Création de documents Profil du site et Ressource
Le document Profil du site définit un site particulier sur lequel des ressources existent. Il associe ce site à une base Réservation de ressources et à l'annuaire Domino®. Un document de ressource définit le nom, le type et la disponibilité de la ressource et indique le nom de la personne qui peut la réserver. Vous devez créer au moins un document Profil du site avant de créer des documents Ressource.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Lorsque vous créez un document Ressource, pensez à définir le nom, le type et la disponibilité de la ressource et indiquez les utilisateurs autorisés à la réserver. Il existe trois types de ressources
- Salle : généralement une salle de conférence que les utilisateurs sont autorisés à réserver pour des réunions. Lorsque vous configurez cette ressource, vous devez entrer le nombre de places assises de la salle.
- Lieu de réunion en ligne : Réunion qui se déroule "en ligne" via Instant Messaging.
- Autre : ressources qui ne sont ni des salles, ni des réunions en ligne mais que les utilisateurs peuvent réserver.
Une fois la ressource définie, les utilisateurs peuvent consulter sa disponibilité et la réserver pour une réunion, tout en s'informant des disponibilités des utilisateurs pour les inviter. Pour chaque document Ressource créé, le processus d'administration génère un document Ressource dans l'annuaire Domino®. Lors d'une requête de disponibilité, le système effectue une recherche dans la base Disponibilités pour trouver l'emplacement de ces ressources et renvoie des informations concernant leur disponibilité et celle des invités.
Lorsque vous configurez des salles en tant que ressources, entrez les informations relatives à la salle dans un format cohérent, par nom ou par numéro. Ceci limitera le nombre d'erreurs générées lorsqu'une salle ne peut être localisée dans la base de documents.
Quand un utilisateur réserve une salle de conférence alors que la saisie assistée est activée, Domino® recherche la salle par numéro ou par nom (sans utiliser conjointement les deux critères). Domino® recherche des salles en fonction de la façon dont elles ont été ajoutées dans la base de données Réservation de ressources (par nom ou numéro). Si un utilisateur entre un nom de salle alors que la ressource salle est configurée par numéro, une erreur est générée et la salle n'est pas localisée. La configuration de l'ensemble des ressources salle par nom ou par numéro de salle évite l'apparition de ce type d'erreur.
Lorsque vous créez un document Profil du site ou Ressource, la nouvelle ressource n'est pas immédiatement accessible aux autres utilisateurs. Elle le devient une fois que le processus d'administration l'a ajoutée à l'annuaire Domino® et que cet ajout a été répliqué sur toutes les répliques situées sur des serveurs utilisés pour la planification des ressources de l'annuaire Domino®.
Pour créer un document Profil du site
Avant de commencer
Procédure
- Dans Domino® Administrator, cliquez sur l'onglet Fichiers.
- Dans le panneau Serveurs, sélectionnez le serveur à partir duquel vous souhaitez travailler.
- Ouvrez la base Réservation de ressources et sélectionnez une vue autre que Agenda, Mes réservations et Réservations en attente d'approbation.
- Cliquez sur Nouveau site.
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Renseignez les zones suivantes :
- Nom du site : Nom du site sur lequel se trouve la ressource (par exemple, 50 West Lincoln Building).
- Nom du domaine : Nom du domaine sur lequel se trouve la base Réservation de ressources.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Pour créer un document Ressource
Avant de commencer
Procédure
- Dans Domino® Administrator, cliquez sur l'onglet Fichiers.
- Dans le panneau Serveurs, sélectionnez le serveur à partir duquel vous souhaitez travailler.
- Ouvrez la base Réservation de ressources.
- Cliquez sur Nouvelle ressource.
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Choisissez l'un de ces types de ressource :
- Salle : si la ressource est une salle
- Autre : si la ressource n'est pas une salle
- Lieu de réunion en ligne : Si la réunion doit se dérouler via un serveur HCL Sametime®.
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Cliquez sur l'onglet Informations sur la ressource et renseignez les champs suivants :
Tableau 1. Champs de l'onglet Informations sur la ressource Champ
Entrée
Nom
Nom unique qui identifie la ressource (numéro de salle, par exemple).
Site
Cliquez sur l'icône pour afficher la liste des sites disponibles et choisissez-en un.
