创建邮件策略设置文档
使用邮件策略设置文档可建立或更改用户的 HCL Notes®邮件、日历和日程安排功能。
开始之前
- 创建设置文档的 PolicyCreator 角色
- 修改设置文档的 PolicyModifier 角色
关于此任务
有关入门信息，请参阅相关主题中有关了解邮件策略设置文档的主题。有关用户首选项的信息，请参阅 HCL Notes® 帮助。
过程
- 在 Domino® Administrator 中，单击个人和组选项卡，然后打开设置视图。
- 单击添加设置，然后单击邮件。
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在基本选项卡中，填写下列字段：
表 1. “基本”选项卡字段 字段 操作 名称 输入标识使用这些设置的用户或描述这些设置的用途的名称。 描述 输入设置的描述。 图像安全性 MIME 邮件中图像的可信 Web 站点列表 按 DNS 名称输入要信任以在客户机用户的 MIME 邮件消息中显示图像的所有 Web 站点。 注： 此设置会创建 Notes® 客户机首选项为了确保隐私，未经我许可请勿显示远程图像（在下）的例外情况。此设置强制输入的所有 Web 站点作为例外情况。客户机用户的邮件会阻止显示所有消息中的图像，但来自可信站点的图像除外。 -
在选项卡上，填写以下字段：
表 2. “邮件 - 基本”选项卡字段 字段 操作 允许用户更改邮件文件所有权 选中允许，使用户可以更改其邮件文件所有权设置。用户可以修改邮件文件的所有权分配。 外发邮件检查 发送前对邮件进行拼写检查 选中是，启用发送邮件前检查电子邮件消息是否有拼写错误。 警告客户邮件主题为空 选择是，在用户发送包含空白“主题”字段的邮件时会显示消息。 总是显示收到的邮件消息中的详细信息 缺省情况下，用户单击显示详细信息时，会在邮件消息标题处展开显示完整收件人姓名的部分。 不允许用户设置回执 通过灰显以下元素可阻止 Notes® 客户机用户更改回执行为： - “邮递选项”对话框中的回执复选框
- “邮件”首选项中选项卡上的收件人阅读我发送的邮件时发送回执
- 邮件消息标题中的回执复选框（客户机用户选择时显示）
注： 此字段值还会影响外来邮件的行为。缺省情况下，在 Notes® 客户机用户收到请求回执的外来消息时，如果应用于此用户的策略中已设置“不允许用户设置回执”，那么用户现在将看到以下提示：Sender is requesting return receipt for this message. Do you wish to acknowledge receipt?此外，管理员可以针对 Notes® 客户机用户彻底禁止显示此提示，还可以选择是不经用户确认即发送此类外来消息的回执还是不发送回执。
以下参数禁止显示提示，但发送回执：
以下参数禁止提示显示，且不发送回执（将从邮件中除去回执项）。ReturnReceiptDisabled_AlwaysSend=1ReturnReceiptDisabled_NeverSend=1启用外发邮件回执 设置回执的缺省行为，但不禁止用户对其进行更改，与不允许用户设置回执的操作一样。 答复/转发时自动关闭原始电子邮件 设置缺省窗口行为。 设置外发限制 允许您对外发邮件设置以下限制： - 最大附件数
- 最大附件组合大小
- 最大个人收件人数*
- 内部域，用于指定允许向其发送邮件的域。
* 限制所有地址字段中允许的名称数。当组名称计为一个收件人时，会向该组的所有成员发送一封邮件。
当您设置任何这些限制或其他限制时，例如警告用户有关空白邮件主题或不允许用户设置回执，当用户发送不符合任何限制的邮件时，会在提示中看到错误或警告消息。
传递选项 允许用户安排传递邮件的时间。 允许 Notes 用户使用传递选项延迟传递直至来安排传递邮件的时间。有关更多信息，请参阅启用计划消息。 邮件视图和文件夹管理 当用户在任何视图或文件夹中删除折叠的对话时 选择以下某个选项： - 询问用户 - 缺省设置。将显示一条消息，要求用户确认是否要从视图或文件夹中删除所选对话。
- 删除 - 不询问用户，直接从视图或文件夹中删除所选对话。
