Mit Ordnern arbeiten

Was Sie mit Ordnern tun können, deren Eigentümer Sie nicht sind, hängt von der Zugriffsebene ab, über die Sie verfügen

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Es gibt drei primäre Zugriffsebenen für jeden Ordner: Eigentümer, Bearbeiter und Leser. Dateien mit öffentlicher Zugriffsberechtigung können von jedem gelesen und heruntergeladen werden, sogar von Personen, die nicht angemeldet sind. Nachdem sie sich angemeldet haben, können andere Personen die Datei auch teilen, zu einem Ordner hinzufügen und kommentieren sowie eine Benachrichtigung erhalten, sobald jemand die Datei bearbeitet oder kommentiert.

Benutzer mit Bearbeiter- oder Eigentümerrolle können einen Unterordner erstellen und löschen. Unterordner erben immer die Informationen zum Teilen vom Ordner der höchsten Ebene.

Ordnereigentümer können anderen Personen das Teilen von Dateien ermöglichen. Wenn jemand eine Datei mit Ihnen teilt, kann Ihnen Leser- oder Bearbeiterzugriff zugewiesen werden:

Leserzugriff: Leser können eine Datei lesen, mit Kommentaren versehen, herunterladen und empfehlen, über Änderungen an der Datei benachrichtigt werden oder die Datei teilen. Sie können zu einem ihrer Ordner bzw. zu einem Ordner, auf den Sie Bearbeiterzugriff haben, eine Datei hinzufügen.
Bearbeiterzugriff: Bearbeiter können eine Datei lesen, bearbeiten, kommentieren, herunterladen, empfehlen, eine neue Version der Datei hochladen und Dateieigenschaften festlegen. Sie können über Änderungen an der Datei benachrichtigt werden und diese teilen. Bearbeiter können außerdem zu ihren Ordnern bzw. zu einem Ordner, auf den sie Bearbeiterzugriff haben, eine Datei hinzufügen.

Öffnen Sie die entsprechende Dateiseite und klicken Sie auf Teilen, um festzustellen, welchen Zugriff auf einen Ordner Sie haben.

Prozedur

Öffnen Sie die Ordnerseite und führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus.

Option

Bezeichnung

Neuen Ordner hinzufügen

Sie müssen über Eigentümer- oder Bearbeiterzugriff auf den Ordner der höchsten Ebene verfügen, um einen Unterordner hinzuzufügen.

Dateien zu einem Ordner hinzufügen

Öffnen Sie die Dateiseite und klicken Sie anschließend auf Zu Ordner hinzufügen. Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie anschließend auf Zu Ordner hinzufügen. Sie können alternativ die Ordnerseite öffnen, auf Dateien hinzufügen klicken und die zuvor hochgeladenen Dateien auswählen. Sie müssen über Eigentümer- oder Bearbeiterzugriff verfügen, um Dateien zu einem Ordner hinzuzufügen.

Ordner teilen

Sie müssen über Eigentümer- oder Bearbeiterzugriff verfügen, um einen Ordner zu teilen.

Einem Ordner folgen

Öffnen Sie die Ordnerseite und klicken Sie anschließend auf Folgen.

Ordnereigenschaften bearbeiten

Öffnen Sie die Ordnerseite und klicken Sie im Dropdown-Menü auf Weitere Aktionen > Eigenschaften bearbeiten. Geben Sie Ihre Änderungen ein und klicken Sie anschließend auf Speichern. Sie müssen über Eigentümer- oder Bearbeiterzugriff verfügen, um die Eigenschaften eines Ordners zu bearbeiten.

Um die Eigenschaften eines Unterordners zu bearbeiten, müssen Sie über Eigentümer- oder Bearbeiterzugriff auf den Ordner der höchsten Ebene verfügen.

