Werken met mappen

Wat u kunt doen met mappen waarvan u niet de eigenaar bent, is afhankelijk van het toegangsniveau waarover u beschikt.

Over deze taak

Er zijn drie primaire toegangsniveaus voor een map: Eigenaar, editor en lezer. Als een bestand het toegangsniveau Openbaar heeft, kan het door iedereen worden gelezen en gedownload, ook door personen die niet zijn aangemeld. Aangemelde personen kunnen het bestand ook delen, toevoegen aan een map, erop reageren en een bericht ontvangen wanneer iemand het bestand bewerkt of erop reageert.

Gebruikers met de rollen Editor of Eigenaar kunnen een submap maken of wissen. De eigenschappen voor het delen van submappen - persoonlijk, gedeeld of beschikbaar voor iedereen - worden altijd overgenomen van de map op het hoogste niveau.

Mapeigenaren kunnen ervoor kiezen anderen bestanden te laten delen. Wanneer iemand een bestand met u deelt, kunnen ze u lezers- of editorstoegang geven:

Lezerstoegang: Lezers kunnen een bestand lezen, erop reageren, het downloaden en aanbevelen, meldingen ontvangen over wijzigingen aan het bestand en ze kunnen het bestand delen. Ze kunnen een bestand aan een van hun mappen toevoegen, of aan een map waarvan ze editorstoegang hebben.
Editortoegang: Editorstoegang: editors kunnen bestanden lezen, bewerken, erop reageren, ze downloaden, aanbevelen, een nieuwe versie uploaden en bestandseigenschappen instellen. Ze kunnen meldingen ontvangen over wijzigingen aan het bestand en het bestand delen. Editors kunnen een bestand ook aan een van hun mappen toevoegen, of aan een map waarvoor ze editorstoegang hebben.

Om te zien over welke toegang u beschikt voor een map, opent u de bijbehorende bestandspagina en klikt u op Delen.

Procedure

Open de mappagina en voer één of meer van de volgende acties uit.

Optie

Beschrijving

Nieuwe map toevoegen

Als u een submap wilt toevoegen, moet u beschikken over het toegangsniveau Eigenaar of Editor voor de map op het hoogste niveau.

Bestanden toevoegen aan een map

Open de bestandspagina en klik vervolgens op Toevoegen aan map. Selecteer een map en klik vervolgens op Toevoegen aan map. U kunt ook de pagina met mappen openen, op Bestanden toevoegen klikken en eerder geüploade bestanden selecteren. U moet beschikken over eigenaars- of editorstoegang om bestanden te kunnen toevoegen aan een map.

Een map delen

U moet beschikken over eigenaars- of editorstoegang om een map te kunnen delen.

Een map volgen

Open de mappagina en klik vervolgens op Volgen.

Mapeigenschappen bewerken

Open de mappagina en klik in het uitklapmenu Meer acties > eigenschappen bewerken. Na het opgeven van uw wijzigingen klikt u op Opslaan. U moet beschikken over eigenaars- of editorstoegang om de eigenschappen van een map te kunnen bewerken.

Als u de eigenschappen van een submap wilt wijzigen, moet u beschikken over eigenaars- of editorstoegang tot de map op het hoogste niveau.

Mapinhoud downloaden

Het downloaden van de inhoud van een map naar een gecomprimeerd bestand is standaard uitgeschakeld. Neem contact op met de beheerder als u deze functie nodig hebt. Als het downloaden van de inhoud van een map ingeschakeld voor uw organisatie, geldt het volgende:

Als u een map wilt downloaden, opent u de bestandspagina en klikt u op Deze map downloaden. Het gecomprimeerde bestand kan maximaal 4 GB groot zijn en bevat geen submappen.
Als u meerdere gecomprimeerde mapdownloads van geselecteerde mappen uitvoert, krijgt de eerste de naam folder.zip. Latere downloads krijgen dezelfde naam, maar met nummers als bijlage, zoals folder(1).zip, folder(2).zip. U kunt de gecomprimeerde bestanden later een nieuwe naam geven.
Als de namen van de bestanden die u downloadt naar het gecomprimeerde bestand, niet-Engelse tekens bevatten, kunt u de instelling Algemeen (standaard) gebruiken. Met deze instelling gebruikt het compressieprogramma UTF-8-tekens zodat alle gebruikte tekens van de bestandsnamen bij de compressie correct kunnen worden verwerkt. Als de bestandsnamen binnen het gecomprimeerde bestand niet juist worden afgebeeld nadat u de instelling Algemeen (standaard) hebt gekozen, klikt u op Algemeen (standaard), geeft u een taal op wanneer hierom wordt gevraagd en voert u de downloadbewerking opnieuw uit.

Een map wissen

U moet beschikken over eigenaars- of editorstoegang om een map te kunnen wissen. U moet beschikken over eigenaarstoegang om een map op het hoogste niveau te wissen, maar een editor of eigenaar kan een submap wissen.

Als u een submap wilt wissen, klikt u op het pijltje naast de mapnaam en kiest u Wissen. Als u een submap wilt wissen, moet u eigenaars- of editorstoegang hebben voor de map op het hoogste niveau.

