Creación de una agenda de equipo

Una agenda de equipo es una agenda en un archivo de correo independiente que permite a todos los miembros del equipo ver la disponibilidad de los miembros del equipo y programar reuniones con ellos. Para usar un calendario de equipo, debe crear un archivo de correo en el que conservar la agenda del equipo, que se configura como una base de datos para la entrada de correo.

Por qué y cuándo se efectúa esta tarea

Es posible que tenga que pedir al administrador de Domino que lleve a cabo estos por usted.

Procedimiento

  1. Cree una base de datos de correo en un servidor de correo del dominio de Domino correspondiente a los miembros del equipo. En Notes, haga clic en Archivo > Aplicación > Nuevo, rellene los campos siguientes y luego haga clic en Aceptar.
    Tabla 1. Campos por cumplimentar para crear un archivo de correo de agenda de equipo
    Campo Descripción
    Servidor Un servidor de correo en el dominio, por ejemplo Mail1/Renovations.
    Título Un nombre para el archivo de correo, por ejemplo, Agenda del equipo de ventas/Renovaciones. Deberá consultar este nombre en el documento de base de datos para la entrada de correo.
    Nombre del archivo Nombre del archivo de correo relativo a la carpeta de datos, por ejemplo: mail\sales_team_calendar.nsf.
    Plantilla Correo (R10) o versión posterior de la plantilla de correo. Puede seleccionar la plantilla en el cliente local o en el servidor.
  2. Cree un documento de base de datos para la entrada de correo en el directorio de Domino:
    1. En el directorio de Domino, haga clic en Configuración > Mensajería > Bases de datos y recursos de correo de entrada.
    2. Haga clic en Añadir base de datos para la entrada de correo, rellene los campos siguientes y guarde el documento:
      Tabla 2. Campos por cumplimentar en el documento de base de datos para la entrada de correo para una agenda de equipo
      Campo Descripción
      Nombre de entrada del correo Nombre del archivo de correo de la agenda del equipo, por ejemplo, Agenda del equipo de ventas/Renovaciones.
      Dirección de Internet Una dirección para la agenda si la deben usar miembros del equipo externos a la empresa, por ejemplo: salesteamcalendar@renovations.com.
      Dominio Dominio de Domino del servidor de correo con el archivo de correo de la agenda del equipo, por ejemplo: Renovaciones.
      Servidor Nombre del servidor de Domino con el archivo de correo de la agenda del equipo, por ejemplo, Agenda del equipo de ventas1/Renovaciones.
      Nombre del archivo Nombre del archivo de correo relativo a la carpeta de datos, por ejemplo: mail\sales_team_calendar.nsf.
  3. Cambie el propietario del archivo de correo de la agenda del equipo:
    1. Abra el archivo de correo de la agenda del equipo.
    2. Haga clic en Más > Preferencias.
    3. Junto al campo Propietario de la ficha Correo, haga clic en Cambiar.
    4. En el mensaje de advertencia, haga clic en Sí.
    5. Examine el directorio y seleccione el nombre que dio a la base de datos de entrada de correo, por ejemplo, Agenda del equipo de ventas/Renovaciones.
    6. Pulse Aceptar dos veces.
  4. Autorice a los miembros del equipo para que accedan a la agenda del equipo:
    1. En el archivo de correo del calendario del equipo, haga clic en Más > Preferencias.
    2. Haga clic en la ficha Acceso y delegación.
    3. Haga clic en Delegar acceso a estas personas y añada los nombres de personas o grupos para darles acceso. Agenda, Tareas y Contactos
    4. Para acceder, seleccione Leer, crear, editar y suprimir.
  5. Permita que el archivo de correo de la agenda del equipo sea una agenda compartida:
    1. Añada el parámetro $CSEnableSharedCal=1 al archivo "notes.ini" en su cliente de Notes.
    2. Abra el archivo de correo de la agenda del equipo.
    3. Haga clic en Más > Preferencias.
    4. Haga clic en la ficha Agenda compartida. (El parámetro $CSEnableSharedCal=1 activa esta ficha).
    5. Seleccione Esta aplicación es una agenda compartida y haga clic en Aceptar.
  6. Autorice a los miembros del equipo para que accedan a la agenda:
    1. Haga clic en Más > Preferencias.
    2. Haga clic en Acceso y delegación.
    3. Conceda el nivel de acceso deseado a miembros del equipo uno por uno o en grupo.
  7. Opcional: Pida a los miembros del equipo que lleven a cabo los pasos siguientes para añadir la agenda del equipo a sus agendas personales de forma que puedan ver ambas de una sola ubicación:
    1. Abra la agenda personal.
    2. En el panel inferior izquierdo, seleccione Mostrar calendarios > Añadir calendario.
    3. En el campo Añadir, seleccione Agenda de usuario de Notes.
    4. En el campo Nombre de usuario escriba el nombre de la agenda del equipo, por ejemplo, Agenda del equipo de ventas/Renovaciones.
  8. Opcional: Configure la base de datos para que abra la agenda de forma predeterminada:
    1. Haga clic en Archivo > Aplicación > Propiedades.
    2. Haga clic en la ficha Iniciar (la quinta).
    3. En el campo Nombre, seleccione CalendarFS.