Ordnerinhalt herunterladen

Das Herunterladen des Ordnerinhalts in eine komprimierte Datei ist standardmäßig inaktiviert. Wenn Sie diese Funktion benötigen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Wenn das Herunterladen des Ordnerinhalts für Ihr Unternehmen aktiviert ist, gilt die folgende Information:

Öffnen Sie zum Herunterladen eines Ordners die Dateiseite und klicken Sie auf Diesen Ordner herunterladen. Die komprimierte Datei darf eine maximale Größe von 4 GB haben und enthält keine Unterordner.
Wenn Sie mehrere komprimierte Ordner mit ausgewählten Ordnern herunterladen, heißt der erste heruntergeladene Ordner folder.zip. Die folgenden Downloads werden ebenso benannt, jedoch mit angehängten Nummern, z. B. folder(1).zip, folder(2).zip. Sie können die komprimierten Dateien später umbenennen.
Wenn irgendwelche Dateinamen, die Sie in die komprimierte Datei herunterladen, nicht-englische Zeichen enthalten, können Sie die Einstellung Global (Standard) verwenden. Diese Einstellung informiert das Komprimierungsprogramm darüber, UTF-8-Zeichen zu verwenden, damit alle Dateinamenzeichen während des Komprimierungsvorgangs korrekt verarbeitet werden können. Wenn die Dateinamen innerhalb der komprimierten Datei nach Auswahl der Einstellung Global (Standard) nicht korrekt angezeigt werden, klicken Sie auf Global (Standard), geben Sie bei Aufforderung einen Sprachwert an und verarbeiten Sie den Download erneut.

Ordner löschen

Zum Löschen des Ordners benötigen Sie Eigentümer- oder Bearbeiterzugriff. Sie müssen über Eigentümerzugriff verfügen, um einen übergeordneten Ordner zu löschen. Ein Unterordner kann von einem Bearbeiter oder einem Eigentümer gelöscht werden.

Klicken Sie zum Löschen eines Unterordners auf den Pfeil neben dem Ordnernamen und wählen Sie "Löschen" aus. Zum Löschen eines Unterordners benötigen Sie Eigentümer- oder Bearbeiterzugriff auf den Ordner der höchsten Ebene.

Wenn Sie in HCL Connections™ einen Ordner löschen, werden der Ordner sowie alle darin verschachtelten Ordner gelöscht. Die Dateien in diesem Ordner sowie in den verschachtelten Ordnern werden jedoch NICHT gelöscht. Hier besteht ein Unterschied zu einer typischen Desktopumgebung. In Connections werden Dateien durch Verweise auf die Dateien anstatt durch Verwenden eines Ordners als Container organisiert. Dies liegt daran, dass Connections CloudConnections ein Programm für Zusammenarbeit ist, das zulässt, dass Dateien in verschiedenen Kontexten verfügbar sind. Beim Löschen eines Ordners ist es wichtig, die folgenden Konzepte zu verstehen:

In Connections kann auf Dateien in mehreren Ordnern verwiesen werden. Somit können Dateien auf mehrere Arten organisiert werden. Unterschiedliche Benutzer können dieselben Dateien auf unterschiedliche Arten, die für sie am nützlichsten sind, organisieren. Diese Flexibilität ist in einem System wie Connections, das die Zusammenarbeit mehrere Benutzer an denselben Dateien ermöglicht, äußerst nützlich und leistungsfähig.
Wenn ein Benutzer einen Ordner löscht, werden die Dateien für diesen Benutzer aus der Ansicht entfernt, aber nicht gelöscht. Die Dateien sind weiterhin in der Ansicht Alle Dateien verfügbar. Wenn eine Datei einem anderen Benutzer gehört, ist sie weiterhin an der ursprünglichen Position verfügbar.

Vergleichen Sie hierzu das folgende Beispiel:

Sie erstellen eine Datei, teilen sie mit anderen und ermöglichen den anderen Benutzern das erneute Teilen der Datei.
Sie organisieren Ihre Datei in einem Ordner und andere Benutzer organisieren dieselbe Datei in anderen Ordnern, so wie es ihrem Bedarf entspricht.
Sie löschen Ihren Ordner mit Ihrer Datei.
Sie können nicht wissen, wer Ihre Datei verwendet und auf welche Weise andere Benutzer sie organisiert haben. Sie können nur Ihren eigenen Kontext anzeigen, nicht den anderer Benutzer. Wenn die Datei beim Löschen des Ordners gelöscht wurde, wissen Sie nicht, wie sich das Löschen auf andere Benutzer auswirkt. Wenn Sie die Datei wirklich in allen Kontexten löschen möchten, können Sie Meine Dateien öffnen und die Datei aus Meine Dateien löschen. In diesem Fall wird Sie überall gelöscht.

