Exemples : suppression et archivage de documents à l'aide d'un agent
Vous pouvez utiliser un agent pour supprimer et archiver des documents.
Agent permettant d'archiver des documents en fonction d'une date de modification
Les sélections ci-dessous créent un agent qui copie tous les documents modifiés depuis plus de 60 jours de la base de données active vers une base de données d'archivage avec le nom de fichier ARCHIVE.NSF. Une fois tous les documents à archiver copiés, l'agent les supprime de la base de données active.
| Paramètre |
Sélectionner |
|---|---|
Quand cet agent doit-il être exécuté ? |
Selon planification mensuelle |
| Quel(s) document(s) doit-il traiter ? |
Tous les documents dans la base Ajouter action : Formule de fonction @ Rechercher les documents créés il y a plus de 60 jours |
| Que doit faire cet agent ? |
Action simple : Copier dans la base ARCHIVE.NSF Action simple : Supprimer de la base |
Un agent permettant d'archiver des documents en fonction de l'état d'un champ
Ces sélections créent un agent qui copie chaque semaine tous les documents dont le champ d'état est défini sur "Fermé" de la base de données active vers une base d'archivage avec le nom de fichier ARCHIVE.NSF. Puis l'agent supprime les documents archivés de la base de données active.
| Paramètre |
Sélectionner |
|---|---|
Quand cet agent doit-il être exécuté ? |
Selon planification hebdomadaire |
| Quel(s) document(s) doit-il traiter ? |
Tous les documents dans la base Condition : par champ Rechercher les documents dont le champ Etat contient Fermé |
| Que doit faire cet agent ? |
Ajouter action : Copier dans la base ARCHIVE.NSF Ajouter action : Supprimer de la base |