当用户删除“发件箱”视图中的任何文档时 选择以下某个选项： - 询问用户 - 缺省设置。提示用户是要删除邮件，还是只是从“发件箱”视图中除去邮件。
- 删除 - 删除已发送邮件。
- 除去而不删除 - 从“发件箱”视图中除去邮件消息，但不从邮件文件删除该邮件。
当用户从任何视图或文件夹中删除日历时 选择以下某个选项： - 询问用户是要除去还是删除 - 缺省设置。提示用户指定是要从邮件文件中删除文档还是从视图或文件夹中除去文档而不删除此文档。
- 除去（不询问） - 从当前视图或文件夹中除去日历文档，但不删除此消息文档。
删除用户“废纸篓”文件夹中文档之前文档的保存时间（小时） 指定自动从“废纸篓”文件夹删除邮件消息之前，这些邮件的保存时间（小时）。（“废纸篓”文件夹中的邮件已经由邮件文件所有者标记为删除。）缺少值为 48 小时。 启用“在现有邮件上运行规则” 选择此项可允许用户使用邮件规则对邮件文件夹中已有的邮件执行操作。此功能需要 Feature Pack 9 提供的 Mail9.ntf 模板。
邮件收件箱管理 注： 此设置的应用方式功能与以下设置无关。启用邮件收件箱维护 单击是，启用用户邮箱的收件箱维护。单击是时，将显示其余“收件箱维护”字段。 从收件箱中除去 [X] 天以前的文档 指定从用户收件箱自动除去文档之前要经过的天数。 每次清除可除去的最大文档数 限制要除去的文档数 不除去收件箱中的未读文档 单击是，禁止从用户收件箱中除去未读文档。将根据在字段从收件箱除去 [X] 天以前的文档中指定的值从用户收件箱除去文档。 - 在选项卡上，单击是可为用户邮件消息设置缺省信头。从信头列表中选择“缺省信头”。
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在选项卡上，填写以下字段：
表 3. “跟进”选项卡字段 字段 操作 优先级： 指定 Notes® 最终用户标记的邮件的缺省优先级。您可以指定缺省值为“紧急”、“一般”或“低优先级”。 后续日期和时间 设置跟进日期 如果要设置缺省跟进日期，请单击是，然后在“跟进日期”字段中指定自设置标志之日起的天数、月数或年数。 设置跟进时间 如果要设置缺省跟进时间，请单击是，然后在“跟进时间”字段中指定时间。 警报 设置发出警报 单击是，当到达跟进日期时，将启用跟进项的警报。 警报计时 指定一个数字，然后选择相应的时间框架（分钟、小时或天），然后指定之前或之后。此设置指定将警报设置为在跟进时间之前或之后多少时间发出。 使用快速标志的警报设置 单击是，为指定快速标记的项启用警报设置。 闹铃关闭时 播放声音 单击是，当到达闹铃设置时间时播放声音，然后在“声音”字段中，指定要播放的声音类型。 -
在选项卡上，填写以下字段：
表 4. “注意指示符”选项卡字段 字段 描述 发件人姓名 <number>（指定一个或多个） 指定发件人姓名，其发送的电子邮件始终以指定背景色和文本颜色显示。 注： 这些字段共有 10 个。可以为最多 10 个发件人姓名指定颜色。收件人图标 当用户是邮件的唯一收件人时，显示实心圆： 单击是，对于用户是唯一收件人的电子邮件，在其旁边放置一个实心圆。 用半圆表示最大收件人数： 指定用户是收件人的电子邮件的最大收件人数，并在用户姓名旁边显示一个半实心圆。如果收件人数大于此字段中的数字，将不会在收件人自己的收件箱中任何用户（收件人）姓名旁边显示半圆。 当邮件将发送给不超出最大人数的收件人时，显示半圆： 此字段显示在用半圆表示最大收件人数字段中指定的数字。如果要为此用户或用户组启用此功能，请选择“是”。当用户是其中指定数量的收件人之一时，将显示半圆。 当用户的姓名位于“抄送”字段时显示空心圆 如果用户是邮件副本的收件人，或者如果用户是其中 X 个收件人之一时，显示空心圆。 -
在选项卡上，填写以下字段：
表 5. “邮件撤回”选项卡字段 字段 操作 允许用户撤回已发送的邮件： 选择以下某个选项： - 是 - 打开“发件箱”视图时，会在“操作”菜单中显示“撤回邮件”选项，同时“撤回邮件”选项会显示为发件人邮件文件操作栏上的按钮。