Als u in HCL Connections™ een map wist, worden die map plus alle geneste mappen daarbinnen gewist. De bestanden in die map en de geneste mappen worden echter niet gewist. Dit is anders dan een typische desktopomgeving. Connections organiseert bestanden op basis van verwijzingen naar de bestanden, in plaats van een map als container te gebruiken. Dit is vanwege de samenwerkingsmogelijkheden van Connections CloudConnections, waardoor bestanden beschikbaar worden gesteld in verschillende contexten. Het is belangrijk dat u inzicht hebt in de volgende concepten wanneer u een map wist:

In Connections kan er in meer dan één map worden verwezen naar bestanden en daarom kunnen deze op meer dan één manier worden geordend. Verschillende gebruikers kunnen dezelfde bestanden op verschillende manieren ordenen, afhankelijk wat het handigste voor hen is. Deze flexibiliteit is uiterst nuttig en krachtig in een systeem zoals Connections, dat is opgezet voor meerdere gebruikers die gezamenlijk aan dezelfde bestanden werken.
Wanneer een gebruiker een map wist, worden de bestanden voor die gebruiker verwijderd, maar ze worden niet gewist. De bestanden blijven beschikbaar in view Alle bestanden, of als een bestand eigendom is van iemand anders, dan blijft het aanwezig op de oorspronkelijk locatie.

Beschouw het volgende voorbeeld:

U maakt een bestand, deelt het met anderen, en staat hen toe om het bestand op hun met weer andere gebruikers te delen.
U slaat uw bestand op in een map, en andere gebruikers plaatsen hetzelfde bestand in verschillende mappen, met een ordening die aan hun eisen voldoet.
U wist de map die uw bestand bevat.
U hebt geen idee wie uw bestand verder gebruikt of hoe anderen het hebben georganiseerd. U ziet enkel uw eigen context, niet die van andere gebruikers. Als het bestand was gewist op het moment dat u de map wiste, kunt u niet weten wat het effect daarvan is voor andere gebruikers. Als u het bestand echt uit alle contexten wilt wissen, kunt u naar Mijn bestanden gaan en het vanuit Mijn Bestanden wissen. Daarmee verwijdert u het bestand overal.

Een map verplaatsen

Verplaats een map op een van de volgende manieren:

Selecteer Verplaatsen in het menu voor de lijst van mappen, nadat u het mapvakje hebt geselecteerd.
Open een map. Selecteer Verplaatsen in het vervolgkeuzemenu voor de mapnaam.
Selecteer Verplaatsen in het menu voor de mapminiatuur, nadat u het mapvakje hebt geselecteerd.
Versleep een of meer mappen van de ene naar de andere locatie binnen het contentgebied of versleep ze van het contentgebied naar de navigatiestructuur. Dit kan vanuit elke gewenste mapview worden gedaan.
Opmerking: U moet beschikken over eigenaars- of editorstoegang voor bron- en doelmappen om deze bewerking te kunnen uitvoeren.

Selecteer de doelmap in het venster Verplaatsen naar... en klik vervolgens op Verplaatsen naar hier...

Opmerking:

De optie Hier plaatsen is uitgeschakeld voor een map als u niet beschikt over eigenaars- of editorstoegang.
Het verplaatsen van een map kan ertoe leiden dat andere gebruikers geen toegang meer hebben tot de map en de inhoud ervan, tenzij de bron- en doelmap eigendom zijn van de community.

Tabel 1. Bewerkingen en beperkingen voor het verplaatsen van mappen
Bewerkingen en beperkingen voor het verplaatsen van mappen
Verplaatsingsbewerking	Resultaat
Een niet-openbare map verplaatsen naar een openbare map	Als bestanden in de bronmap niet zichtbaar zijn voor iedereen binnen uw organisatie, wordt een waarschuwingsbericht afgebeeld. Het waarschuwingsbericht geeft aan dat bestanden die niet voor iedereen zichtbaar zijn, worden verwijderd en niet worden verplaatst naar de doelmap. U wordt gevraagd of u de verplaatsing wilt voltooien dan wel annuleren.
Mappen verplaatsen naar een openbare map	Mappen met bestanden die niet zichtbaar zijn voor iedereen binnen uw organisatie, worden niet verplaatst. Hiervoor wordt een foutbericht afgebeeld. U kunt mappen die niet zijn verplaatst afzonderlijk verplaatsen.
Meerdere mappen verplaatsen naar een map die toegankelijk is voor verschillende gebruikers.	Als de bronmap bestanden bevat die niet kunnen worden gedeeld met andere gebruikers, en u geen eigenaar bent van deze bestanden, wordt een waarschuwingsbericht afgebeeld. Het waarschuwingsbericht geeft aan dat de map een of meer bestanden bevat die de bestandseigenaar niet wil delen met anderen en dat die bestanden worden uitgesloten van de verplaatsingsbewerking. U wordt gevraagd of u de verplaatsing wilt voltooien dan wel annuleren.
Meerdere mappen verplaatsen naar een map die toegankelijk is voor verschillende gebruikers.	Als er mappen zijn met bestanden die niet kunnen worden gedeeld met andere gebruikers, en u geen eigenaar bent van deze bestanden, worden deze mappen niet verplaatst. Hierbij wordt een foutbericht afgebeeld dat aangeeft dat een of meer mappen niet zijn verplaatst, omdat deze bestanden bevatten waarvan de eigenaar niet wil dat ze worden gedeeld met anderen. U kunt mappen die niet zijn verplaatst afzonderlijk verplaatsen.