建立保存準則設定文件

使用保存準則設定文件，定義保存 HCL Notes® 使用者郵件文件時，要由保存原則設定文件所使用的一組準則。

開始之前

請確定您至少具有 Domino® 名錄的「編輯者」存取權及下列其中一個角色：
  • PolicyCreator 角色，可建立設定文件
  • PolicyModifier 角色，可修改設定文件

程序

  1. 從「HCL Domino® 管理員」中，按一下「人員與群組」標籤，然後開啟「設定」視圖。
  2. 執行下列其中一項作業：
    • 選取您要為其建立保存準則設定的保存原則設定文件，然後按一下「編輯設定」。
    • 按一下「新增設定」，然後選取「保存」，以建立新的保存準則設定文件。
  3. 按一下「選取準則」標籤，然後按一下「新準則」。
  4. 在「基本」標籤上提供下列資訊。
    表 1. 「基本」標籤欄位

    欄位

    動作

    名稱

    輸入識別保存準則的名稱。當您新增準則至保存原則設定文件時，此名稱會出現在選取方框中。此名稱也會出現在「動作 > 保存」下的使用者郵件資料夾外框中。

    說明

    輸入準則的說明。

    啟用保存準則

    請執行其中一項：

    • 啟用勾選框以使用這個保存準則。
    • 如果建立稍後使用的保存準則，請停用勾選框。
  5. 對於「應該如何保存文件？」，請選擇一項：
    • 「將舊文件複製到保存資料庫；然後清除資料庫」：將文件保存（複製）到保存資料庫，然後從使用者的郵件資料庫清除（刪除或減少那些文件）。
    • 「清除資料庫而不保存」：從使用者的郵件資料庫刪除文件，而不將其複製到保存資料庫。使用此設定值強制文件保留原則，這些原則會在指定的一段時間後刪除所有文件。
  6. 如果對「如何清除文件？」選擇複製舊文件，請選擇一項：
    • 「從資料庫中刪除較舊的文件」：刪除保留在使用者郵件資料庫中保存文件的副本。
    • 「減少資料庫中的文件大小」：截斷保留在使用者郵件資料庫中保存文件的副本。然後選擇下列其中一項：
  7. 在「應該清除哪些文件？」下，指定判定候選要進行保存哪些文件的準則。請選擇其中一項：
    • 「早於」：指定保存準則設定文件的建立日期，是文件保留期間的開始日期。建立時間早於此日期的文件符合保存資格。
    • 「未存取時間超過」：指定在指定時間範圍內未開啟的文件。不要使用此選項，除非已設定資料庫內容「保留前次存取」。若未設定此內容，準則就找不到任何要保存的文件。指定一段時間。
    • 「未修改時間超過」：指定在指定時間範圍內未修改的文件（預設值）。然後指定一段時間。這是建議的設定值。
    • 「到期日早於」：指定已標示為到期的文件。文件的到期日如果早於指定日期，即符合進行保存。
  8. 選擇性的： 如果使用自訂郵件範本，請完成下列欄位
    • 「變更範本伺服器」：選取儲存郵件範本的伺服器名稱。
    • 「選擇範本」：選取自訂郵件範本的名稱。
  9. 選取「在視圖或資料夾」中，以依據您在步驟 5 到 8 中所建立的準則，清除所選取視圖及資料夾中的所有文件。
  10. 選擇性的： 如果您要變更保存資料庫的位置，請按一下「目的地」標籤，並變更任何欄位。
    表 2. 目的地標籤欄位

    欄位

    動作

    保存目錄

    預設值是保存。如果您要變更，請輸入新名稱。

    保存字首

    預設值是字母 a，其後跟著底線 (_)。如果您要變更，請輸入新字首。

    保存字尾

    預設為 .NSF。如果不想使用字尾 NSF，請輸入其他字尾供保存資料庫名稱使用。

    原始檔名中的字元數

    預設值為 50。若要變更此項，請根據使用者的郵件檔名稱輸入要使用的字元數，建立保存資料庫名稱。

    註： 按一下鏈結「預覽範例」，以在儲存保存準則設定之前，先查看選擇的結果。
  11. 儲存文件。