了解邮件归档和策略

管理员可使用策略集中控制邮件文件归档。文档很旧或不再使用时，通过将文档存储在归档数据库中的邮件文件归档过程可释放空间并改善邮件数据库的性能。

邮件归档数据库是 Notes® 数据库，可像访问任何其他 Notes® 数据库一样访问它。用户邮件归档中的视图将对邮件文件中的视图进行镜像，并包含归档邮件时存在的所有文件夹。这样，用户可轻松地从其归档数据库中查找与检索已归档邮件。

此外，还可使用归档策略设置为邮件文件定义文档保留策略。通过文档保留可定义旧文档的条件，然后从邮件数据库中删除它们，不用对其进行归档。

如果选择在策略中不包含归档策略设置，Notes® 用户仍可使用其邮件文件中的归档设置来归档邮件文件。

邮件文件归档包括三个步骤，即文档选择、将文件拷贝到归档数据库以及邮件文件清除。

文档选择 - 根据活动和文件夹选择来选择要归档的文档。例如，可将旧文档定义为 365 天都未做修改的文档。然后可以归档与该条件匹配的所有文档，或可以只归档与该条件匹配的特定文件夹中的文档。
拷贝 - 将源邮件文件中的所选文档拷贝到归档数据库目标。
邮件文件清除 - 通过截断归档的文档来减小邮件文件的大小。如果归档配置为截断（减小）文档，那么会删除所有附件，同时或者会删除整个消息正文，或者删除消息正文中超过 40KB 的所有内容。

此处提供的信息适用于 Notes 客户机。有关使用 HCL iNotes®的策略来设置归档的信息，请参阅相关信息中的 HCL iNotes® 管理产品文档。

基于客户机和基于服务器的归档

使用策略管理归档时，可使用基于服务器的归档和基于客户机的归档。在任一情况下，都可向服务器进行归档。基于服务器或基于客户机指的是归档进程运行的位置，要么在服务器上，要么在客户机的工作站上。如果选择在服务器上归档，则必须创建一个程序文档以运行“压缩”服务器任务。但是，如果选择基于客户机进行归档，则工作站必须是在运行时才能归档文档。如果调度在工作站未运行的某一时刻进行归档，归档将无法执行。可按照下列方法归档邮件文件：

基于服务器进行归档 - 使用该选项时，邮件服务器将向自身进行归档，或者向指定为归档服务器的另一个服务器进行归档。
基于客户机进行归档 - 使用该选项时，每个工作站将处理其邮件文件归档。邮件或者归档到邮件服务器（指定服务器），或者归档到自己的本地工作站。

示例：使用策略管理邮件文件归档

鉴于归档邮件文件时出现的下列问题，Renovations 的管理员希望了解基于策略的归档：

邮件服务器上的空间紧张。
Renovations 需要一个中央归档服务器。
归档不能在工作高峰期间进行。
不允许最终用户控制其归档设置。
Notes® 客户机将不会立即转出。

要解决 Renovations 的归档问题，管理员将使用这些归档策略设置，并通过组织策略将其应用于所有用户。

归档设置是由管理员在中央进行管理和强制实施的，用户无法更改或创建归档设置。
基于服务器的归档能够从邮件服务器归档到指定的归档服务器。
指定的归档服务器是 Domino® 8 服务器，这样可在混合环境中实施策略。
归档调度在下班之后进行。
根据邮件服务器上的空间的紧张状态，删除（删除附件和邮件正文，但保留标题信息）可能会有帮助（可选）。