创建归档策略设置文档

要设置邮件文件归档，您可以使用归档策略设置文档和归档标准设置文档。归档策略设置文档允许您指定归档策略参数（或不指定参数），以及指定HCL Notes ®用户是否可以归档邮件数据库，以及他们是否可以设置或修改归档设置。归档策略设置文档可以使用一个或多个归档标准设置文档。

在你开始之前

确保您至少具有Domino ®目录的编辑者访问权限以及以下角色之一：
  • 用于创建设置文档的 PolicyCreator 角色
  • 用于修改设置文档的 PolicyModifier 角色

关于这个任务

提示：您可以通过选择“禁止归档”设置并将该策略应用于一组用户来禁止所有归档。如果您选择阻止私人存档，用户将无法更改这些设置或创建私人存档设置。

如果允许归档，请使用归档策略设置文档来定义归档是由服务器执行还是由用户客户端执行，并指定源归档系统和目标归档系统。如果存档是基于客户端的，您还可以设置存档计划。如果您选择，可以更改默认存档日志文件的名称和位置。您还可以设置策略，指定归档由用户的客户端完成，并允许用户定义计划和归档标准。

此处提供的信息适用于 Notes 客户端。有关使用HCL iNotes ®策略设置归档的信息，请参阅相关信息中的HCL iNotes ®管理产品文档。

程序

  1. 在HCL Domino ® Administrator 中，单击“人员和组”选项卡，然后打开“设置”视图。
  2. 单击“添加设置” ，然后选择“存档” 。
  3. 在“基本信息”选项卡上，填写以下字段：
    • 名称- 输入标识用户或设置本身的名称。
    • 描述- 输入设置的描述。
  4. 可选：在“存档选项”下，如果您想要禁止存档，请选择以下选项之一。默认情况下两者都允许。
    • 禁止归档——禁止所有归档。将显示允许日历清理复选框。默认情况下会选择此选项，但如果您选择阻止用户执行日历清理功能，则可以取消选择。保存文档。
    • 禁止私人归档标准— 禁止Notes ®用户创建私人归档设置或修改此设置文档中定义的归档设置。
  5. 在归档将执行于 下，选择一项：
    • 用户的本地工作站——使用Notes ®客户端工作站来执行归档过程（默认）。
    • 服务器——使用服务器来执行归档过程。如果选择此选项，则必须创建程序文档来运行压缩任务。
  6. 在“归档源数据库位于”下，指定要归档的邮件文件所在的服务器。选一个：
    • 本地——任何计划的归档功能都是针对用户工作站上邮件文件的本地副本执行的。
    • 特定服务器- 如果邮件文件位于用户指定的邮件服务器之外的服务器上，请选择此选项。指定服务器的名称。任何计划的归档功能都将针对指定服务器上的邮件文件副本执行。
    • 邮件服务器- 如果邮件文件位于用户位置文档中指定的邮件服务器上（默认），请选择此选项。任何计划的归档功能都将针对位置文档中指定的用户邮件服务器上的邮件文件副本执行。
    注意：此设置仅适用于计划复制。如果用户拥有其邮件文件的多个副本，则任何计划的复制功能仅发生在此处指定的副本中。当归档配置为由客户端执行时，此设置不会影响用户启动归档的能力。
  7. 在“目标数据库位于”下，指定存档数据库和存档日志将驻留在其上的服务器或工作站。如果用户能够启动归档功能，即将归档配置为在Notes ®客户端上执行，则必须授予用户在目标服务器上的创建访问权限以创建归档数据库。选一个：
    • 本地- 在用户工作站上创建邮件存档数据库（仅适用于基于客户端的存档）。
    • 特定服务器——在邮件服务器以外的服务器上创建邮件存档数据库。然后指定服务器的名称。
    • 邮件服务器——在用户指定的邮件服务器上创建邮件存档数据库。
  8. 在“选择标准”选项卡上，执行以下一项或多项操作：
    • 单击“新建标准”创建新的“存档标准设置”文档。然后，单击“添加条件”并选择新定义的条件文档。有关在新文档中指定条件详细信息的说明，请参阅相关主题。
    • 单击“添加条件” ，然后选择一个或多个存档条件设置文档以添加到您的存档设置中。
    • 单击“删除条件” ，然后选择一个或多个要从存档设置中删除的“存档条件设置”文档。
  9. 单击“日志记录”选项卡。在归档日志记录下，启用字段将所有归档活动记录到日志数据库中以将归档活动记录到日志数据库中（默认设置）。
  10. 可选：如果您想要更改日志目录的位置和日志文件名，请更改这些字段中的任意一个。
    表1 .用于指定日志目录和文件名的字段

