Suppression des documents inactifs
Supprimez régulièrement les documents inactifs des bases pour économiser de l'espace disque, faciliter la recherche d'informations pour les utilisateurs et optimiser les performances des bases de données.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
| Méthode de suppression |
Plusieurs critères de suppression |
Possibilité d'archivage |
Persistance des talons de suppression ? |
|---|---|---|---|
| Créer un document de paramètres de politique d'archivage |
Oui |
Oui |
Oui |
| Utiliser l'outil d'archivage de documents de la boîte de dialogue Propriétés de la base |
Oui |
Oui |
Oui |
| Limiter le contenu d'une réplique en utilisant le paramètre de réplication "Supprimer doc. non modifiés au cours des x derniers jours" |
Non |
Non |
Non |
| Utiliser un agent afin de supprimer et d'archiver des documents |
Oui |
Oui |
Oui |
Pour plus d'informations sur l'outil d'archivage de document, consultez la rubrique Spécification de l'ordinateur sur lequel sont effectués l'exécution de l'archivage et le stockage de l'archive dans l'HCL Notes® Aide.
Outre ces méthodes, vous pouvez aussi créer un programme d'API entraînant la suppression des documents.
Pour archiver des documents supprimés
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Si votre espace disque le permet et si vous voulez que les utilisateurs aient accès aux documents supprimés, archivez les documents avant de les supprimer. Pour cela, procédez comme suit :
Procédure
- Déterminez une fréquence d'archivage basée sur le type de base. Par exemple, vous pouvez archiver une base rarement sollicitée par les utilisateurs, par exemple une base de politique d'entreprise, tous les trois mois. Archivez les bases les plus utilisées, par exemple une base de suivi des appels clients, une fois par mois ou par semaine.
- Prévenez les utilisateurs que vous allez planifier l'archivage de la base.
- Dans le document Présentation de la base de la base active, affichez le programme d'archivage et indiquez l'emplacement de la base d'archives.
- Archivez la base lorsqu'elle n'est pas utilisée et que le trafic est faible au niveau du serveur (par exemple, le dimanche soir).
- Une fois l'archivage terminé et les documents supprimés de la base active, optimisez cette dernière.
- S'il existe des répliques de la base, répliquez la base active lorsqu'elle est peu utilisée afin de réduire les interruptions des utilisateurs.
- Restreignez l'accès à la base d'archives. Dans la LCA de la base, attribuez des droits d'accès Gestionnaire à un ou deux utilisateurs et serveurs de réplication. Dans la liste LCA de la base, attribuez des droits d'accès en lecture à tous les autres utilisateurs et serveurs. Cela vous permet de ne mettre à jour les index de vue et de recherche documentaire qu'au cours de l'archivage.
Pour personnaliser une base d'archives afin de pouvoir y accéder rapidement
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
L'utilisation d'une base d'archives permet aux utilisateurs de continuer à avoir accès aux données archivées. Pour accélérer et faciliter l'accès aux bases d'archives, utilisez l'une des méthodes suivantes.
- Suppression des champs inutiles
La suppression des champs inutiles permet de réduire la taille des documents et des vues, et d'accélérer l'affichage de ces dernières. Par exemple, une base active peut inclure des champs réservés au nom, au numéro de téléphone, à l'adresse et au numéro de télécopie du client alors que seul le nom du client est nécessaire dans la base d'archives.
- Utilisation d'un nombre restreint de vues et création d'un index documentaire
Lorsque vous utilisez un nombre restreint de vues, la taille totale des index de vue reste minimale et les performances sont améliorées. Les index documentaires permettent aux utilisateurs de rechercher facilement des informations.
- Création de boutons ou d'agents dans la base active
Les boutons et les agents permettent aux utilisateurs d'ouvrir rapidement la base d'archives si besoin est.
Pour effectuer une analyse statistique dans une copie d'archive
Pour analyser les statistiques d'une base, créez une vue générant des statistiques dans une copie d'archive de la base. Par exemple, dans une copie d'archive d'une base de suivi d'appels, créez une vue générant des totaux pour certaines catégories d'enregistrements d'appels ou tous les enregistrements d'appels. Dans la mesure où les bases d'archives contiennent généralement des données qui portent sur une longue période de temps, elles sont idéales pour effectuer des analyses statistiques.