Wie verringere ich die Anzahl der Benachrichtigungen zu Besprechungen in meinem Maileingang?
Damit Ihr Maileingang übersichtlicher bleibt, können Sie festlegen, dass Notes® automatisch auf Besprechungseinladungen antworten, das Eingehen von Antworten der eingeladenen Personen oder von Besprechungseinladungen in Ihrem Maileingang verhindern oder Besprechungsbenachrichtigungen automatisch entfernen soll, nachdem Sie darauf geantwortet haben.
Auf einige Besprechungseinladungen automatisch antworten
Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird
Sie können wählen, ob alle Besprechungseinladungen, nur Einladungen von bestimmten Personen oder alle außer den von bestimmten Personen gesendeten Einladungen automatisch verarbeitet werden sollen.
Prozedur
- Klicken Sie auf und anschließend auf Kalender und Aufgaben.
- Klicken Sie auf Automatische Verarbeitung.
- Wählen Sie die Option Auf Besprechungseinladungen automatisch antworten aus.
- Wählen Sie unter Beim Eingang einer Besprechungseinladung von eine Option aus und geben Sie bei Bedarf Namen ein. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil, um die Namen aus einem Verzeichnis auszuwählen.
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Wählen Sie unter Folgende Aktion automatisch ausführen eine Option aus.
Anmerkung: Wählen Sie für den Fall, dass Zeiträume in Ihrem Zeitplan bereits belegt sind, die Option und ablehnen, wenn der Zeitraum bereits gebucht ist, damit Einladungen automatisch abgelehnt werden, oder die Option und mir die Entscheidung überlassen, ob der Zeitraum frei ist, damit die Einladungen in Ihrem Maileingang verbleiben und Sie darauf antworten können.
Besprechungen automatisch aktualisieren
Wenn Änderungen für Besprechungen vorhanden sind, die Sie angenommen haben, können Sie diese Änderungen automatisch hinzufügen lassen.
Prozedur
- Klicken Sie auf und anschließend auf Kalender und Aufgaben.
- Klicken Sie auf Benachrichtigungen.
- Wählen Sie die Option Besprechungsänderungen automatisch verarbeiten und Änderungen auf Besprechungen anwenden aus.
Das Eingehen der Antworten von Besprechungsteilnehmern in Ihrem Maileingang verhindern
Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird
Sie können festlegen, dass Sie keine Annahme- und Ablehnungsbenachrichtigungen von Besprechungsteilnehmern erhalten möchten. Anstatt die Antworten per Mail zu erhalten, können Sie sehen, wer eine Besprechungseinladung angenommen hat, indem Sie die Einladung öffnen und im unteren Bereich auf die Registerkarte Status der eingeladenen Personen klicken.
Prozedur
- Klicken Sie auf und anschließend auf Kalender und Aufgaben.
- Klicken Sie auf Benachrichtigungen.
- Wählen Sie neben „Folgende Besprechungsbenachrichtigungen in meinem Maileingang anzeigen“ die Option Alle außer Antworten aus.
Das Eingehen aller Besprechungsbenachrichtigungen in Ihrem Maileingang verhindern
Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird
Statt Besprechungsbenachrichtigungen per Mail zu erhalten, können Sie in Ihrem Kalender auf alle Besprechungsbenachrichtigungen antworten.
Prozedur
- Klicken Sie auf und anschließend auf Kalender und Aufgaben.
- Klicken Sie auf Benachrichtigungen.
- Wählen Sie neben „Folgende Besprechungsbenachrichtigungen in meinem Maileingang anzeigen“ die Option Keine aus.
Beantwortete Besprechungsbenachrichtigungen entfernen
Prozedur
- Klicken Sie auf und anschließend auf Kalender und Aufgaben.
- Klicken Sie auf Benachrichtigungen.
- Wählen Sie Besprechungsbenachrichtigungen nach Verarbeitung aus meinem Maileingang entfernen.