行事曆及行程管理
行事曆及行程管理的功能可讓使用者檢查其他使用者的空閒時間、與其他使用者排程會議時間及預約資源,如會議室及設備。
身為管理員,您可以定義您的組織或國家特定的假日。HCL Domino® 包括一組您可以修改的預設「假日」文件。使用者可以將自己的資訊直接匯入自己的行事曆。
行事曆及行程管理的功能會使用「排程管理員」(Sched 作業)、「行事曆鏈結元」(Calconn 作業)以及「空閒時間」系統(Sched、Calconn 與 nNotes 作業的組合)以執行作業。當您在伺服器上(除了目錄伺服器外)安裝 Domino® 時,Sched 及 Calconn 作業會自動新增到伺服器的 NOTES.INI 檔案。第一次啟動伺服器時,「排程管理員」會建立「空閒時間」資料庫(對於非叢集郵件伺服器為 BUSYTIME.NSF,而對於叢集郵件伺服器為 CLUBUSY.NSF),並在資料庫中對每一個使用者建立項目,而該使用者曾填寫「行事曆設定檔」,且其郵件檔是在該伺服器或其中一個叢集伺服器中。
每一個使用者可以保留個人行事曆,並建立「行事曆設定檔」,以識別可以存取使用者空閒時間資訊的人員,並指定使用者何時能夠參加會議。當使用者邀請其他使用者參加會議時,「空閒時間」系統便會執行空檔查閱。「空閒時間」系統也會搜尋並傳回資源的可用性資訊。如果查閱涉及搜尋不同伺服器上的「空閒時間」系統或排程應用程式,「行事曆連接元」會送出查詢。當使用者在他們的行事曆中排程約會及預約資源時,「排程管理員」作業會在「空閒時間」資料庫中收集並更新該資訊。
「排程管理員」預設會存取「空閒時間」資料庫,所以您不需要定義此資料庫的 ACL。
使用叢集排程
對於叢集郵件伺服器,「排程管理員」會在第一次啟動伺服器時,建立叢集「空閒時間」資料庫(CLUBUSY.NSF)。「空閒時間」資料庫的叢集版本其運作方式與「空閒時間」資料庫(BUSYTIME.NSF) 相同。每一個叢集伺服器有一份叢集空閒時間資料庫的抄本,其中儲存了其郵件檔存於叢集伺服器上的使用者資訊。
如果您將之前為非叢集的伺服器新增到叢集中,「排程管理員」會在該伺服器上刪除 BUSYTIME.NSF 資料庫,並建立接著會抄寫到所有叢集成員的 CLUBUSY.NSF。如果從叢集中移除伺服器,會發生相反的狀況:「排程管理員」會刪除 CLUBUSY.NSF 並建立 BUSYTIME.NSF。在「排程管理員」驗證資料庫之前(藉由檢查使用者的郵件檔位置是否變更),叢集「空閒時間」資料庫仍包含您從叢集中移除其郵件伺服器的使用者相關資訊。每天都將執行此驗證一次(在凌晨 2 點),以更新伺服器使用者(該使用者的郵件檔已從郵件伺服器移除或新增至郵件伺服器)的空閒時間資訊。您隨時可以在控制台輸入 Tell Sched Validate 指令來更新資訊。
叢集排程的優點為,即使使用者的起始伺服器已關閉,一律可以使用其排程資訊。使用非叢集排程時,如果起始伺服器無法使用,則其使用者無法存取「空閒時間」資料庫來進行搜尋。
使用叢集排程的其他優點包括提昇效能及減少伺服器通信。由於可以從叢集的其他成員處使用「空閒時間」資料庫,因此接收使用者查詢的伺服器不需要從其他伺服器的「空閒時間」資料庫中,搜尋叢集中郵件伺服器的使用者排程資訊。
排程會議
本部分說明當使用者共用相同的伺服器及網域、有不同的網域,及使用不同的排程應用程式時,安排會議的過程。
在下列範例中,Kathy 想要檢查三位使用者的空閒時間並安排與他們的會議:與 Kathy 在同一個網域的 Bob、與 Kathy 在不同網域的 Robin,以及使用不同的排程應用程式的 Susan。
相同網域中的使用者
- Kathy 建立會議邀請並選擇尋找 Bob 的空閒時間。
- 空閒時間查詢會傳送至 Kathy 的郵件伺服器。
- 「空閒時間」系統會在 Kathy 郵件伺服器上的「空閒時間」資料庫(BUSYTIME.NSF 或 CLUBUSY.NSF)中尋找 Bob 的名稱。
