瞭解郵件保存及原則
管理員可以使用原則來集中控制郵件檔保存。保存郵件檔是藉由將舊文件或不再使用的文件儲存在保存資料庫中，來釋放空間及增進郵件資料庫效能。
郵件保存資料庫是一種 Notes® 資料庫，可如同任何其他 Notes® 資料庫一樣存取。使用者郵件保存中的視圖反應郵件檔中的視圖，並包含保存郵件時存在的所有資料夾。因此，使用者可從其保存資料庫中輕鬆尋找及擷取保存的訊息。
您亦可使用保存原則設定值來定義郵件檔的文件保留原則。利用文件保留，您可以定義舊文件的準則，如此可以不保存就從郵件資料庫中刪除它們。
如果選擇在原則中不包含保存原則設定，Notes® 使用者仍可使用其郵件檔中的保存設定來保存郵件檔。
郵件檔保存程序有三個步驟，包括選取文件、將檔案複製到保存資料庫，以及清除郵件檔。
- 選取文件：根據活動及所選擇的資料夾來選擇保存哪些文件。例如，可將一個舊文件定義成 365 天沒有得到過修改的文件。然後便可保存符合該準則的所有文件，或只保存特定資料夾內符合該準則的文件。
- 複製：將所選文件從來源郵件檔複製到保存資料庫目的地。
- 清除郵件檔：藉由刪除或截斷保存的文件，以降低郵件檔的大小。如果保存是設定為截斷 (減少) 文件，則不僅會移除所有附件，還會移除移除整份郵件本文或任何本文超過 40 KB 的郵件。
這裡所提供的資訊適用於 Notes 用戶端。如需使用 HCL iNotes® 原則來設定保存的相關資訊，請參閱相關資訊中的 HCL iNotes® 管理產品說明文件。
用戶端型及伺服器型保存
使用原則來管理保存時，可使用伺服器型保存或用戶端型保存。在任一情況下，您都可以保存到伺服器。伺服器型或用戶端型這兩個名詞指的是保存程序發生的位置，即是在伺服器上、還是在用戶端工作站上。如果您選擇在伺服器上保存，則必須建立程式文件以執行「壓縮」伺服器作業。然而，如果選擇用戶端型保存，則工作站必須在執行中，以便保存文件。如果依排程進行保存時工作站不在執行中，則保存不會發生。您可以下列方式保存郵件檔：
- 伺服器型保存：使用此選項，郵件伺服器會保存到郵件伺服器本身或您指定為保存伺服器的另一台伺服器。
- 用戶端型保存：使用此選項，個別工作站會處理郵件檔保存。郵件會保存在郵件伺服器、指定的伺服器或其本端工作站。
範例：使用原則管理郵件檔保存
Renovations 管理員欣然學習原則型保存，因為保存郵件檔時存在下列問題：
- 郵件伺服器上的空間緊張。
- Renovations 需要集中的保存伺服器。
- 高峰時間不能進行保存。
- 不可以允許終端使用者控制其保存設定值。
- Notes® 用戶端不會立即轉出。
若要解決 Renovations 的保存問題，管理員使用這些保存原則設定，並將其套用至所有使用者（透過組織原則）。
- 管理員集中管理及強制保存設定值，禁止使用者變更或建立保存設定值。
- 會從郵件伺服器啟用伺服器型保存到指定的保存伺服器。
- 指定的保存伺服器是 Domino® 8 伺服器，以便在混合環境中強制執行原則。
- 排程保存發生在下班時間。
- 根據郵件伺服器上的空間緊張情況，選擇性地執行剪除 (移除郵件的附件檔及內文，但保持標頭資訊完整) 也可能有幫助。