Configuration et utilisation de clauses de non-responsabilité de message
Les clauses de non-responsabilité de message sont des avis (généralement, sous forme de blocs de texte courts), qui sont ajoutés aux messages électroniques. Les organisations ont souvent recours à de telles clauses pour protéger leurs intérêts légaux. Par exemple, vous pouvez utiliser des clauses de non-responsabilité de message pour limiter l'engagement de l'organisation dans les responsabilités d'autrui, c'est-à-dire limiter sa responsabilité face aux actions des ses employés. Ce type de clause de non-responsabilité informe le destinataire du message que l'organisation n'est pas responsable des propos de l'auteur du message.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Un autre type de clause de non-responsabilité de message apparaît sous la forme d'un avertissement indiquant que le message peut ne pas concerner les personnes l'ayant reçu et peut contenir des informations confidentielles. La clause de non-responsabilité invite le "destinataire indésirable" à se débarrasser du message sans partager son contenu avec autrui.
Vous pouvez activer ou désactiver l'utilisation des clauses de non-responsabilité de message sur le serveur Domino®, le client Notes®, ou les deux.
Pour configurer et activer des clauses de non-responsabilité de message sur le client Notes®, vous devez créer un document de politique ou utiliser un document de politique existant, ainsi qu'un document de paramètre de politique pour la messagerie, et activer les clauses de non-responsabilité des messages. Renseignez les champs du document de paramètres de politique de messagerie, y compris ceux de l'onglet Clauses de non-responsabilité de message. Les clauses de non-responsabilité de message sont activées sur le client Notes® lorsque vous choisissez l'option Activé dans le champ Le client Notes peut ajouter des clauses de non-responsabilité. Le texte des clauses de non-responsabilité de message ajouté aux messages électroniques provient du texte que vous entrez dans le champ Texte de la clause de non-responsabilité. Les clauses de non-responsabilité sont insérées dans les fichiers courrier de chaque utilisateur auquel la politique s'applique. La clause de non-responsabilité est mémorisée dans l'annuaire Domino®.
Pour configurer et activer des clauses de non-responsabilité de message sur le client Domino®, vous devez créer un document de politique ou utiliser un document de politique existant, ainsi qu'un document de paramètre de politique pour la messagerie, et activer les clauses de non-responsabilité des messages. Le texte de la clause de non-responsabilité de message que vous entrez dans le champ Texte de la clause de non-responsabilité du document de paramètres de politique de messagerie correspond à la clause de non-responsabilité ajoutée à vos messages électroniques. Vous devez activer et désactiver les clauses de non-responsabilité de message du serveur à l'aide du document Paramètres de configuration de ce dernier (). Lorsque les clauses de non-responsabilité sont activées sur le serveur, tous les messages envoyés depuis ce dernier font l'objet d'un déni de responsabilité, quelle que soit la source du message.
Le processus d'administration applique le document de paramètres de politique de messagerie aux fichiers courrier de tous les utilisateurs sur un serveur donné et utilise pour cela le nom hiérarchique du propriétaire du fichier courrier pour déterminer le document de politique correspondant. Par défaut, le processus d'administration s'exécute toutes les six heures ; les modifications apportées ne prennent donc effet que lors de l'exécution suivante du processus. Vous pouvez demander au processus d'administration de traiter de nouvelles informations dans le document de paramètres de politique de messagerie en utilisant la commande suivante de la console serveur :
tell adminp process mailpolicy
Les clauses de non-responsabilité ne sont pas ajoutées aux messages SMTP entrants ; elles sont uniquement ajoutées aux messages SMTP sortants.
Vous devez tenir compte des informations suivantes pour l'activation et la désactivation des clauses de non-responsabilité :
- Si vous activez les clauses de non-responsabilité pour le client et le serveur, vous pouvez les ajouter aux messages électroniques par le biais du serveur ou du client. Le serveur est à même de déterminer si une clause de non-responsabilité a été ajoutée par le client Notes®. Pour des raisons de performances, le client ajoute généralement la clause de non-responsabilité si vous avez activé les clauses de non-responsabilité à la fois sur le client et le serveur.
- Si vous activez les clauses de non-responsabilité sur le serveur mais les désactivez sur le client, les clauses de non-responsabilité de message peuvent être ajoutées uniquement aux messages électroniques à partir du serveur.
- A l'inverse, si vous les désactivez sur le serveur, mais les activez sur le client, vous pouvez uniquement les ajouter depuis le client Notes®.
- Enfin, si vous les désactivez sur le serveur et sur le client, vous ne pouvez les ajouter à aucun message électronique.
