Documenten beheren in bibliotheken

Welke beheertaken u voor bibliotheken kunt uitvoeren, is afhankelijk van de vraag of u werkt met een communitybibliotheek of met een gekoppelde bibliotheek.

Bibliotheken en Gekoppelde bibliotheken

Met behulp van gekoppelde bibliotheken kunt u een community verbinden met een bestaande bibliotheek (of FileNet®-teamruimte). Met gekoppelde bibliotheken kan een community gebruikmaken van de content van bibliotheken en teamruimten van aan andere community, of zelfs van apps die niet bij Connections horen, zoals IBM® Content Navigator. Anders dan bij een communitybibliotheek wordt de toegangscontrole tot een gekoppelde bibliotheek niet geregeld via het communitylidmaatschap.

Bibliotheken en Connections Content Manager

Wanneer de Connections Content Manager add-on wordt ingezet, kunnen eigenaren van een gemeenschap rechtstreeks vanuit een gemeenschap bibliotheken aanmaken met behulp van de Library app. Community-eigenaren kunnen ook een link maken naar bestaande bibliotheken met behulp van de Linked Library app die beschikbaar is in Connections 3.0.1 en later. In deze documentatie worden de bibliotheken die rechtstreeks vanuit een community zijn gemaakt met behulp van de app Bibliotheek, communitybibliotheken genoemd. De bibliotheken die met behulp van de app Gekoppelde Bibliotheek aan een community zijn gelinkt, worden aangeduid met de term gekoppelde bibliotheken. Communitybibliotheken worden momenteel alleen ondersteund in implementaties van IBM FileNet Content Manager. Gekoppelde bibliotheken worden ondersteund door zowel IBM FileNet Content Manager als IBM Content Manager.

Notes:

De toegang tot gekoppelde bibliotheken wordt beheerd op de ECM-server (Enterprise Content Management), terwijl de toegang tot communitybibliotheken wordt beheerd vanuit de community zelf. De groepen van communityeigenaren en -leden zijn niet opgenomen in de toegang tot een gekoppelde bibliotheek, dus als u toegang hebt tot een community, wil dat niet automatisch zeggen dat u ook toegang hebt tot de gekoppelde bibliotheken van die community. U kunt de app Gekoppelde bibliotheek zien, maar u ziet alleen content in de gekoppelde bibliotheek als u er toegang toe hebt.
Als u de app Gekoppelde bibliotheek verwijdert uit uw community, wordt de content van de gekoppelde bibliotheek niet gewist van de ECM-server. U kunt de content weer beschikbaar maken door hem opnieuw de app Gekoppelde bibliotheek weer aan uw community toe te voegen en de verbinding met de bibliotheek op de ECM-server weer tot stand te brengen. Als u de app Bibliotheek verwijdert uit uw community, wordt de bijbehorende content permanent gewist en is er geen enkele mogelijkheid meer om die content nog ooit terug te halen.
In communitybibliotheken kunt u zoeken naar bestanden, maar in gekoppelde bibliotheken is de zoekfunctie standaard uitgeschakeld. Als de zoekfunctie voor gekoppelde bibliotheken ingeschakeld is, is er in de zoekresultaten van Community's een tab Gekoppelde bibliotheken beschikbaar. In de zoekresultaten van gekoppelde bibliotheken worden alle overeenkomende bestanden in de bibliotheek afgebeeld. In de zoekresultaten wordt er geen rekening gehouden met sociale functies, zoals tags, of met documenttypen. Als u op een zoekresultaat klikt, gaat u naar een algemene landingspagina die buiten het bereik van de community valt. Als een gekoppelde bibliotheek gelinkt is aan een submap van een bibliotheek, zijn de zoekresultaten afkomstig uit de hele bibliotheek, niet alleen uit die map.