Workflowkonzepte

In Workflows werden die Task, Genehmigungstasks, Stufen und Meilensteine für jedes Projekt organisiert. Mit Workflows werden die Zeit, die für jeden Teil des Projekts aufgewendet wird, und die mit der Arbeit am Projekt betrauten Personen gemessen.

Tasks

Tasks sind Schritte im Workflow, die ein Benutzer oder das System ausführt. Die Task ist erst dann abgeschlossen, wenn die Aktion abgeschlossen ist.

Formular-Tasks

Formular-Tasks sind Schritte im Workflow, in denen ein Benutzer ein bestimmtes Formular abschließen muss. Wenn der Benutzer das Formular abgeschlossen hat, ist die Task abgeschlossen.

Bei jeder Formular-Task muss der Benutzer ein bestimmtes Formular auf einer benutzerdefinierten Registerkarte in der Vorlage abschließen. Wenn die Benutzer mehrere Formulare abschließen müssen, müssen Sie mehrere Formularaufgaben verwenden. Für benutzerdefinierte Formulare auf der Registerkarte „Übersicht“ können Sie Formularaufgaben nicht verwenden.

Wenn Benutzer das Formular abgeschlossen haben, können sie das Formular zur Genehmigung einreichen.

Genehmigungstasks

Genehmigungstasks werden in einen Workflow aufgenommen, um anzuzeigen, dass ein Genehmigungsprozess notwendig ist. Sie können den Genehmigungsprozess für eine Genehmigungstask auf der Registerkarte Workflow starten. Während der Genehmigungsprozess ausgeführt wird, werden auf der Registerkarte Workflow Informationen zu diesem Prozess zusammengefasst. Eine Bearbeitung der Genehmigungstask ist jedoch nicht mehr möglich.

Ablaufdiagrammgenehmigung

In einem integrierten Unica Plan/Unica Campaign Einrichtung können Sie jetzt ein Ablaufdiagramm zur Genehmigung erstellen und ein Ablaufdiagramm anhängen. Wenn ein Ablaufdiagramm ausgeführt wird, werden folgende Punkte überprüft:
  1. Falls keine Genehmigung für ein bestimmtes Ablaufdiagramm vorliegt, sollte es erfolgreich ausgeführt werden.
  2. Wenn eine oder mehrere Genehmigungen vorhanden sind, kann das Ablaufdiagramm nur ausgeführt werden, wenn alle Genehmigungen genehmigt wurden und im Status abgeschlossen/abgebrochen sind, andernfalls wird es nicht ausgeführt.
Anmerkung:
  1. Ein Ablaufdiagramm kann mehrere Genehmigungen haben.
  2. Eine Ablaufdiagrammgenehmigung kann nur ein Ablaufdiagramm haben.

Stufen

Sie können Tasks unter Überschriften gruppieren, die Stufen genannt werden. Diese Stufen unterstützen Sie bei der Organisation von Task. Sie können beispielsweise eine Stufe erstellen, die alle Tasks umfasst, die von Benutzern von dezentralen Marketiers ausgeführt werden. Bei den Überschriften in Fettschrift handelt es sich um die Phasen, mit deren Hilfe die Aufgaben gruppiert werden.

Meilensteine

Sie können Workflowtasks als Meilensteine für Ihr Projekt kennzeichnen. Beispiele für Meilensteine sind Jobstart, Meeting und Ereignis.

Datumsangaben

Workflows enthalten die folgenden Datumstypen.

  • Prognose-/Tatsächliche Termine beginnen als Prognosetermine. Dies sind Daten in der Zukunft, die der Task-Eigentümer für Start und Beendigung einer Task plant. Diese Daten werden festgelegt, solange die Task den Status Anstehend hat. Wenn ein Teammitglied tatsächlich eine Task beginnt und ausführt, können dieselben Termine verwendet oder andere Termine als die tatsächlichen Termine angegeben werden.

    Tatsächlich gibt an, wann eine Task gestartet und beendet wird.

  • Zieltermine sind Daten, die zur Festlegung des Zeitplans für das Projekt verwendet werden. In der Regel legen Sie diese zu Beginn des Projekts fest.
  • Verankerte Termine sind feste Daten, die sich auch dann nicht ändern können, wenn sich die Daten der Tasks ändern, von denen sie abhängig sind. Wenn Sie Verankert auf Ja' gesetzt haben, werden die voraussichtlichen Termine die voraussichtlichen/tatsächlichen Daten und nicht die Zielterminesein.
  • Arbeitsfreie Zeiten sind Zeiten, in denen nicht gearbeitet wird. Das System überspringt diese Zeiten beim Berechnen der Task-Dauer. Unica Plan unterstützt derzeit die systemweiten arbeitsfreien Zeiten, die für alle Tasks gelten. Der Projektleiter muss bestimmen, ob es erforderlich ist, einige dieser Zeiten zu überschreiben. Systemadministratoren geben diese Zeiten ein und pflegen sie.
  • Wochenendtermine sind Termine, mit denen Sie Arbeiten angeben, die aufgabenbasiert am Wochenende durchgeführt werden. Mithilfe der Option Planen bis für die einzelnen Tasks können Sie Arbeiten für einen Wochenendtag planen.