- 如果 Bob 與 Kathy 有相同的郵件伺服器,或 Bob 和 Kathy 的郵件伺服器是叢集的一部分,則「空閒時間」系統會找出資訊並將 Bob 的空閒時間傳給 Kathy。
- 如果「空閒時間」系統找不到 Bob 的任何資訊,它會將 Bob 的名字轉換成完整的名字。
- 如果 Bob 的郵件伺服器無法使用,並且他的「空閒時間」資料庫並非叢集的一部分,則會出現指出伺服器無法使用的訊息,且「尋找時間」對話框會指出無法取得 Bob 的資訊。
- 檢查 Kathy 的「Domino® 名錄」以找出 Bob 的「人員」文件。找到「人員」文件時,「行事曆連接器」會傳送要求到 Bob 的郵件伺服器(在 Bob 「人員」文件中列出的名稱)。
- Bob 郵件伺服器上的「空閒時間」系統會查看本身的「空閒時間」資料庫,並透過「行事曆連接器」傳回資訊給 Kathy。如果「空閒時間」系統找不到任何資訊,表示查詢失敗,且「尋找時間」對話框會指出無法取得 Bob 的資訊。
不同網域的使用者
- Kathy 建立會議邀請並選擇尋找 Robin 的空閒時間。Kathy 在寄送邀請時指定 Robin 的網域。
- 查詢已傳送至 Kathy 的郵件伺服器。
- 「空閒時間」系統會在 Kathy 的郵件伺服器上的「空閒時間」資料庫尋找 Robin 的名稱。它會判斷 Robin 的郵件伺服器位在不同的網域。
- 搜尋 Kathy 的「Domino® 名錄」以找出符合 Robin 網域的文件。
- 如果「空閒時間」系統找出「相鄰網域」文件,則它會查看文件的「行事曆伺服器名稱」欄位,以找出接受 Robin 網域行事曆查詢的伺服器名稱。「空閒時間」系統將轉遞查詢到此伺服器以進行處理。
- 如果「空閒時間」系統找出的「相鄰網域」文件,其「行事曆伺服器名稱」欄位為空白,即表示查詢失敗;「尋找時間」對話框會指出無法取得 Robin 的資訊。
- 如果「空閒時間」系統找出「非相鄰網域」文件,它會查看文件的「經由行事曆伺服器傳送申請」欄位,以找出接受 Robin 網域行事曆查詢的伺服器(該伺服器為 Kathy 和 Robin 的相鄰網域)名稱。「空閒時間」系統將轉遞查詢到此伺服器以進行處理。
- 如果「空閒時間」系統找出「非相鄰網域」文件,並且「經由行事曆伺服器傳送申請」欄位為空白,即表示查詢失敗,且「尋找時間」對話框會指出無法取得 Robin 的資訊。
- 如果「空閒時間」系統找不到任何網域文件,即表示查詢失敗;且「尋找時間」對話框會指出無法取得 Robin 的資訊。
其他行事曆網域的使用者
- Kathy 建立會議邀請並選擇尋找 Susan 的空閒時間。
- 查詢已傳送至 Kathy 的郵件伺服器。
- 「空閒時間」系統在其「空閒時間」資料庫中尋找 Susan 的名字。它找不到資訊,因此將 Susan 的名字轉換成完整的名字。
- 搜尋 Kathy 的「Domino® 名錄」以找出 Susan 的「人員」文件。
- 「空閒時間」系統會查看 Susan 的「人員」文件,並在「郵件伺服器」欄位中尋找郵件伺服器的名稱,並在「行事曆網域」欄位中尋找行事曆網域的名稱。
- 因為 Susan 使用 Organizer 作為排程應用程式,所以「空閒時間」系統會發現其行事曆網域與郵件伺服器網域不相符。接著,「空閒時間」系統會尋找行事曆網域的文件。
- 「空閒時間」系統會在「外來網域」文件中尋找 Susan 的行事曆網域。「外來網域」文件中的「行事曆伺服器」欄位會識別接受 Susan 網域查詢的伺服器名稱; 「行事曆系統」欄位則識別附加程式的名稱,這是實際在 Susan 的伺服器上執行空閒時間查閱的附加程式。「空閒時間」系統會將查詢轉遞到適合的伺服器(「行事曆伺服器」欄位中列出的伺服器)進行處理。
如果「空閒時間」系統找不到任何「外來網域」文件,即表示查詢失敗;且「尋找時間」對話框會指出無法取得 Susan 的資訊。