit sein werden, werden jedoch automatisch delegiert.
      Anmerkung: Die Genehmigungsdelegation gilt nur für Genehmigungsprüfer. Genehmigungseigentümer werden nicht delegiert.

      Wenn Sie versuchen, Genehmigungen an einen Benutzer zu delegieren, der nicht darauf antworten kann, wird ein Fehler angezeigt.

    • Projektanforderungen: In den Abwesenheitseinstellungen stehen Ihnen drei Optionen zum Delegieren von Benutzern für Projektanforderungen zur Verfügung:
      • Nicht automatisch delegieren: Die Projektanforderungen, die derzeit startbereit und dem Benutzer zugewiesen sind, werden nicht delegiert. Projektanforderungen, die nach dem Aktivieren von Abwesenheit startbereit sein werden, werden jedoch automatisch delegiert.
      • Alle automatisch delegieren: Alle Projektanforderungen, die derzeit startbereit und dem Benutzer zugewiesen sind, werden delegiert. Projektanforderungen, die nach dem Aktivieren von Abwesenheit startbereit sein werden, werden jedoch automatisch delegiert.
      • Automatische Delegierung ausgewählt: Nur die ausgewählten Projektanforderungen, die derzeit startbereit und dem Benutzer zugewiesen sind, werden delegiert. Projektanforderungen, die nach dem Aktivieren von Abwesenheit startbereit sein werden, werden jedoch automatisch delegiert.

      Wenn Sie versuchen, Projektanforderungen an einen Benutzer zu delegieren, der nicht darauf antworten kann, wird ein Fehler angezeigt.

  5. Geben Sie eine optionale Nachricht ein, die bei allen Aktivitäten angezeigt wird, die während Ihrer Abwesenheit delegiert werden.
  6. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
    Wenn Sie angeben, dass Sie abwesend sind, geschieht Folgendes:
    • Im Elementdelegierungsprotokoll unten auf dieser Seite werden alle Aktivitäten protokolliert, die während Ihrer Abwesenheit delegiert werden.
    • Eine Erinnerung wird angezeigt, sobald Sie sich bei Unica Plan anmelden.
    • Projekt- und Anforderungseigentümer können eine Liste aller abwesenden Teammitglieder auf der Registerkarte „Personen“ anzeigen. Darüber hinaus werden die zugewiesenen Stellvertreter und der Beginn der Delegierung angezeigt.