규칙을 사용하여 메일 필터링

또한 조건에 맞는 새로운 수신 메시지를 이동하거나 전달 또는 삭제하기 위해 메일 규칙을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 발신인에게서 받는 메시지 또는 특정 제목을 포함하는 메시지를 확인하고 자동으로 메시지를 특정 폴더로 이동하며, 해당 메시지의 사본을 다른 사용자에게 보내거나 받은 문서에 있는 메시지를 보기 전에 원하지 않는 메시지를 삭제하는 규칙을 작성할 수 있습니다.

규칙 작성

프로시저

  1. 메일의 탐색 패널에서 도구 옆의 더하기 부호(+)를 클릭한 다음 규칙을 클릭합니다.
  2. 새 규칙을 클릭합니다.
  3. 조건 지정에서 발신인 또는 제목과 같은 확인할 메시지 부분을 선택하고 다음을 포함 또는 일치와 같은 상태를 선택한 다음 확인 조건(특정 사용자 이름이나 특정 단어)을 입력합니다. 입력하는 기준에는 따옴표를 사용하지 마십시오.

    예를 들어, Alice French, Alice Stearns 및 Alice라는 이름을 가진 모든 사용자가 보낸 모든 메시지를 필터링하려면 발신인 및 다음을 포함을 선택한 후 Alice를 입력할 수 있습니다. 또는 보낸 메시지 중 2000바이트가 넘는 메시지를 필터링하려면 크기(바이트 단위) 및 보다 큼을 선택한 후 2000을 입력할 수 있습니다.

    주: 다음을 포함 조건은 부분 단어에서 작동하며 대소문자를 구분하지 않습니다. 예를 들어, Al, Alice, Alex 또는 Alicia 이름의 사용자가 보낸 모든 메시지를 필터링하려면 발신인 및 다음을 포함을 선택한 후 Al 또는 al을 입력합니다.
    팁: 모든 문서 조건을 사용하여 규칙이 사용 가능한 동안 메일에 도착한 모든 메시지에 대한 작업을 수행합니다. 예를 들어, 부재 중인 동안에는 모든 문서를 선택한 후 대체 이메일 주소로 사본을 보내도록 지정할 수 있습니다.
  4. 추가를 클릭합니다.
  5. 다음 중 하나를 수행하십시오.
    표 1. 조건 및 예외 태스크
    태스크 설명

    조건 연속 추가

    조건을 클릭한 다음 그리고 또는 또는을 선택하고 새로운 각 조건에 대해 3단계와 4단계를 반복합니다.

    제외 추가

    예외를 클릭한 다음 3단계와 4단계를 반복합니다.

    제외 연속 추가

    예외를 클릭한 다음 그리고 또는 또는을 선택하고 새로운 각 예외에 대해 3단계와 4단계를 반복합니다.

    조건 또는 제외 제거

    이 조건에 맞는 메일 메시지가 도착할 때 필드에서 조건 또는 예외를 클릭한 다음 제거를 클릭합니다.

    모든 조건과 제외 제거

    모두 제거를 클릭합니다.
  6. 수행 지정에서 수행을 선택하고 필요한 경우 수행 세부사항(예: 대상 폴더)을 지정합니다.
    표 2. 수행
    조치 설명

    사본 보내기

    전달된 사본이 전체 메시지 또는 메시지 헤더만 포함할지 선택합니다. 헤더는 제목과 주소, 메시지 처음에 있는 날짜와 시간이며, 메시지의 서식있는 텍스트 내용이 없습니다.

    주: 사본 보내기 수행을 사용하는 규칙이 실행되지 않을 경우, 이 기능이 조직에서 사용 불가능으로 설정되어 있는지 시스템 관리자에게 문의하십시오.
  7. 수행 추가를 클릭합니다.
  8. 다음 중 하나를 수행하십시오.
    표 3. 수행 태스크
    태스크 설명

    수행 추가

    각 수행에 대해 6단계와 7단계를 반복합니다.

    수행 제거

    다음 수행 실행 상자에서 작업을 클릭한 후 제거를 클릭합니다.

    모든 수행 제거

    모두 제거를 클릭합니다.
  9. 확인을 누르십시오. 규칙은 기본적으로 사용 가능합니다(설정).

한 이메일에 여러 규칙을 적용할 경우에는 어떻게 합니까?

규칙은 도구 > 규칙에 나열된 순서대로 처리됩니다. 단일 메시지에 적용되는 규칙이 여러 개인 경우 규칙이 순서대로 메시지에 적용됩니다. 여러 규칙 중 하나만 적용하려면 처리 중지를 사용하여 첫 번째 규칙을 적용한 후 처리를 중지할 수 있습니다.

프로시저

  1. 규칙을 선택한 다음 편집을 클릭합니다.
  2. 수행 지정에서 처리 중지를 선택한 다음 수행 추가를 클릭합니다.
  3. 확인을 누르십시오.
  4. 규칙의 순서를 변경하려면 위로 이동 단추위로 이동 단추를 클릭합니다.

예

예를 들어, 다음과 같은 규칙을 정의할 수 있습니다.

WHEN 제목이 Marketing을 포함 THEN Marketing Information 폴더로 이동 후 추가 규칙 처리 중지

WHEN 제목이 Sales를 포함 THEN Sales Information 폴더로 이동

이 예제에서 메시지의 제목에 Marketing and Sales가 있는 경우 메시지는 Marketing Information 폴더로 이동한 후 모든 규칙은 처리를 중지합니다. 처리 중지 수행이 표시되지 않을 경우 메시지는 먼저 Marketing Information 폴더로 이동하고 두 번째 규칙이 실행될 때 Sales Information 폴더로 이동합니다.

규칙을 편집 또는 삭제

프로시저

  1. 메일의 탐색 패널에서 도구 옆의 더하기 부호(+)를 클릭한 다음 규칙을 클릭합니다.
  2. 규칙 목록 위의 수행 표시줄을 사용하여 규칙을 편집하거나 삭제합니다.
    주: 사용하지 않기 전에 메일 규칙이 삭제된 경우 특정 환경에서 활성 상태가 유지됩니다. 삭제 전에 메일 규칙을 사용 불가능으로 설정하는 것이 좋습니다.