- 否 - Notes® 客户机最终用户无法使用“撤回邮件”选项。
允许其他用户撤回发送到此用户的邮件： 选择以下某个选项： - 是 - 允许其他用户撤回其已发送到此用户的邮件。
- 否 - 阻止其他用户撤回其已发送到此用户的邮件。
允许撤回状态为未读的邮件： 选择以下某个选项： - 仅未读的邮件 - 仅允许撤回状态为“未读”的邮件。
- 已读和未读 - 允许撤回状态为“已读”或“未读”的邮件。
不允许撤回早于该时间的邮件： 指定邮递日期之后可以撤回邮件的时间长短。请输入一个数字，然后根据要使用的时间单位选择周、天、小时或分钟。早于指定时间段的邮件将无法撤回。 -
在选项卡上，填写以下字段：
表 6. “邮件免责声明”选项卡字段 字段 操作 Notes® 客户机可以添加免责声明 选择以下某个选项： - 启用 - 允许 Notes® 客户机添加邮件免责声明。
- 禁用 - 禁止 Notes® 客户机添加邮件免责声明。（如果在服务器的“配置设置”文档上的“邮件免责声明”设置为“启用”，仍可由服务器添加邮件免责声明）
免责声明文本 输入要添加到邮件消息中的邮件免责声明文本。邮件免责声明文本由服务器读取。 注： 要修改免责声明文本，请单击修改，输入修改内容，然后单击确定。免责声明文本格式 指定输入的免责声明文本的格式。选择以下某个选项： - 纯文本 - 以纯文本格式添加免责声明文本。
- HTML - 以 HTML 格式添加免责声明文本。
注： 当输入邮件免责声明文本时，输入 HTML 标记。HTML 邮件免责声明不支持图像文件。免责声明位置 选择以下某个选项： - 附加在后 - 在邮件消息结尾处添加邮件免责声明。
- 附加在前 - 在邮件消息开头处添加邮件免责声明。
多语言因特网邮件 因特网邮件的字符集对从邮件消息文本和邮件免责声明文本创建的邮件来说都必须正确。此设置适用于由服务器添加的邮件免责声明。选择以下某个选项： - 使用最佳匹配 - 如果认为邮件收件人的邮件程序不能读取 Unicode 字符集，请使用此选项。
- 使用 Unicode (UTF-8) - Unicode 是发送多语言邮件的首选方法。如果认为收件人的邮件程序能读取 Unicode 字符集，请使用此选项。
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在选项卡上，填写以下字段：
表 7. “日历和待办事宜 - 基本”选项卡字段 字段 操作 项类型 选择在日历中双击时隙创建新的日历项后要打开的缺省表单（会议、约会、全天事件、纪念日或提示）。选择时基于最常用的项类型。 会议和约会持续时间（分钟） 为新的约会和会议邀请输入新的缺省持续时间。缺省值是 60 分钟。 纪念日的重复持续时间（年） 为要重复的新纪念日输入缺省周期。缺省值为 10 年。 -
在选项卡上，填写以下字段：
表 8. “显示”选项卡字段 字段 操作 日历视图显示方式 工作日开始时间 工作日的开始时间。指定日历中显示的第一个时隙的开始时间。例如，如果选择 8:00 AM，日历将显示 8:00 AM 作为每天的第一个时隙的开始时间。 工作日结束时间 工作日结束的时间。指定日历中显示的最后一个时隙的结束时间。例如，如果选择 6:30 PM，日历将显示 6:30 PM 作为每天的最后一个时隙的结束时间。 每一个时隙持续 每一个时隙持续 - 当指定持续时间和会议时间时，根据用户指定的详情级别，选择 60 分钟、 30分钟或 15 分钟。例如，如果选择 15 分钟，会议的增量为至少 15 分钟。 每月视图从当前周开始 如果希望“日历”视图打开时首先显示当前周，而不是显示当前月的第一周（Notes® 中的缺省设置），请选择此选项。 注： “每月视图从当前周开始”选项只影响在打开月视图格式时“日历”的表现方式（“一个月”或“一个工作月”）。工作周中的日期 选择要在“工作周”视图中显示的周日期。 删除日历和待办事宜文档前询问我 指定此项可在删除这些文档前向用户显示提示。 显示新（未处理）通知 指定用户日历是否应显示未处理的会议通知。未处理的会议通知是用户尚未处理的通知。 自动处理取消的会议 如果单击是，请选择以下某个选项以定义 Notes® 应如何自动处理取消的会议： - 从日历中移除
