Filtrado del correo mediante reglas

Si lo desea, puede usar reglas de correo para mover, remitir o eliminar los mensajes nuevos que cumplan ciertas condiciones. Por ejemplo, podría crear una regla que detecte los mensajes procedentes de un determinado remitente o que contengan un asunto determinado, los traslade automáticamente a una determinada carpeta, envíe copias de los mensajes a otra persona o elimine mensajes no deseados antes de que aparezcan en su Bandeja de entrada.

Creación de una regla

Procedimiento

  1. En el panel de navegación del correo, haga clic en el signo más (+) situado junto a Herramientas y haga clic en Reglas.
  2. Haga clic en Nueva regla.
  3. En Especificar condiciones, seleccione la sección de los mensajes que desea comprobar (por ejemplo, el remitente o el asunto), seleccione un estado (como, por ejemplo, contiene o es) e indique los criterios que desea comprobar (por ejemplo, el nombre de cierta persona o una determinada palabra). No use comillas para los criterios.

    Por ejemplo, podría seleccionar el remitente y contiene, y escribir "Alicia" para filtrar todos los mensajes que le envíen Alicia Fuentes, Alicia Sanz y cualquier otra persona que se llame Alicia. O bien, podría seleccionar el tamaño (en bytes) y es mayor que y escribir "2000" para filtrar todos los mensajes que le envíen cuyo tamaño supere los 2000 bytes.

    Nota: La condición contiene funciona con palabras incompletas y no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, podría seleccionar el remitente y contiene y, a continuación, escribir "Al" o "al" para filtrar todos los mensajes que le envíen las personas que se llamen Almudena, Alicia o Alex.
    Consejo: La condición todos los documentos le permite realizar una acción en todos los mensajes que lleguen a su correo mientras la regla esté activada. Por ejemplo, podría seleccionar todos los documentos y especificar el envío de una copia a una dirección de correo electrónico alternativa mientras está ausente de la oficina.
  4. Pulse Agregar.
  5. Efectúe una de las acciones siguientes:
    Tabla 1. Tareas relacionadas con las condiciones y las excepciones
    Tarea Descripción

    Agregar más condiciones

    Haga clic en Condición, seleccione AND u OR y repita los pasos 3 y 4 para cada condición nueva.

    Agregar una excepción

    Haga clic en Excepción y repita los pasos 3 y 4.

    Agregar más excepciones

    Haga clic en Excepción, seleccione AND u OR y repita los pasos 3 y 4 para cada excepción nueva.

    Eliminar una condición o una excepción

    Haga clic en la condición o en la excepción en el campo Si los mensajes recibidos cumplen las condiciones siguientes y, a continuación, en Eliminar.

    Eliminar todas las condiciones y excepciones

    Haga clic en Eliminar todo.
  6. En Especificar acciones, seleccione una acción y, si fuera necesario, especifique los detalles de esta (como, por ejemplo, una carpeta de destino).
    Tabla 2. Acciones
    Acción Descripción

    enviar copia

    Si ha seleccionado enviar copia, especifique si desea que las copias remitidas contengan el mensaje completo o solo los encabezados del mensaje. Los encabezados son el asunto, las direcciones, y la fecha y hora que aparecen al principio del mensaje; no incluyen el contenido con texto enriquecido del mensaje.

    Nota: Si observa que una regla que usa la acción enviar copia no funciona, pregunte al administrador del sistema si esta función se ha desactivado en su organización.
  7. Haga clic en Añadir acción.
  8. Efectúe una de las acciones siguientes:
    Tabla 3. Tareas relacionadas con las acciones
    Tarea Descripción

    Agregar más acciones

    Repita los pasos 6 y 7 para cada nueva acción.

    Eliminar una acción

    Haga clic en la acción del cuadro Realizar las acciones siguientes y haga clic en Eliminar.

    Eliminar todas las acciones

    Haga clic en Eliminar todo.
  9. Haga clic en Aceptar. De forma predeterminada, esta regla está activada (Activada).

¿Qué pasa si se aplican varias reglas a un mensaje de correo electrónico?

Las reglas se procesan en el orden en que aparecen en Herramientas > Reglas. Si tiene varias reglas que se aplican a un único mensaje, lo harán en ese orden. Si solo desea que se aplique una de las reglas, utilice detener el procesamiento después de la primera regla.

Procedimiento

  1. Seleccione la regla y haga clic en Editar.
  2. En Especificar acciones, seleccione detener el procesamiento y haga clic en Añadir acción.
  3. Haga clic en Aceptar.
  4. Si tiene que cambiar el orden de las reglas, haga clic en el botón Subir botón Subir.

Ejemplo

Por ejemplo, podría definir las reglas siguientes:

SI el asunto contiene Marketing ENTONCES mover a una carpeta Información de marketing Y detener el procesamiento de más reglas

SI el asunto contiene Ventas ENTONCES mover a una carpeta Información de ventas.

En este ejemplo, si el asunto de un mensaje contiene Marketing y Ventas, el mensaje se moverá a la carpeta "Información de marketing" y, a continuación, se detendrá la ejecución de todas las reglas. Si la acción detener procesamiento no está presente, el mensaje se moverá primero a la carpeta "Información de marketing" y luego a la carpeta "Información de ventas" cuando se ejecute la segunda regla.

Para editar o eliminar reglas

Procedimiento

  1. En el panel de navegación del correo, haga clic en el signo más (+) situado junto a Herramientas y haga clic en Reglas.
  2. Edite o elimine reglas usando la barra de acciones situada encima de la lista de reglas.
    Nota: Si se elimina una regla de correo antes de inhabilitarla, permanecerá activa en determinadas circunstancias, por lo que se recomienda inhabilitarla antes de eliminarla.