创建归档策略设置文档

要设置邮件文件归档，应使用“归档策略设置”文档和“归档条件设置”文档。“归档策略设置”文档允许指定归档策略参数（或不指定参数），还允许指定 HCL Notes®用户是否可以归档邮件数据库，以及他们是否可以设置或修改归档设置。“归档策略设置”文档可以使用一个或多个“归档条件设置”文档。

开始之前

确保您对 Domino® 目录具有至少“编辑者”访问权和以下某个角色：
  • 创建设置文档的 PolicyCreator 角色
  • 修改设置文档的 PolicyModifier 角色

关于此任务

提示： 您可以通过选择禁止归档设置并将此策略应用于一组用户来禁止所有归档。如果选择禁止进行私有归档，那么用户不能修改这些设置，也不能创建私有归档设置。

如果允许归档，请使用“归档策略设置”文档来定义归档是由服务器还是用户的客户机来执行，并指定源和目标归档系统。如果归档是基于客户机的，您还可以设置归档调度。如果选择，还可更改缺省归档日志文件的名称和位置。还可以设置策略，指定让归档由用户的客户机来完成，并允许客户定义调度和归档条件。

此处提供的信息适用于 Notes 客户机。有关使用 HCL iNotes®的策略来设置归档的信息，请参阅相关信息中的 HCL iNotes® 管理产品文档。

过程

  1. 在 HCL Domino®Administrator 中，单击个人和组选项卡，然后打开设置视图。
  2. 单击添加设置，然后选择归档。
  3. 在基本选项卡中，填写下列字段：
    • 名称 - 输入用于标识用户或设置自身的名称。
    • 描述 -- 输入设置的描述。
  4. 可选： 在归档选项下，如果要禁止归档，请选择以下某个选项。缺省值为允许同时使用两个选项。
    • 禁止归档 - 禁止所有归档。这将显示允许日历清除复选框。缺省情况下此复选框已选中，但是如果选择禁止用户执行日历清除功能，那么可以取消选中此复选框。保存该文档。
    • 禁止私有归档条件 - 禁止 Notes® 用户创建私有归档设置或修改此设置文档中定义的归档设置。
  5. 在归档执行位置下，选择以下某个选项：
    • 用户的本地工作站 - 使用 Notes® 客户机工作站执行归档进程（缺省值）。
    • 服务器 - 使用服务器执行归档进程。如果选择此选项，那么必须创建一个程序文档来运行压缩任务。
  6. 在归档源数据库位于下，指定将归档的邮件文件所在的服务器。选择以下某个选项：
    • 本地 - 将对用户工作站上的邮件文件本地副本执行任何调度的归档功能。
    • 特定服务器 - 如果邮件文件所在的服务器并不是用户指定的邮件服务器，请选择此选项。指定服务器的名称。将对指定服务器上的邮件文件副本执行任何调度的归档功能。
    • 邮件服务器 - 如果邮件文件位于用户的“位置”文档中指定的邮件服务器上（缺省值），请选择此选项。将对“位置”文档中指定的用户的邮件服务器上邮件文件副本执行任何调度匠归档功能。
    注： 此设置仅适用于调度的复制。如果用户的邮件文件具有多个副本，那么仅在此处指定的副本中才能使用任何调度的复制功能。如果归档配置为由客户机执行，那么此设置不影响用户启动归档的能力。
  7. 在目标数据库位于下，指定归档数据库和归档日志将位于的服务器或工作站。如果用户可以启动归档功能，即归档配置为在 Notes® 客户机上执行，那么必须在目标服务器上授予用户创建访问权，用户才能创建归档数据库。选择以下某个选项：
    • 本地 - 在用户的工作站上创建邮件归档数据库（仅适用于基于客户机的归档）。
    • 特定服务器 - 在除邮件服务器以外的服务器上创建邮件归档数据库。然后，指定服务器的名称。
    • 邮件服务器 - 在用户指定的邮件服务器上创建邮件归档数据库。
  8. 在选择条件选项卡上，执行以下一个或多个操作：
    • 单击新建条件创建新的“归档条件设置”文档。然后，单击添加条件，并选择新定义的条件文档。有关在新文档中指定条件详细信息的指示信息，请参阅相关主题。
    • 单击添加条件，然后选择要添加到归档设置的一个或多个“归档条件设置”文档。
    • 单击除去条件，然后选择要从归档设置中除去的一个或多个“归档条件设置”文档。
  9. 单击日志记录选项卡。在归档日志记录下，启用将所有归档活动记录到日志数据库字段以将归档活动记录到日志数据库（缺省值）。
  10. 可选： 如果要更改日志目录的位置和日志文件名，请更改以下任意字段。
    表 1. 用于指定日志目录和文件名的字段

