如何使用外发邮箱？

脱机处理大多数应用程序仅仅意味着创建和使用本地副本。脱机处理邮件时，HCL Notes® 还可将外发邮件临时存储在单独的本地外发邮件文件中，以备连接到邮件服务器并进行复制时批量发送。

Notes® 只要您在当前位置文档中指定了使用本地邮件， 就会使用此外发邮箱。您第一次切换到任何非“联机”位置时，Notes® 会自动为该位置创建外发邮箱文件（用于 Notes® 邮件的 MAIL.BOX 或用于因特网邮件的 SMTP.BOX）。该邮箱文件会在本地数据目录中创建，名为“外发邮件”。在“复制”页面上，它拥有一个书签和一个条目（Send outgoing mail或Send outgoing Internet mail）。如下所述，在缺省情况下，非“联机”位置也会预先指定使用本地邮件。

要发送外发邮件，必须先用邮件应用程序进行复制。然后，假设您已连接某个服务器，该邮件已发送且 MAIL.BOX 或 SMTP.BOX 为空。

“外发邮件”文件仅用于临时存储；不要尝试在其中读取、创建或存档邮件。但是，在您尚未进行复制并且想取消发送邮件时，可从中删除邮件。有关 Notes® 如何管理文件中的保留邮件和死信或如何释放邮件的更多信息，请单击“外发邮件”文件的视图操作栏中的“帮助”图标以阅读其帮助信息。

缺省情况下，在“家庭”、“旅行”和“脱机”位置设置为使用本地邮件。如果要在“联机”或其他 LAN 位置使用本地邮件，那么必须在该位置文档的“邮件”选项卡中指定它。

设置本地使用的邮件

  1. （可选）切换到您希望脱机工作的位置。
  2. 在菜单中，单击文件 > 位置 > 管理位置。
  3. 单击您的当前位置，然后单击编辑。
  4. 单击邮件选项卡。
  5. 在邮件文件位置字段中选择本地。
  6. 单击确定。

在 Notes® 发送外发邮件之前将其删除

  1. 显示工作空间并双击其图标，打开“外发邮件”应用程序。
  2. 如果有多个邮件处于待发状态而不确定要删除的邮件，请右键单击（Macintosh 用户，请使用 Ctrl+单击）任一邮件，单击文件 > 应用程序 > 属性，单击“设计”选项卡，然后选择列表中的主题字段以查看邮件主题的文本，或选择正文字段以查看内容。重复该操作，直到找出并选择要删除的邮件。
  3. 单击操作 > 删除邮件。
  4. 单击视图 > 刷新并单击确定。
  5. （可选）要编辑邮件以重新发送，请单击导航窗格中的发件箱视图，找到该邮件，进行更正并重新发送。

脱机工作时指定邮件收件人

在脱机工作情况下指定邮件收件人时，除非您有“移动目录编目”（见下文），否则 Notes® 会在“联系人”应用程序中查找收件人。如果在该处未找到收件人，那么 Notes® 会假定在复制期间发送邮件时服务器会在其“Domino® 目录”中查找收件人。如果服务器没能找到收件人，那么它会将一个未邮递报告发送到服务器上的邮件文件中，以通知您该邮件未被接收。

您可能要到下次复制邮件时才能看到此报告，所以请确保输入的收件人已列在“联系人”应用程序中或服务器的 HCL Domino® 目录中。

脱机工作时使用基于服务器的邮件功能

如果您的组织提供了“移动目录编目”(DIRCAT5.NSF)，那么在处理本地邮件副本时可将邮件消息加密，并对组织中的地址使用预先输入功能。也可使用该目录搜索地址并将邮件发送给公共组。

有关搜索地址的详细信息，请参阅查找联系人或因特网电子邮件地址。

要查看管理员是否已为您设置了移动目录编目，请在脱机工作时执行下列操作：

  1. 打开邮件并创建新的邮件。
  2. 单击收件人。
  3. 下拉目录旁边的列表并查看“移动目录编目”是否已列出。
  4. 请执行下列其中一项操作：
    • 如果已列出该目录，请选择它。
    • 如果未列出该目录，请向管理员咨询您的组织是否提供“移动目录编目”或者它是否使用其他名称。