Création d'un document de paramètres de critères d'archivage

Utilisez un document de paramètres de critères d'archivage pour définir un ensemble de critères à utiliser par un document de paramètres de politique d'archivage lors de l'archivage de documents courrier d'un utilisateur HCL Notes®.

Avant de commencer

Vérifiez que vous avez au moins un accès Editeur dans l'annuaire Domino® et que vous bénéficiez d'un des rôles suivants :

Rôle PolicyCreator qui permet de créer un document de paramètres.
Rôle PolicyModifier, pour modifier un document de paramètres

Procédure

Dans HCL Domino® Administrator, cliquez sur l'onglet Personnes et groupes, puis ouvrez la vue Paramètres.
Effectuez l'une des tâches suivantes :
- Sélectionnez le document de paramètres de politique d'archivage pour lequel vous souhaitez créer des paramètres de critères d'archivage, puis cliquez sur Editer paramètres.
- Cliquez sur Ajouter paramètres, puis sélectionnez Archivage pour créer un nouveau document de paramètres de critères d'archivage.
Cliquez sur l'onglet Critères de sélection, puis sur Nouveaux critères.

Indiquez les informations ci-après dans l'onglet Général.

Tableau 1. Champs de l'onglet Général
Champ	Action
Nom	Entrez un nom permettant d'identifier les critères d'archivage. Lorsque vous ajoutez des critères à un document de paramètres de politique d'archivage, ce nom est celui qui apparaît dans la zone de sélection. Ce nom apparaît également dans le dossier courrier de l'utilisateur sous Actions > Archiver.
Description	Entrez une description des critères.
Activer les critères d'archivage	Effectuez l'une des opérations suivantes : Activez la case à cocher pour utiliser ces critères d'archivage. Désactivez cette case à cocher si vous créez des critères d'archivage pour une utilisation ultérieure.

Pour Comment les documents doivent-ils être archivés ?, choisissez l'une des options suivantes :
- Copier les anciens documents dans la base d'archives, puis nettoyer la base -- Pour archiver (copier) des documents dans la base d'archives, puis nettoyer (supprimer ou réduire ces documents) dans la base courrier de l'utilisateur.
- Nettoyer la base sans archivage -- Pour supprimer des documents dans la base courrier de l'utilisateur sans les copier dans une base d'archives. Utilisez ce paramètre pour appliquer des politiques de rétention de document qui effacent tous les documents après une date spécifiée.
Si vous choisissez de copier les anciens documents pour Comment les documents doivent-ils être nettoyés ?, choisissez l'une des options suivantes :
- Supprimer les anciens documents de la base : Pour supprimer les copies des documents archivés qui restent dans la base courrier de l'utilisateur.
- Réduire la taille des documents dans la base : Pour tronquer les copies des documents archivés qui restent dans la base courrier de l'utilisateur. Choisissez ensuite l'une des options suivantes :
Sous Quels documents doivent être nettoyés ?, spécifiez les critères qui déterminent les documents candidats à l'archivage. Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Plus ancien que -- Pour spécifier la date de création du document des paramètres de critères d'archivage comme date de début de la période de conservation du document. Les documents créés avant cette date sont considérés comme des candidats à l'archivage.
- Non accédé pendant plus de : pour spécifier les documents n'ayant pas été ouverts dans la limite de temps spécifiée. N'utilisez cette option que si la propriété Gérer la propriété LastAccessed est définie. Si cette propriété n'est pas définie, le critère ne trouvera aucun document à archiver. Spécifiez une période de temps.
- Non modifié pendant plus de -- Pour spécifier des documents qui n'ont pas été modifiés dans la limite de temps indiquée (valeur par défaut). Spécifiez ensuite une période de temps. Il s'agit du paramètre recommandé.
- Avec date d'expiration plus ancienne que -- Pour spécifier des documents signalés comme ayant expiré. Un document est considéré comme candidat à l'archivage si sa date d'expiration est antérieure à la date spécifiée.
Facultatif : Si vous utilisez un modèle de courrier personnalisé, renseignez les champs suivants :
- Modifier le serveur de modèle -- Sélectionnez le nom du serveur sur lequel le modèle de courrier est enregistré.
- Choisir modèle -- Sélectionnez le nom du modèle de courrier personnalisé.
Sélectionnez Dans les vues ou les dossiers pour nettoyer tous les documents dans les vues et les dossiers choisis en fonction des critères que vous avez définis au cours des étapes 5 à 8.

Facultatif : Cliquez sur l'onglet Destination et modifiez l'un ou plusieurs des champs suivants si vous souhaitez changer l'emplacement de la base d'archivage.

Tableau 2. Champs de l'onglet Destination
Champ	Action
Archiver répertoire	Le nom par défaut est archive. Entrez un nouveau nom si vous souhaitez le modifier.
Préfixe d'archives	Par défaut, il s'agit de la lettre a, suivie d'un tiret de soulignement (_). Entrez un nouveau préfixe si vous souhaitez le modifier.
Suffixe d'archives	Le paramètre par défaut est .NSF. Entrez un suffixe différent pour le nom de la base d'archivage (si vous souhaitez utiliser un suffixe autre que NSF).
Nombre de caractères du nom de fichier d'origine	La valeur par défaut est 50. Pour le modifier, entrez le nombre de caractères du nom du fichier courrier de l'utilisateur que vous souhaitez utiliser pour créer le nom de la base d'archivage.

Remarque : Cliquez sur le lien Prévisualiser un exemple pour voir le résultat des options que vous avez choisies avant d'enregistrer les paramètres de critères d'archivage.

Enregistrez le document.