Création de documents Congés

Les documents Congés permettent de centraliser les documents relatifs aux congés et aux événements prévus. Les utilisateurs peuvent sélectionner un type de documents Congés pour l'importer et l'ajouter à leur agenda personnel.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

HCL Domino® inclut des documents Congés par défaut que vous pouvez modifier ou supprimer. Vous avez également la possibilité d'ajouter des documents Congés adaptés aux besoins spécifiques de votre société. Les documents Congés sont enregistrés dans l'annuaire Domino®.

Les documents Congés sont classés par nom de groupe. Vous pouvez par exemple créer un groupe "Temps complet" contenant les dates de congés des employés à temps complet. Dans les documents Congés par défaut fournis avec Domino®, des noms de groupes sont associés à des pays ou à des religions (Etats-Unis ou Italie, par exemple), et chaque groupe contient des documents spécifiques aux congés en vigueur dans le pays correspondant. En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier ou supprimer ces documents en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez ensuite demander aux utilisateurs d'importer un groupe spécifique de documents Congés.

Pour ajouter un document à un groupe existant, sélectionnez ce dernier lorsque vous créez un nouveau document Congés. Pour créer de nouveaux groupes, entrez un nouveau nom de groupe dans le document Congés. N'oubliez pas que les utilisateurs importent les documents Congés en fonction des noms de groupe et non de document. Par conséquent, vérifiez que vous avez bien planifié l'organisation des documents dans des groupes.

Procédure

Dans Domino® Administrator, cliquez sur l'onglet Configuration.
Sélectionnez le serveur d'annuaire Domino® dans le champ Utiliser annuaire sur.
Cliquez sur Divers > Congés.
Cliquez sur Ajouter congé.

Renseignez les champs suivants dans l'onglet Général :

Tableau 1. Champs de l'onglet Général
Titre	Action
Groupe	Effectuez l'une des opérations suivantes: Sélectionnez un groupe dans la liste. Ajoutez un groupe dans le champ Nouveau mot clé, puis cliquez sur OK
Titre	Entrez le nom des congés, par exemple "Noël".
Répéter	Indiquez la fréquence de répétition des congés : Mensuellement par date Mensuelle par jour Tous les ans personnalisé : si vous choisissez cette option, entrez une ou plusieurs dates de répétition du congé.

Si vous choisissez Personnalisé dans le champ Répéter de l'étape 5, ignorez l'étape 6 et passez directement à l'étape 7.

Tableau 2. Champs de répétition non personnalisés
Champ	Action
Date de début	Entrez la date de la première occurrence du congé. Il peut s'agir du jour précis de congé (Nouvel An, par exemple) ou de la date à laquelle les congés commencent en pratique. Par exemple, si l'entreprise offre à ses employés un vendredi sur deux de juin à août, entrez 1 juin comme date de début et 31 août comme date de fin en sélectionnant "pendant" dans le champ Continuer.
Continuer	Sélectionnez l'une des options suivantes : Jusqu'au - Cliquez sur Jusqu'au, puis entrez une date spécifique dans le champ Répéter jusqu'au Pendant - Cliquez sur Pendant et spécifiez le nombre de mois ou d'années de répétition du congé dans le champ Nombre de répétitions.
Répéter jusqu'au (s'affiche si vous sélectionnez "jusqu'au" dans le champ Continuer.)	Entrez la dernière date de répétition du congé.
Nombre de répétitions (s'affiche si vous sélectionnez "pendant" dans le champ Continuer.)	Entrez le nombre de mois ou d'années pendant lesquels le congé doit être répété.
Intervalle de répétition (s'applique à mensuelle par date et par jour)	Choisissez la fréquence de répétition du congé par mois et par jour.
Si la date est en fin de semaine (s'applique uniquement à mensuelle par date)	Sélectionnez l'une des options suivantes : Ne pas déplacer Déplacer à vendredi Déplacer à lundi Déplacer au prochain jour ouvrable

Effectuez l'opération ci-dessous uniquement si vous avez choisi Personnalisé dans le champ Répéter à l'étape 5.

Tableau 3. Champs de répétition personnalisés
Champ	Entrée
Dates de répétition (s'applique uniquement à "personnalisé")	Entrez la ou les dates d'occurrence du congé (par exemple 01/01/13, 01/02/2014).

Renseignez les zones suivantes :

Tableau 4. Champs permettant de spécifier le mode d'enregistrement des congés sur l'agenda
Champ	Entrée
Marquer période comme	Choisissez la façon dont chaque agenda d'utilisateur enregistrera ce congé : Occupé : ce congé apparaîtra comme période occupée dans le planning de l'utilisateur afin d'éviter que des réunions soient prévues pendant ce congé. Libre : ce congé apparaîtra comme période Libre dans le planning de l'utilisateur de sorte que des réunions puissent être planifiées pendant ce congé.
Description détaillée	Entrez une description détaillée du congé.

Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Visualisation des documents Congés par défaut

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Domino® est fourni avec des documents Congés par défaut contenant des informations relatives aux congés en vigueur dans le monde entier. Ces documents sont classés dans des groupes portant le nom d'un pays ou d'une religion. Ainsi, le groupe France contient les documents spécifiques aux congés en vigueur dans ce pays.

Procédure

Dans Domino® Administrator, cliquez sur l'onglet Configuration.
Sélectionnez le serveur d'annuaire Domino® dans le champ Utiliser annuaire sur.
Cliquez sur Divers > Congés pour afficher tous les documents de congés par défaut.

Pour modifier un document Congés existant

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Lorsque vous modifiez ou supprimez un document Congés, les utilisateurs reçoivent ces changements uniquement lorsqu'ils effectuent une importation à partir de leurs fichiers courrier.

Procédure

Dans Domino® Administrator, cliquez sur l'onglet Configuration.
Sélectionnez le serveur d'annuaire Domino® dans le champ Utiliser annuaire sur.
Cliquez sur Divers > Congés.
Choisissez la catégorie géographique/religieuse du congé.
Sélectionnez le document de congé souhaité, puis cliquez sur Modifier congés.
Apportez aux différents champs les modifications souhaitées.