Ordner verschieben

Ein Ordner kann auf eine der folgenden Weisen verschoben werden:

Wählen Sie die Option Verschieben im Ordnerlistenmenü aus, nachdem Sie das Ordnerkontrollkästchen ausgewählt haben.
Öffnen Sie einen Ordner. Wählen Sie die Option Verschieben im Dropdown-Menü des Ordnertitels aus.
Wählen Sie die Option Verschieben im Ordner-Piktogrammmenü aus, nachdem Sie das Ordnerkontrollkästchen ausgewählt haben.
Verschieben Sie mehrere Ordner per Drag and Drop im Inhaltsbereich oder vom Inhaltsbereich zur Navigationsstruktur. Dies ist in jeder beliebigen Ordneransicht möglich.
Anmerkung: Zum Ausführen dieser Operation müssen Sie über Eigentümer- oder Bearbeiterzugriff für die Quellen- und Zielordner verfügen.

Wählen Sie den Zielordner im Fenster Verschieben in ... aus und klicken Sie dann auf Hierher verschieben.

Anmerkung:

Die Option Hierher verschieben ist für einen Ordner deaktiviert, wenn Sie nicht über Eigentümer- oder Bearbeiterzugriff darauf verfügen.
Wenn Sie einen Ordner verschieben, kann dies dazu führen, dass andere Benutzer nicht mehr auf den Ordner und seine Inhalte zugreifen können, es sei denn, der Quellen- und der Zielordner sind Ordner, deren Eigentümer die Community ist.

Tabelle 1. Verschiebeoperationen für Ordner und Einschränkungen
Verschiebeoperationen für Ordner und Einschränkungen
Verschiebeoperation	Ergebnis
Einen nicht öffentlichen Ordner in einen öffentlichen Ordner verschieben	Wenn Dateien im Quellenordner nicht für jeden im Unternehmen sichtbar sind, wird eine Warnung angezeigt. Die Warnung gibt an, dass die Dateien, die nicht für jeden im Unternehmen sichtbar sind, entfernt und nicht in den Zielordner verschoben werden. Sie werden aufgefordert, die Verschiebeoperation abzuschließen oder abzubrechen.
Dateien in einen öffentlichen Ordner verschieben	Wenn Ordner Dateien enthalten, die nicht für jeden im Unternehmen sichtbar sind, werden diese Ordner nicht verschoben. Eine Fehlernachricht wird angezeigt. Sie können die Ordner, die nicht verschoben wurden, einzeln verschieben.
Mehrere Ordner in einen Ordner verschieben, auf den von verschiedenen Benutzern zugegriffen wird	Wenn Dateien im Quellenordner nicht von anderen Benutzern geteilt werden können und Sie nicht Eigentümer dieser Dateien sind, wird eine Warnung angezeigt. Die Warnung gibt an, dass der Ordner mindestens eine Datei enthält, für die der Dateieigentümer das Teilen durch andere Personen nicht zulässt, und dass diese Dateien aus der Verschiebeoperation entfernt werden. Sie werden aufgefordert, die Verschiebeoperation abzuschließen oder abzubrechen.
Mehrere Ordner in einen Ordner verschieben, auf den von verschiedenen Benutzern zugegriffen wird	Wenn Ordner Dateien enthalten, die nicht von anderen Benutzern geteilt werden können und Sie nicht Eigentümer dieser Dateien sind, werden diese Ordner nicht verschoben. Eine Fehlernachricht wird angezeigt, die angibt, dass mindestens ein Ordner nicht verschoben wurde, weil er Dateien enthält, für die der Eigentümer das Teilen durch andere Personen nicht zulässt. Sie können die Ordner, die nicht verschoben wurden, einzeln verschieben.