刪除非作用中文件

定期從資料庫刪除非作用中的文件以節省磁碟空間，不但可以讓使用者輕易找到資訊，還可以增進資料庫效能。

執行這項作業的原因和時機

表 1. 刪除方法的比較
刪除方法	多個刪除條件？	保存功能？	保留刪除片段？
建立保存原則設定值文件	是	是	是
使用「資料庫內容」方框中的文件保存工具	是	是	是
使用「移除過去 x 天內未修改的文件」抄寫設定，來限制抄本的內容	否	否	否
使用代理程式刪除及保存文件	是	是	是

註：刪除片段是已刪除文件留下的標記，以便刪除資料庫其他抄本中的這些文件。

如需文件保存工具的相關資訊，請參閱 HCL Notes® 說明中的主題「指定執行保存及儲存保存檔的電腦」。

除了這些方法之外，您還可以建立 API 程式來刪除文件。

如果有可用磁碟空間，並要讓使用者能存取刪除的文件，請在文件刪除之前將其保存。執行此動作時，請遵循下列準則：

依據資料庫類型決定保存頻率。例如，您可以每三個月保存一次不經常存取的資料庫，如公司原則資料庫。一個月或一星期保存一次使用頻繁的追蹤資料庫，如客戶呼叫追蹤資料庫。
通知使用者您計畫保存資料庫。
在作用中資料庫的「關於本資料庫」文件中，貼入保存排程及保存資料庫的位置。
資料庫不在使用中，且伺服器通信率很低時 (如週日晚上) 保存資料庫。
完成保存並從作用中資料庫刪除文件後，壓縮作用中資料庫。
如果資料庫具有抄本，則在資料庫使用率較低時抄寫作用中資料庫，讓使用者的中斷減至最少。
限制保存資料庫的存取權。將資料庫ACL 中的「管理員」存取權，指派給一或兩個使用者及抄寫伺服器。將資料庫ACL 中的「讀者」存取權指派給其他每個人。如此便確保了視圖索引與全文搜尋檢索只在進行保存時更新。

使用保存資料庫確保了使用者可繼續存取保存的資料。使用下列的任何方法，可加快並簡化對保存資料庫的存取。

註：請勿自訂文件保存工具使用的保存資料庫。

移除不必要的欄位
移除不必要的欄位會使文件變得更小，使視圖變得更小且更快。例如，雖然作用中資料庫可能包含客戶名稱、電話號碼、地址以及傳真號碼欄位，但保存資料庫需要的也許只是客戶名稱。
僅使用部分視圖並建立全文索引
僅使用部分視圖，會將視圖索引的總大小維持在最小值，從而增進視圖效能。提供全文索引讓使用者可以輕易擷取資訊。
在作用中資料庫建立按鈕或代理程式
按鈕與代理程式可讓使用者在必要時快速地開啟保存資料庫。

若要在資料庫中分析統計值，請在資料庫的保存複本中建立會產生統計值的視圖。例如，在「呼叫追蹤」資料庫的保存複本中，建立產生特定種類呼叫記錄，及所有呼叫記錄之總和的視圖。因為保存資料庫通常包含跨長時間的資料，所以適用於執行統計分析。