Dokumente in Bibliotheken verwalten

Welche Bibliotheksverwaltungstasks Sie ausführen können, hängt davon ab, ob Sie mit einer Community-Bibliothek oder mit einer verlinkten Bibliothek arbeiten.

Bibliotheken und verlinkte Bibliotheken

Verlinkte Bibliotheken ermöglichen Ihnen das Herstellen einer Verbindung zwischen einer Community und einer vorhandenen Bibliothek (oder FileNet®-Teamspace). Verlinkte Bibliotheken ermöglichen einer Community, den Inhalt von Bibliotheken und Teamspaces zu referenzieren, deren Eigentümer eine andere Community oder sogar eine App außerhalb von Connections ist, wie z. B. IBM® Content Navigator. Anders als bei einer Community-Bibliothek wird die Zugriffssteuerung einer verlinkten Bibliothek nicht durch die Community-Mitgliedschaft bestimmt.

Wie Bibliotheken zusammen mit Connections Content Manager funktionieren

Wenn das Add-on Connections Content Manager implementiert ist, können Community-Eigentümer Bibliotheken mithilfe der Bibliotheks-App direkt von einer Community aus erstellen. Community-Eigentümer können auch Links zu bereits vorhandenen Bibliotheken erstellen, indem sie die App „Verlinkte Bibliothek“ verwenden, die ab Connections 3.0.1 verfügbar ist. In dieser Dokumentation werden die Bibliotheken, die mithilfe der Bibliotheks-App direkt über eine Community erstellt wurden, als Community-Bibliotheken bezeichnet. Über die App „Verlinkte Bibliothek“ mit einer Community verbundene Bibliotheken werden als verlinkte Bibliotheken bezeichnet. Community-Bibliotheken werden derzeit nur in IBM FileNet Content Manager-Implementierungen unterstützt. Verlinkte Bibliotheken werden von IBM FileNet Content Manager und von IBM Content Manager unterstützt.

Notes:

• Der Zugriff auf verlinkte Bibliotheken wird auf dem ECM-Server (Enterprise Content Management) verwaltet. Im Gegensatz dazu wird der Zugriff bei Community-Bibliotheken über die Community verwaltet. Der Zugriff auf eine verlinkte Bibliothek umfasst nicht die Gruppen "Community-Eigentümer" und "Mitglieder". Wenn Sie über Zugriff auf eine Community verfügen, bedeutet dies also nicht notwendigerweise, dass Sie auch auf die zugehörigen verlinkten Bibliotheken zugreifen können. Sie können die App "Verlinkte Bibliothek" anzeigen, die Inhalte der Bibliothek können Sie jedoch nur anzeigen, wenn Sie Zugriff auf die verlinkte Bibliothek haben.
• Wenn Sie die App "Verlinkte Bibliothek" aus Ihrer Community entfernen, werden die Inhalte der verlinkten Bibliothek nicht vom ECM-Server gelöscht. Sie können auf die Inhalte zugreifen, indem Sie die App "Verlinkte Bibliothek" wieder zu Ihrer Community hinzufügen und die Verbindung zum ECM-Server wiederherstellen. Wenn Sie die Bibliotheks-App aus Ihrer Community entfernen, werden die Inhalte der zugeordneten Bibliothek permanent aus der Community entfernt und können nicht mehr abgerufen werden.
• Sie können Community-Bibliotheken nach Dateien durchsuchen. In verlinkten Bibliotheken ist die Suche jedoch standardmäßig inaktiviert. Bei aktivierter Suchfunktion für verlinkte Bibliotheken ist in Ihren Communitys-Suchergebnissen eine Registerkarte Verlinkte Bibliotheken verfügbar. In den Suchergebnissen bei verlinkten Bibliotheken werden alle übereinstimmenden Dateien in der Bibliothek angezeigt. In den Suchergebnissen sind weder soziale Funktionen wie etwa Tagging noch Informationen zum Dokumenttyp enthalten. Wenn Sie auf ein Suchergebnis klicken, werden Sie zu einer allgemeinen Zielseite geleitet, die sich außerhalb einer Community befindet. Wenn eine verlinkte Bibliothek mit einem Unterordner einer Bibliothek verbunden wird, beziehen sich die Suchergebnisse auf die Bibliothek und nicht auf den Ordner.