- 在日历中显示为已取消
在日历中显示待办事宜项 单击是，在日历中将用户的日常待办事宜项与会议、约会等一起显示。 显示当天逾期的待办事宜项 单击“是”，在用户日历上显示当天所有逾期的待办事宜项。仅当启用在日历中显示待办事宜项时才显示该字段。 日历叠加 选择以下某个选项： - 启用 - 允许用户将外部日历添加到 Notes® 日历使信息叠加，这样在 Notes® 日历中就可显示所有日历项。
- 禁用 - 阻止用户向 Notes® 日历添加外部日历。
缺省情况下，保留占位符以用于反向建议的会议 选择是，在反向建议被接受之前，始终向用户显示反向建议会议的日历项。 -
在选项卡上，填写以下字段：
表 9. “通知”选项卡字段 字段
操作
在用户收件箱中显示下列会议通知
选择以下某个选项：
- 所有 - 在用户收件箱中显示所有日历和待办事宜通知，包括被邀请者对这些通知的答复。
- 除答复以外的所有项 - 在用户收件箱中显示所有日历和待办事宜通知，但不包括被邀请者对这些通知的答复。要查看答复内容，请查看邮件中的“所有文档”视图、查看每个会议的被邀请者状态，或查看日历中的“会议”视图。
- 无 - 从用户收件箱中排除所有日历和待办事宜项。
从用户收件箱中除去已处理的会议通知：
单击是，在用户答复会议邀请之后，将其从收件箱中除去。
在“新通知”迷你视图中显示未处理的会议通知
单击是，在“新通知”迷你视图中显示需要用户执行操作的新条目。一旦用户处理过项，迷你视图中相应的通知将消失。
不要在“所有文档”邮件视图中显示日历文档：
单击是，在邮件的“所有文档”视图中不包含日历项。
不要在“发件箱”邮件视图中显示会议邀请
单击是，从邮件的“发件箱”视图中排除会议邀请。缺省情况下，选择“是”。会议邀请将不显示在用户邮件文件的“发件箱”视图中。
更新通知选项
添加或除去会议被邀请者时，更新其他参与者 单击是以始终向所有参与者通知被邀请者列表更改。 自动处理会议更新并将更改应用于会议 单击是以自动处理会议更新。 当我委派会议时，向我通知会议更新
单击是，在委派您参加会议后继续从会议主席处接收会议更新通知。
拒绝会议后向我通知会议更新
单击是，在您拒绝参加会议后仍继续从会议主席处接收更新通知。
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在选项卡上，填写以下字段：
表 10. “日程安排”选项卡字段 字段
操作
可用时间
使用此设置可确定用户的空闲时间安排。选择一周内用户有空的天数，然后指定所选一天内用户有空的小时。
当向日历中添加项时
当添加约会、接受会议及安排新会议时检查冲突
如果希望 Notes® 在用户添加约会、接受会议和安排新会议时检查冲突，请单击是。
如果条目发生在可用时间之外，将视为冲突
单击是，如果有人尝试将会议安排在用户没空的时间，将显示冲突。
仅当在当添加约会、接受会议及安排新会议时字段中选择是，该字段才显示。
当我向非 Notes 用户发送邀请时通知我
单击是以在被邀请者是非 Notes 用户时显示警告。
对于新会议，安排程序最初显示：
选择以下某个选项：
- 各个参与者的日程安排详细信息 - 查看各个参加者的详细日程安排和空闲时间信息。
- 建议的会议最佳时间 - 查看基于参与者、会议室和资源的空闲时间安排而建议的会议时间一览表。
显示 24 小时的安排程序：
单击是，当检查会议被邀请者是否有空时，显示 24 小时的日历安排程序。
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在选项卡上，填写以下字段：
表 11. “警报”选项卡字段 字段
操作
启用/禁用闹铃
启用显示警报通知
单击是，允许显示警报通知。警报生成邮件或声音提示。
创建新条目时的缺省警报设置
当新建一个条目时，为事件选择要应用的缺省警报设置（约会/会议、纪念日、提示、全天事件或待办事宜）。仅当启用显示警报通知已设置为是时，才显示这些设置。
预定时间长度
