¿Cómo puedo programar una reunión?

Puede programar reuniones desde la barra del Calendario o la bandeja de entrada del Calendario.

En la Barra de calendario, haga clic en el botón + o en una ranura vacía. En la bandeja de entrada del Calendario, haga clic en el botón Nuevo. Le aparecerá un formulario para programar una reunión nueva.

La imagen siguiente muestra una nueva reunión con las opciones básicas rellenadas.

formulario de nueva reunión

También están disponibles las características siguientes:

Buscar disponibilidad de invitados

Al programar una nueva reunión, puede encontrar la disponibilidad para los invitados requeridos (predeterminado) o para todos los invitados. Si el administrador lo habilita, haga clic en Buscar una hora y elija la franja horaria deseada.

buscar hora disponible
Nota: Si no ve la opción, significa que el administrador no la ha habilitado.

Planificación de reuniones en línea

Planificación de reuniones en línea que ha programado a través de HCL Notes® o HCL iNotes®. Las salas para las reuniones en línea se encuentran en la parte inferior del formulario. Utilice la flecha para seleccionar y mostrar detalles sobre las salas.Información sobre las reuniones en línea

Planificar un reunión periódica

Planifique una reunión para que se repita en un intervalo concreto y tenga una duración específica.Opciones de reuniones periódicas

Programar una reunión para un huso horario diferente

Puede programar una reunión en un huso horario distinto al suyo. Las reuniones se muestran en el calendario de ese huso horario. Reuniones programadas en un huso horario diferente

Personalizar la descripción de la reunión

Abra la barra de herramientas de edición para personalizar la descripción de la reunión. Cambie la fuente o la alineación del texto. Añada una tabla, enlace o imagen.Opciones de edición en el formulario de reunión

Programar un evento de todo el día

Programe un evento de todo el día. Utilice la opción Repetir reunión para extender su duración a más de un día.

Formulario de evento de todo el díaEl evento aparece en la parte superior de su calendario:Evento de todo el día en el calendario

Crear un recordatorio personal

Cree un recordatorio. Por ejemplo, para recordar rellenar las hojas de horas cada semana. Solo tiene que seleccionar una fecha de inicio y una hora.Formulario de recordatorio de calendario

Utilizar las opciones

Pulse Opciones y seleccione cualquiera de estas opciones:
Tabla 1. Opciones de reuniones
Opción Descripción
Firmar Firme digitalmente la invitación a la reunión.
Cifrar Cifre la invitación a la reunión
Marcar como privada Evite que la persona que gestiona su calendario lea el contenido de la reunión.
Solicitar respuesta Reciba un aviso por cada asistente, sala y recurso, tanto opcional como necesario, que responda.
Recepción de devolución Recibe un mensaje por cada asistente que abra la invitación.
Recordármelo Escoja cuando quiere recibir un recordatorio sobre la reunión.
Aparecer como Seleccione Ocupado para indicar a los demás que no está disponible durante la hora seleccionada. Seleccione Disponible para mostrar que está disponible.
Prioridad de la entrega Seleccione una de las opciones siguientes:
  • Alta envía la invitación inmediatamente y muestra el icono de prioridad alta junto a la invitación en cada bandeja de entrada de los destinatarios.
  • Normal envía la invitación la próxima vez que el servidor de correo envíe correo (predeterminada)
  • Baja espera hasta las horas de menor actividad para enviar la invitación (normalmente entre medianoche y las 6 de la mañana).
Informe sobre la entrega Seleccione una de las opciones siguientes:
  • Ningún informe no envía ningún informe de entrega.
  • Solo si se produce un error envía un informe cuando las invitaciones no pueden entregarse.
  • Confirmar la entrega envía informes cuando se entregan las invitaciones.
  • Rastrear la vía de acceso completa envía un informe de cada servidor a través del que se envía la invitación y un informe final que indica si la invitación se ha entregado.