    场地

    行动

    日志目录

    默认为存档。如果要更改，请输入新名称。

    日志前缀

    默认值是字母 l，后跟下划线 (_)。如果要更改，请输入新的前缀。

    日志后缀

    默认为 .NSF。输入您想要使用的任何其他后缀。

    原始文件名的字符数

    默认值为 50。要更改此设置，请输入要使用用户邮件文件名中的字符数来创建存档日志名称。
  11. 在字段包括已归档文档的文档链接中，执行以下操作：
    • 启用此字段以包含指向日志中存档文档的链接（默认）。如果包含链接，用户可以从日志数据库中打开存档文档。
    • 禁用该字段以排除日志中已存档文档的链接。如果排除链接，用户必须打开存档数据库才能查看存档文档。
  12. 在“计划”选项卡上，对于“指定基于客户端的计划存档”字段，选择一个：
    • 启用此字段可为基于客户端的归档设置计划，然后通过完成步骤 13 指定计划。
    • 禁用该字段并继续执行步骤 14。没有为用户设置归档时间表；但是，用户仍然可以设置自己的归档计划。
  13. 可选：如果您启用了“指定基于客户端的计划归档” ，请填写一个或多个这些字段。
    表2 .用于为最终用户定义存档计划的字段

    场地

    行动

    允许用户修改时间表

    用户修改默认计划以设置自己的计划。

    频率

    选一个：

    • 每日– 然后选择一周中的哪几天进行存档。
    • 每周–（默认），然后选择一周中的哪一天进行存档。

    运行于

    指定时间。默认时间为中午 12:00。

    注意： Notes ®客户端必须正在运行才能进行计划归档。

    每周于

    设置“每周”时，请指定日期。默认为星期二。
  14. 另外，在“计划”选项卡上的“位置”下，指定归档的位置。例如，如果您使用基于客户端的归档，您可能只想从用户的办公室工作站进行归档，而不是从孤岛或用户已拨入的情况进行归档。选一个：
    • 任何位置——从任何位置存档。
    • 具体位置——然后指定一个或多个位置。
  15. 在“高级”选项卡上，填写以下字段：
    表3 .高级选项卡字段

    场地

    行动

    仅当条件可以删除所有响应时才删除文档

    执行以下操作之一：

    • 启用（默认）以确保仅当文档的响应文档满足归档标准并且也可以删除时才删除该文档。使用此选项可以防止分层视图中出现孤立文档。
    • 禁用该字段可在不事先检查响应文档的情况下删除文档。
    注意：此设置不适用于始终启用以防止意外“孤立”的日历和计划文档。

    最大文档保留选择为：

    为策略适用的所有用户指定构成删除和归档文档的最长保留期限的天数、月数或年数。如果启用私人存档，并且最大保留设置有效，则用户无法定义范围大于最大保留设置的条件。

    例如，假设最长保留期设置为两年。用户可以定义选择创建、修改、访问或过期最多 24 个月的文档的标准。如果用户尝试保存范围超过 24 个月（两年）的条件，则会生成错误。

    使用客户生成的到期字段：

    单击以使管理员能够为存档文档到期日期定义自己的字段名称。

    客户生成的到期字段名称：

    指定存档文档的到期日期的字段名称。现在，任何根据到期日期选择文档的归档标准都使用此处指定的字段名称。
  16. 保存文档。