对会议、约会、提示来说，输入警报设定的提前分钟数。对事件、纪念日和待办事宜来说，输入警报设定的提前天数。仅当启用显示警报通知已设置为是时，才显示这些设置。
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在选项卡上，填写以下字段：
表 12. “自动处理”选项卡字段 字段
操作
启用自动答复会议邀请
单击是，允许 Notes® 自动处理会议邀请。
单击“是”时，将显示从任何人处收到会议邀请时。
从任何人处收到会议邀请时
选择以下某个选项：
- 有空时自动接受；没空时自动拒绝。
- 有空时自动接受，没空时让我来决定
- 即便没空也自动接受 - 允许 Notes® 自动接受所有邀请，无论日历是否显示有空闲时间。
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在选项卡上，填写以下字段：
表 13. “会议室和资源”选项卡字段 字段
操作
选择地点的缺省“预定”设置
优先地点
输入首选会议地点的名称
将首选地点用作“查找会议室”和“查找资源”对话框中的缺省值
单击是，将首选地点设置为“查找会议室”和“查找资源”对话框中的缺省条目。
当在非当前首选地点中安排会议时，提示重置首选地点
单击是，当在非当前首选地点中安排会议时，会提示用户指定是否要重置缺省首选地点。
会议室的缺省会议设置
选择以下某个选项：
- 安排会议时，提示我在列表中添加会议室 - 提示用户指定是否要向首选会议室列表中添加其他会议室。如果用户回答“是”，那么可以选择要添加的会议室。
- 安排会议时，总是向我的列表中添加会议室 - 有其他会议室可用时允许 Notes® 自动更新用户的首选会议室列表。
- 安排会议时，从不向我的列表中添加会议室 - 从不允许 Notes® 更新用户的首选会议室列表。
资源的缺省会议设置
选择以下某个选项：
- 安排会议时，提示我在列表中添加资源 - 提示用户指定是否要向首选资源列表中添加其他资源。如果用户回答“是”，那么可以选择要添加的资源。
- 安排会议时，总是向我的列表中添加资源 - 有其他资源可用时允许 Notes® 自动更新用户的首选资源列表。
- 安排会议时，从不向我的列表中添加资源 - 从不允许 Notes® 更新用户的首选资源列表。
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在选项卡上，填写以下字段：
表 14. “访问邮件和日历”选项卡字段 字段
操作
允许用户设置对自己邮件文件的授权：
如果要允许用户设置对自己邮件文件的授权，请单击此字段。然后用户可以允许其他用户或组访问其邮件文件。
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在选项卡上，填写以下字段：
表 15. “访问日程安排”选项卡字段 字段
操作
谁可以看到？
当其他人调度会议并单击安排程序以检查用户空闲和繁忙时间时，您可以指定是否显示用户的日程安排信息，或者显示用户的多少日程安排信息。
选择以下某个选项：
- 每个人都可以查看您的信息 - 每个人都可以查看此用户的日程安排。
- 没人可以查看您的日程安排信息 - 没人可以查看此用户的日程安排。
他们能看到什么样的日程安排信息
选择以下某个选项：
- 仅用户繁忙和空闲时间的信息 - 缺省设置。指定的人能看到指定的时间段是繁忙时间或空闲时间。
- 有关日历项的详细信息 - 指定的人员可以查看用户日程安排中的详细信息。这将显示详细信息可用时不包括日历项的主题字段。
仅当在谁可以看到字段中选择每个人都可以查看您的日程安排信息选项时，此字段才可用。
如果详细信息可用，那么不包括日历项的主题
当用户日历项的详细信息可被其他用户查看时，单击是可阻止显示日历项主题行。
注： 仅当在他们能看到什么样的日程安排信息字段中选择有关日历项的详细信息选项时，该字段才可显示。 - iNotes 基本、配置和脱机选项卡上的字段仅适用于 HCL iNotes® 用户。有关为 iNotes® 用户创建邮件策略设置的信息，请参阅相关信息中的 HCL iNotes® 管理产品文档。