Dauer

Bei der Dauer handelt es sich um die tatsächliche Anzahl Tage, die einer Task zugeordnet sind. Wenn Sie ein Start- und Enddatum zuweisen, berechnet das System automatisch die Differenz zwischen dem voraussichtlichen oder dem tatsächlichen Startdatum und dem voraussichtlichen oder tatsächlichen Enddatum für eine Task. Die tatsächliche Anzahl der Tage zwischen dem Start- und dem Enddatum entspricht der Dauer der Task.

Sie können als Dauer jede positive Zahl angeben. Geben Sie beispielsweise 0,25 ein, um als Dauer für die Task ein Viertel eines Tages anzusetzen.

Bei der Dauer handelt es sich um die tatsächliche Anzahl Tage, die einer Task zugeordnet sind. Die Steuerung der Dauer erfolgt im Format DD-HH-MM. Sie können einen Wert von bis zu 999 Tagen für das Feld DD, die bei Ihnen geltenden Geschäftszeiten entsprechend den Konfigurationseinstellungen beginningOfDay und numberOfHoursPerDay für das Feld HH, und einen Wert in 30-Minuten-Intervallen für das Feld MM eingeben.

Aufwand

Beim Arbeitsaufwand in Tagen handelt es sich um die Anzahl Arbeitstage, die ein Benutzer zum Abschließen einer Task benötigt (im Unterschied zur Dauer). Beispiel: Die Ausführung einer Task dauert drei Kalendertage, der Eigentümer der Task benötigt aber an jedem der drei Tage lediglich einen halben Tag für die Task. Der Aufwand zum Ausführen der Task beträgt somit in diesem Fall eineinhalb Tage, obwohl ihre Dauer drei Tage beträgt.

Gesperrte Aufgaben

Wenn der Benutzer im erweiterten Workflow versucht, die Aufgabe oder eine Genehmigung zu speichern, wird dem Benutzer eine Fehlermeldung angezeigt, wenn:

  • Die angegebene Aufgabe oder Genehmigung wird von einem anderen Benutzer im Bearbeitungsmodus in einer beliebigen der vorhandenen Bildschirme geöffnet.
  • Es wird eine weitere gleichzeitige Operation mit derselben Aufgabe oder Genehmigung aus dem erweiterten Workflow ausgeführt und Sie wird übergeben.

Wenn ein Benutzer versucht, eine gesperrte Task zu bearbeiten, wird eine Warnung angezeigt, dass die Task verwendet wird.

Personen und Rollen

Sie können Tasks einzelnen Teammitgliedern oder allen Teammitgliedern mit einer bestimmten Rolle zuweisen. Wenn Sie einem oder mehreren Teammitgliedern eine Task zuweisen, werden sie als Taskeigentümer angesehen. In der Registerkarte Personen weisen Sie Teammitgliedern Rollen für das Projekt zu.

In Workflows werden die folgenden Konzepte angewendet, um die am Workflow beteiligten Personen zu ermitteln.

  • Task-Eigentümer sind die Personen, die für die Ausführung oder Verwaltung von Workflowtasks zuständig sind.
  • Prüfer sind für Genehmigungstasks zuständig. Diese Mitglieder werden die Genehmiger der Task.
  • Rollen werden als Brücke zwischen Tasks und Personen verwendet. Sie sind nützlich für die Zuweisung von Tasks auf einer allgemeinen Basis. Beispielsweise kann jeder erstellte Projekttyp eine eigene Workflowvorlage aufweisen, und die Vorlage kann Standardrollen für bestimmte Tasks enthalten. Wenn Sie dann ein Projekt erstellen, sind einigen (oder allen) Tasks bereits Standardrollen zugeordnet.
Anmerkung: An jedem Workflow können Benutzer aus verschiedenen Zeitzonen beteiligt sein. Sie wählen aus, ob Unica Plan die Zeitzone nach den Zeitmarken für den Workflow und die Workflowspalten anzeigen soll. Weitere Informationen finden Sie unter Kalenderanzeigeoptionen.