人々がいつ会議に参加できるかを確認するにはどうすればよいですか?

会議をスケジュールするときに、招待者がいつ参加できるかを確認できます。

このタスクについて

招待者の空き時間は、自由時間のスケジュールとカレンダーのエントリに基づいて決定されます。

手順

  1. 会議やイベントの発表をスケジュールするときに、招待者を追加し、部屋やリソースを予約します。
  2. 招待状の下部近くにある「利用可能な時間を検索」タブをクリックします。
  3. 次のいずれかを実行します。
    • [詳細]をクリックし、タイム バーを時刻までドラッグします。タイム バーが緑色の場合、強調表示されている時間中はすべての招待者が参加可能です。タイム バーがピンク色の場合、強調表示された時間中にすべての招待者が参加できるわけではありません。タイム バーが灰色の場合、誰もが利用できる空き時間情報はありません。 (自由時間が利用できない、または制限されている招待者は、スケジュールされている会議に参加できる人を計算する際に参加可能とみなされます。)
    • または、 [概要]をクリックして、スケジューラに会議時間を提案させます。

全員が揃う時間がない場合

招待者、招待者のグループ、またはルームやリソースを除外して、ほとんどの参加者が利用可能な時間を見つけることができます。[概要]を使用すると、少なくとも 75%、50%、または必要な出席者全員が出席できるかどうかを確認できます。

手順

  • 招待者、グループ、ルーム、またはリソースを除外するには、その招待者、グループ、ルーム、またはリソースの横にあるチェック ボックスをオフにします。たとえば、オプションの招待者をすべて除外するには、 [オプション]の横にあるチェック ボックスをオフにします。
  • 招待者の一部がいつ出席できるかを確認するには、 [概要]をクリックし、 [必要な全員が参加できるかどうかを確認する]をクリックして、オプションを選択します。