如何预定会议？

您可以从日历栏或日历收件箱中预定会议。

在日历栏，单击 + 按钮或日历栏中的空闲时段。从日历收件箱中，单击新建按钮。系统将显示一个用于预定新会议的表单。

下图显示了一个已填写基本选项的新会议。请注意，安排时间时，您可以看到必需受邀人（缺省值）或所有受邀人的空闲情况。

新建会议表单

此外还提供以下功能：

预定在线会议

通过 HCL Notes® 或 HCL iNotes® 预定在线会议。您的在线会议室将显示在会议表单的底部。使用箭头选择并显示其详细信息。
在线会议信息

预定重复会议

将会议预定为按指定的间隔及持续时间重复举行。
重复会议选项

预定在不同时区中进行的会议

您可以预定在不同时区中举行会议。会议将在日历中显示为该时区的时间。
会议已预定在不同的时区中进行

定制会议说明信息

打开“编辑”工具栏以定制会议说明信息。更改字体或文本对齐方式。添加表格、链接或图像。
会议表单中的编辑选项

安排全天活动

安排全天活动。使用重复会议选项可将会议时间延长为一天以上。


全天事件表单
事件显示在日历顶部：
日历中的全天事件

创建个人提醒

创建提醒。例如，提醒自己每周填写时间表。您只需要选择开始日期和时间。
日历提醒形式

使用选项

单击选项，并选择这些选项中的任何一个选项：
表 1. 会议选项
选项 描述
登录 对会议邀请进行数字签名。
加密 对会议邀请进行加密。
标记为私有 禁止负责管理您日历的人阅读会议内容。
请求响应 接收来自每个可选和必需出席者的通知、会议室和响应资源。
回执 接收来自打开邀请的每个出席者的邮件。
提醒我 选择何时接收会议提醒。
显示为 选择繁忙，向其他人表明您在所选时间处于繁忙状态。选择有空以表明您有空。
邮递优先级 请选择下列其中一个选项：
  • 高 立即路由邀请并在每个收件人的收件箱中的该邀请旁边显示 “高优先级”图标。
  • 一般 在邮件服务器下一次发送邮件时路由邀请（缺省）。
  • 低 等到非高峰时段（通常为从午夜到早上 6:00）路由邀请。
邮递报告 请选择下列其中一个选项：
  • 无 不发送邮递报告。
  • 仅在失败时 只有在无法邮递邀请时，才发送报告。
  • 确认发送 在邮递邀请时发送报告。
  • 跟踪整个路径 从邀请在路由过程中通过的每个服务器都发送一份报告，并发送最终报告以表明邀请是否已邮递。