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如果组织中的 Notes® 客户机用户要与非 Notes 电子邮件客户机用户之间交换日历邀请，请在选项卡上，填写以下字段：
表 16. “客户机检测 - 基本”选项卡字段 字段
操作
兼容性方式设置
选择以下某个选项：
- 禁用兼容性方式（缺省值）- 对 Notes® 用户隐藏并禁用日历邀请中的一些被邀请者使用其他邮件程序选项。
- 检测与会者地址中的兼容性方式 - 此设置可基于客户机电子邮件应用程序（与 Notes® 交换邀请的应用程序和各应用程序中的日历功能）对会议应用限制。如果启用此设置，必须在“域映射”选项卡上指定设置。使用此设置时，将不会向 Notes® 用户显示一些被邀请者使用其他邮件程序选项。
- 用复选框手动控制兼容性方式 - 将显示一些被邀请者使用其他邮件程序选项，且缺省情况下，对该客户机上创建的所有会议禁用。会议主席可以使用此选项为每个创建的会议设置是启用还是禁用此选项。主席还可以稍后更新选择以在当时启用或禁用此选项。
在选项卡上，填写以下字段：
表 17. “域映射”选项卡字段 字段
操作
缺省 SMTP 域
对于用于未在此选项卡上列出的任何域的电子邮件应用程序，选择非 Notes 电子邮件应用程序的名称。Domino® 会将此应用程序用于与应用程序和域的缺省关联列表中所指定域不匹配的任何电子邮件地址。
注： 输入与组织中使用的大多数电子邮件客户机行为最相似的应用程序。例如，如果使用兼容性方式的原因是组织中有大量 Microsoft™ Exchange 用户，那么指定 Microsoft™ Outlook。应用程序名称
指定组织中使用的 Notes® 和非 Notes 电子邮件客户机的类型。
应用程序和域的缺省关联
在“关联域”部分为设置指定策略继承。您的选择将应用于列表中的每个域，不能个别指定其继承。
关联域
指定使用各电子邮件客户机的域，域之间用逗号分隔。例如（如果域都正确命名），可以为一个电子邮件客户机输入以下内容：
而为另一个电子邮件客户机输入以下信息：*@sales.mail_type1.com, *@marketing.mail-type1.com*@sales.mail_type2.com, *@marketing.mail-type2.com注： 仅将域与一个电子邮件客户机相关联；如果重复使用在前面一行中已指定过的域，那么将忽略此域。 -
在选项卡上，填写以下字段：
表 18. 客户机设置 字段
操作
应用程序和域的缺省关联
在“关联域”部分为设置指定策略继承。您的选择将应用于列表中的每个域，不能个别指定其继承。
电子邮件应用程序
如果需要，可为其他非 Notes 电子邮件客户机指定提供的缺省设置。
作为大规模数据发送邀请
允许此电子邮件应用程序的用户接收复杂 MIME。
注： 如果 Domino® 检测到不发送富文本数据的某个应用程序，Domino® 会对发送给该应用程序的用户的邀请应用 MIME 简化。例如，早于 Exchange 2003 的版本可能需要 MIME 简化，但最新的版本允许该应用程序处理来自 Notes® 的复杂 MIME。为重复会议指定定制选项
允许此电子邮件应用程序用户为重复会议选择“定制”选项，并为安排在周末的重复实例指定例外情况。如果不使用此策略设置，启用兼容性方式时，定制重复会议的这些选项都不可用。
操作重复会议时，请选择所有实例
允许此电子邮件应用程序用户一次性完成重新安排、更新或取消会议的所有实例。如果不使用此策略设置，兼容性方式的用户仅限于仅此实例选项。
操作重复会议时，请选择此实例和所有未来实例
允许此电子邮件应用程序用户重新安排、更新或取消会议的当前实例、所有以前的实例或所有未来实例。使用此策略和上一个策略设置时，兼容性方式的用户有权修改的任何会议的实例数与 Notes® 客户机用户能够修改的相同。
- 在备注选项卡上，输入或修改有关此策略设置文档的备注。
- 在管理员选项卡上，输入或选择此文档的所有者和管理员。
- 单击保存并关闭。