Catégorie
(pour une ressource Autre)
Catégorie de la ressource, par exemple Electronique ou AV. Ce champ affiche également les catégories entrées précédemment, parmi lesquelles vous pouvez effectuer votre sélection.
Capacité
(pour une ressource Salle)
Capacité de la ressource, par exemple le nombre de places assises d'une salle.
Description
Description de la ressource, par exemple : vaste salle de conférence avec écran.
Adresse Internet
Adresse Internet que les utilisateurs de iCalendar peuvent utiliser pour réserver la ressource.
Le champ Adresse Internet n'est pas disponible pour le type Lieu de réunion en ligne.
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Entrez les options de propriétaire suivantes pour les ressources de type Salle ou Autre. Si vous choisissez le type de ressource Lieu de réunion en ligne, passez directement à l'étape 8. Sinon, lorsque vous avez terminé d'exécuter cette étape, enregistrez et fermez le document.
Tableau 2. Options de propriétaire pour les ressources de type Salle ou Autre Champ
Entrée
Restrictions du propriétaire
Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Aucune : cliquez sur cette option si vous ne voulez pas associer de propriétaire à la ressource et que vous souhaitez que tout le monde puisse la réserver.
- Propriétaire uniquement : cliquez sur cette option pour associer un propriétaire à cette ressource. Seul le propriétaire de la ressource peut traiter les requêtes de Ressource sans autorisation particulière. Entrez dans le champ Nom du propriétaire le nom du propriétaire de la ressource. Le propriétaire est la personne ou le groupe qui reçoit, accepte et traite les requêtes émanant des autres utilisateurs (qui ne figurent pas dans le champ Liste de noms).
- Personnes spécifiques : cliquez sur cette option pour autoriser uniquement certains utilisateurs à accéder à la ressource. Entrez dans le champ Liste de noms le nom des utilisateurs autorisés à réserver la ressource.
- Traitement automatique : cliquez sur cette option pour autoriser uniquement certains utilisateurs et groupes à accéder à la ressource et pour désigner un propriétaire de ressource. Entrez dans le champ Nom du propriétaire le nom du propriétaire de la ressource. Le propriétaire est la personne ou le groupe qui reçoit, accepte et traite les requêtes émanant des autres utilisateurs (qui ne figurent pas dans le champ Liste de noms). Entrez dans le champ Liste de noms le nom des utilisateurs autorisés à réserver la ressource.
- Désactiver les réservations : cliquez sur cette option pour empêcher les utilisateurs de réserver une ressource à partir d'un avis de réunion ou directement à partir de la base de documents Réservation de ressources.
Disponibilités
Choisissez l'une des options suivantes :
- 24 heures par jour : la ressource est disponible 24h/24, tous les jours. Lorsque vous sélectionnez ce paramètre de disponibilité, les autres paramètres de disponibilités sont désactivés.
- Fuseau horaire : indiquez le fuseau horaire de la ressource. La valeur par défaut est Heure locale, mais vous pouvez en spécifier d'autres, telle que Heure orientale.
- Jours de la semaine et heures de la journée : sélectionnez les jours de la semaine où la ressource est disponible. Spécifiez les heures de début et de fin de disponibilité pour chaque jour disponible sélectionné.
Limiter la réservation à l'avance de la salle/ressource
Utilisez cette zone pour empêcher que les utilisateurs ne programment des réunions uniques tellement à l'avance que des ressources risquent d'être perdues à cause de modifications ultérieures.
Sélectionnez Limiter les réservations anticipées et indiquez la manière dont vous souhaitez définir la restriction.
Autres commentaires
Saisissez d'autres commentaires si nécessaire.
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Entrez les données de ressources en ligne ci-après pour les ressources de type Lieu de réunion en ligne, puis enregistrez et fermez le document.
Tableau 3. Informations sur la ressource Lieu de réunion en ligne Champ
Entrée
Base de la réunion en ligne
La base de documents par défaut, STCONF.NSF, est entrée par défaut. Ce champ ne peut pas être modifié.
Adresses externes
Nom de la base courrier en arrivée sur le serveur Sametime®. Le nom entré doit être identique à celui de la base courrier en arrivée Sametime® dans l'annuaire Domino®.
Serveur Sametime®
Nom du serveur Sametime® qui héberge la réunion.
Prise en charge audio/vidéo
Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Audio : voix uniquement
- Prise en charge audio/vidéo : audio et affichage vidéo