Comment planifier une réunion ?

Vous pouvez planifier des réunions depuis la barre d'agenda ou la boîte de réception de l'agenda.

Depuis la barre d'agenda, cliquez sur le bouton + ou sur une tranche horaire vide de la barre d'agenda. A partir de la boîte de réception de l'agenda, cliquez sur le bouton Créer. Un formulaire de planification d'une nouvelle réunion s'affiche.

L'image suivante montre une nouvelle réunion avec des options de base remplies. Notez que, lors de la planification de l'heure, vous pouvez trouver la disponibilité pour les invités requis (par défaut) ou pour tous les invités.

formulaire de nouvelle réunion

Les fonctions suivantes sont également disponibles.

Planifier une réunion en ligne

Planifiez une réunion en ligne que vous avez configurée avec HCL Notes® ou HCL iNotes®. Vos salles de réunion en ligne s'affichent en bas du formulaire de réunion. Utilisez la flèche pour les sélectionner et pour afficher des détails sur celles-ci.
Informations sur la réunion en ligne

Planifier une répétition de la réunion

Planifiez une réunion pour qu'elle se répète à un intervalle et pour une durée donnés.
Options de répétition de réunion

Planifier la réunion pour un autre fuseau horaire

Vous pouvez planifier une réunion dans un autre fuseau horaire que le vôtre. Dans l'agenda, la réunion s'affiche dans ce fuseau horaire.
Réunion planifiée dans un autre fuseau horaire

Personnaliser la description de la réunion

Ouvrez la barre d'outils d'édition pour personnaliser la description de la réunion. Modifiez la police et l'alignement du texte. Ajoutez un tableau, un lien ou une image.
Edition d'options dans le formulaire de réunion

Planifier un événement d'une journée complète

Planifiez un événement d'une journée complète. Utilisez l'option de répétition de réunion pour l'étendre à plus d'un jour.


Formulaire d'événement d'une journée complète
L'événement s'affiche en haut de votre agenda :
Evénement d'une journée complète dans l'agenda

Créer un rappel personnel

Créez un rappel. Par exemple, rappelez-vous de compléter votre feuille de temps chaque semaine. Sélectionnez simplement une date et une heure de début.
Formulaire de rappel d'agenda

Utiliser les options

Cliquez sur Options et sélectionnez l'une des options suivantes :
Tableau 1. Options de réunion
Option Description
Signe Signez numériquement l'invitation à la réunion.
Chiffrer Chiffrez l'invitation à la réunion.
Marquer comme privé Empêchez la personne qui gère votre agenda de lire le contenu de la réunion.
Demander une réponse Recevez un avis de chaque salle, ressource et participant facultatif ou obligatoire qui répond.
Accusé de réception Recevez un message de chaque participant qui ouvre l'invitation.
Afficher un rappel Choisissez quand recevoir un rappel concernant la réunion.
Afficher en tant que Sélectionnez Occupé pour indiquer aux autres que vous êtes occupé à l'heure sélectionnée. Sélectionnez Disponible pour indiquer que vous êtes disponible.
Priorité de distribution Sélectionnez l'une des options suivantes :
  • Haute : envoie immédiatement l'invitation et affiche une icône de priorité élevée en regard de l'invitation dans la boîte de réception de chaque destinataire.
  • Normale : envoie l'invitation lors du prochain envoi de courrier par le serveur (option par défaut).
  • Basse : envoie l'invitation en dehors des heures de pointe (généralement entre minuit et 6h00).
Avis de distribution Sélectionnez l'une des options suivantes :
  • Aucun : n'envoie pas d'avis de distribution.
  • En cas d'échec : envoie un avis lorsque des invitations ne sont pas distribuées.
  • Confirmer distribution : envoie des avis lorsque les invitations sont distribuées.
  • Tracer de bout en bout : envoie un avis émanant de chacun des serveurs utilisés pour distribuer l'invitation et un avis final indiquant si l'invitation a été distribuée ou non.