    字段

    操作

    日志目录

    缺省值为 archive。如果希望更改，请输入新的名称。

    日志前缀

    缺省值为字母 l，后面是下划线 (_)。如果希望更改，请输入新的前缀。

    日志后缀

    缺省值为.NSF. 输入要使用的任何其他后缀。

    从原文件名中提取的字符数

    缺省值为 50。要更改此项，请输入在创建归档日志名称时要从用户邮件文件名中取用的字符数。
  11. 在包含已归档文档的文档链接字段中，执行以下某个操作：
    • 启用此字段可在日志中包含已归档文档的链接（缺省值）。如果包含链接，用户可从日志数据库内打开已归档文档。
    • 禁用此字段不会在日志中包含已归档文档的链接。如果不包含链接，用户必须打开归档数据库才能查看已归档文档。
  12. 在调度选项卡上，针对指定基于客户机的调度归档字段，选择以下某个选项：
    • 启用此字段可针对基于客户机的归档设置调度，然后通过完成步骤 13 来指定调度。
    • 禁用此字段可继续执行步骤 14。归档调度都不是为用户设置的，然而，用户仍然可以设置他们自己的归档调度。
  13. 可选： 如果启用了指定基于客户机的调度归档，请填写以下一个或多个字段。
    表 2. 用于定义最终用户归档调度的字段

    字段

    操作

    允许用户修改调度

    用户修改缺省调度以设置自己的调度。

    频率

    选择以下某个选项：

    • 每日 - 然后选择要进行归档的具体时间。
    • 每周 -（缺省值）然后选择要进行归档的星期。

    运行时间

    指定时间。缺省为 12:00 AM。

    注： Notes® 客户机必须在运行才能执行预定的归档。

    每周于

    在设置每周时，指定星期。缺省值为星期二。
  14. 另外在调度选项卡的位置下，指定归档的源位置。例如，如果要使用基于客户机的归档，您可能希望只从用户的办公工作站进行归档，而不是从孤岛或在用户拨入时进行归档。选择以下某个选项：
    • 任意位置 - 从任意位置归档。
    • 特定位置 - 然后指定一个或多个位置。
  15. 在高级选项卡上，填写以下字段：
    表 3. “高级”选项卡字段

    字段

    操作

    仅当条件能删除所有响应时，才可删除文档

    请执行以下操作之一：

    • 启用（缺省值），以确保仅当某个文档的响应文档符合归档条件并且也可删除时，才能删除该文档。使用此选项可防止在分层视图中出现孤立的文档。
    • 禁用此字段可删除文档而不事先检查响应文档。
    注： 此设置不适用于“日历和日程安排”文档，因为始终会启用这些文档以防止意外“孤立”。

    最大文档保留选择是：

    为所有用户指定其适用策略，删除和归档的最大文档保留期的天数，月数或年数。如果启用私有归档，而且最大保留设置有效，用户不能将条件定义的范围比最大保留设置大。

    例如，假设最大文档保留设置为两年。用户可以定义选择文档创建，修改，访问或到期的条件最长为 24 个月。如果用户尝试保存范围大于 24 个月（两年）的条件，将生成错误。

    使用客户生成的到期字段：

    单击让管理员为归档文件到期日期定义他们自己的字段名称。

    客户生成的到期字段的名称：

    为已归档文件的到期日期指定一个字段名称。基于到期日期选择文档的任何归档条件现在使用此处指定的字段名称。
  16. 保存该文档。