创建归档条件设置文档

使用“归档条件设置”文档可定义一组条件，供“归档策略设置”文档归档 HCL Notes®用户的邮件文档时使用。

开始之前

确保您对 Domino® 目录具有至少“编辑者”访问权和以下某个角色：
  • 创建设置文档的 PolicyCreator 角色
  • 修改设置文档的 PolicyModifier 角色

过程

  1. 在 HCL Domino®Administrator 中，单击个人和组选项卡，然后打开设置视图。
  2. 执行以下某个任务：
    • 选择要为其创建归档条件设置的“归档策略设置”文档，然后单击编辑设置。
    • 单击添加设置，然后选择归档以创建新的“归档条件设置”文档。
  3. 单击选择条件选项卡，然后单击新建条件。
  4. 在基本选项卡上提供以下信息。
    表 1. “基本”选项卡字段

    字段

    操作

    名称

    输入标识归档条件的名称。向归档策略设置文档添加条件时，这是出现在选择框中的名称。此名称还会显示在操作 > 归档下的用户邮件文件夹大纲中。

    描述

    输入条件的描述。

    启用归档条件

    执行以下某个操作：

    • 启用复选框可使用此归档条件。
    • 如果创建的归档条件要在以后使用，请禁用此复选框。
  5. 对于应如何归档文档？，选择以下某个选项：
    • 将旧文档复制到归档数据库中；然后清除数据库 - 将文档归档（复制）到归档数据库，然后从用户的邮件数据库中清除（删除或减少这些文档）。
    • 清除数据库但不归档 - 从用户的邮件数据库中删除文档，不将其复制到归档数据库中。使用该设置强制实施文档保留策略，这些策略将在指定时间后删除所有文档。
  6. 如果选择复制旧文档，那么对于应如何清除文档？，请选择以下某个选项：
    • 删除数据库中较早的文档 - 删除用户邮件数据库中保留的已归档文档副本。
    • 减少数据库中文档的大小 - 截断用户邮件数据库中保留的已归档文档的副本。然后选择以下某个选项：
  7. 在应清除哪些文档？下，指定用于确定哪些文档作为归档候选项的条件。选择以下某个选项：
    • 早于 - 指定“归档条件设置”文档的创建日期作为文档保留期的起始日期。在此日期前创建的文档符合归档条件。
    • 未访问时间大于 - 指定在指定时间范围内未打开的文档。除非已经设置数据库属性“保留上次访问”，否则，不要使用该选项。如果未设置此属性，条件将不会找到要归档的任何文档。指定一个时间段。
    • 未修改时间大于 - 指定在指定时间范围内未修改的文档（缺省值）。然后，指定一个时间段。这是建议设置。
    • 到期日期早于 - 指定已标记为到期的文档。如果文档的到期日期早于指定的日期，那么此文档符合归档条件。
  8. 可选： 如果是使用定制邮件模板，请填写以下字段：
    • 更改模板服务器 - 选择存储邮件模板的服务器的名称。
    • 选择模板 - 选择定制邮件模板的名称。
  9. 选择在视图或文件夹中可根据步骤 5 到 8 中确定的条件来清除所选视图和文件夹中的所有文档。
  10. 可选： 如果要更改归档数据库的位置，请单击目标选项卡并更改以下任意字段。
    表 2. “目标”选项卡字段

    字段

    操作

    归档文件的目录

    缺省值为 archive。如果希望更改，请输入新的名称。

    归档文件的前缀

    缺省值为字母 a，后跟下划线 (_)。如果希望更改，请输入新的前缀。

    归档文件的后缀

    缺省值为.NSF. 如果要使用除 NSF 以外的后缀，请输入归档数据库名称的其他后缀。

    从原文件名中提取的字符数

    缺省值为 50。要更改此项，请输入创建归档数据库名称时要从用户邮件文件名中取用的字符数。

    注： 单击预览示例链接可在保存归档条件设置之前查看选项的结果。
  11. 保存该文档。