删除非活动文档

定期地将非活动文档从数据库中删除，能节省磁盘空间，使用户更易找到信息并改善数据库的性能。

关于此任务

表 1. 对删除方法进行比较
删除方法	是否有多个删除标准？	是否有归档能力？	是否保留删除存根？
创建归档策略设置文档	是	是	是
使用“数据库属性”框中的文档归档工具	是	是	是
使用“删除最近 x 天未修改的文档”复制设置来限制副本内容	否	否	否
使用代理删除和归档文档	是	是	是

注：删除存根是被删除文档保留的标记，用于删除数据库其他副本中的这些文档。

有关文档归档工具的信息，请参阅 HCL Notes® 帮助中的指定运行归档和存储归档的计算机主题。

除了这些方法外，也可以创建删除文档的 API 程序。

如果有可用磁盘空间并希望用户能访问被删除的文档，请在删除这些文档之前对其进行归档。归档时，请遵循以下原则：

根据数据库的类型确定归档频率。例如，您可以对不常访问的数据库（如公司策略数据库）每三个月归档一次。对使用频繁的跟踪数据库（如客户呼叫跟踪数据库）每月或每周归档一次。
通知用户计划对数据库归档。
在活动数据库的“关于此数据库”文档中，公布归档日程安排和归档数据库的位置。
在不使用数据库且服务器通信量低时，对数据库进行归档，例如，在星期日晚上。
在归档完成且从活动数据库删除文档后，压缩活动数据库。
如果数据库有副本，应在数据库使用率低时复制活动数据库，这样可以减少用户中断。
限制访问归档数据库。在数据库 ACL 中仅为一个或两个用户以及复制服务器分配“管理者”访问级别，而为其他任何人分配“读者”访问级别。这样可确保只有在进行归档时，视图索引和全文搜索索引才会更新。

使用归档数据库能确保用户可以继续访问归档数据。使用以下任意方法可以快捷、方便地访问归档数据库：

注：请不要定制由文档归档工具使用的归档数据库。

删除不必要的字段
删除不必要的字段可使文档更小，并使视图更小且访问速度更快。例如，尽管归档数据库可能包含客户姓名、电话号码、地址和传真号码字段，但归档数据库可能只需要客户姓名。
仅使用少数视图并创建全文索引
仅使用少数视图时，视图索引的总大小保持为最小，从而可以改善视图性能。提供全文索引可使用户能够容易地检索信息。
在活动数据库中创建按钮或代理
按钮和代理可使用户在需要时快速打开归档数据库。

要分析数据库中的统计信息，可以在数据库的归档拷贝中创建用于生成统计信息的视图。例如，在“呼叫跟踪”数据库的归档拷贝中创建一个视图，该视图可以生成特定类别的呼叫记录总计和所有呼叫记录的总计。归档数据库包含的数据时间范围通常较长，因此对于进行统计信息分析很理想。