Vous pouvez créer une clause de non-responsabilité et l'appliquer à tous les messages envoyés depuis une organisation ou un subordonné, créer plusieurs clauses de non-responsabilité pour une combinaison de messages, ou bien créer différentes clauses de non-responsabilité pour des expéditeurs spécifiques. Pour associer une clause de non-responsabilité à un expéditeur individuel, définissez, à l'aide du document de politique, une politique explicite applicable à des individus ou des groupes spécifiques. Vous devez également utiliser des politiques pour associer plusieurs clauses de non-responsabilité avec des combinaisons de messages électroniques. Par exemple, utilisez des politiques d'organisation pour créer une clause de non-responsabilité pour l'organisation Ventes, une autre clause pour le service Comptabilité, et ainsi de suite.
Si vous appliquez plusieurs clauses de non-responsabilité à un expéditeur donné, choisissez les clauses de non-responsabilité appropriées par une approche hiérarchique dotée d'une clause de non-responsabilité par défaut applicable quand aucune autre clause ne s'applique à l'expéditeur. Les politiques s'inscrivent dans un classement hiérarchique qui va de la politique la plus spécifique à la politique la moins spécifique. Par exemple, la politique la plus spécifique à un individu est une politique explicite qui s'applique directement à la personne concernée. La politique la plus spécifique suivante peut désigner une politique d'organisation définie pour tous les membres de l'organisation à laquelle appartient cette personne. Dans ce cas et dans le cadre d'un modèle hiérarchique, c'est la politique explicite qui est alors employée. Pour vous assurer que tout le courrier Internet se voit attribuer une clause de non-responsabilité, vous pouvez également créer une clause de non-responsabilité à utiliser si aucune autre clause de non-responsabilité ne s'applique au message électronique de l'expéditeur.
Utilisez le document de paramètres de politique de messagerie pour vous assurer que la clause de non-responsabilité appropriée pour un expéditeur est à la disposition du routeur de courrier sur le serveur et est déployée sur le client de messagerie Notes®.
Utilisation de clauses de non-responsabilité de message pour des messages chiffrés et signés S/MIME
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Vous pouvez ajouter des clauses de non-responsabilité à tous les messages, y compris les messages chiffrés et signés.
La fonctionnalité Clauses de non-responsabilité de message a avant tout été conçue pour être utilisée avec des messages Internet. Bien qu'il soit possible d'ajouter des clauses de non-responsabilité à des messages chiffrés et signés S/MIME au niveau du routeur de courrier, Notes® gère mal ces deux types de messages. Lorsqu'un message signé S/MIME se voit ajouter une clause de non-responsabilité et qu'un utilisateur Notes® le reçoit, l'utilisateur peut visualiser le corps du message mais ne peut pas vérifier sa signature. Quand un utilisateur Notes® reçoit un message signé S/MIME doté d'une clause de non-responsabilité, il peut visualiser le corps du message mais ne peut pas le déchiffrer.
Chaque fois que cela est possible, faites appel au client Notes® pour ajouter des clauses de non-responsabilité, au lieu de les ajouter à partir du serveur. Les problèmes rencontrés avec les messages signés et chiffrés ne concernent pas les clauses de non-responsabilité que vous ajoutez à partir du client Notes® puisque vous ajoutez la clause de non-responsabilité avant de signer le message. De même, les problèmes que posent les jeux de caractères ne s'appliquent pas aux clauses de non-responsabilité ajoutées depuis le client Notes® puisque ce client Notes® détermine le jeu de caractères Internet employé pour les messages sortants. L'ajout de clauses de non-responsabilité au niveau du client Notes® évite d'éventuels problèmes de performances ou des "goulets d'étranglement" au niveau du routeur.
Activation de clauses de non-responsabilité de message à partir du serveur
Procédure
- Vérifiez qu'un document Paramètres de configuration est déjà défini pour le(s) serveur(s) à configurer.
- Dans Domino® Administrator, cliquez sur l'onglet Configuration et développez la section Messagerie.
- Cliquez sur Configurations.
- Sélectionnez le document des paramètres de configuration pour le ou les serveurs de messagerie que vous voulez administrer et cliquez sur Editer configuration.
- Cliquez sur l'onglet .
-
Renseignez les champs suivants, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
Tableau 1. Champs de l'onglet Clauses de non-responsabilité de message Champ Action Clauses de non-responsabilité de message Sélectionnez l'une des options suivantes : - Activé -- Autorise l'ajout de clauses de non-responsabilité de message par le serveur.
- Désactivé -- Empêche l'ajout de clauses de non-responsabilité de message à partir du serveur.
Ajouter une clause de non-responsabilité aux messages S/MIME signés ou chiffrés Sélectionnez l'une des options suivantes : - Activé -- Ajoute les clauses de non-responsabilité de message aux messages S/MIME signés ou chiffrés, ainsi qu'aux autres messages.
- Désactivé -- Empêche l'ajout des clauses de non-responsabilité de message aux messages S/MIME signés ou chiffrés.
Niveau de consignation Choisissez un niveau de consignation à appliquer lors de l'ajout des clauses de non-responsabilité de message. Le niveau de consignation détermine le volume d'informations consignées. Ce champ apparaît lorsque vous sélectionnez l'option Activé dans le champ Clauses de non-responsabilité de message.