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Protegendo seus dados
A segurança do HCL Notes® permite que você proteja seu espaço de trabalho e seus dados o tempo todo, para que somente você e as pessoas que você designar tenham acesso aos seus dados.
A lista de controle de acesso
Cada banco de dados inclui uma lista de controle de acesso (ACL), que o HCL Notes® usa para determinar o nível de acesso que usuários e servidores têm a um banco de dados. Os níveis atribuídos aos usuários determinam as tarefas que os usuários podem executar em um banco de dados. Os níveis atribuídos aos servidores determinam quais informações do banco de dados os servidores podem replicar.

What's new in HCL Notes 14
Learn about the many new features and enhancements in HCL Notes 14.
About HCL Notes
The following topics provide information about HCL Notes.
Elements of Notes®
The HCL Notes® user interface is comprised of views menus, toolbars, navigation panes, and a sidebar that you can use for easy access to some frequently used applications.
Using the Discover page
HCL Notes® opens to the Discover page by default, unless you set up Notes to open to an application, such as Mail or Calendar, or to a customized home page. The default Discover page is a central location from which you can find targeted Notes client information more quickly and easily, including new features in the release, introductory material for new users, and helpful hints and tips. There is also a Quick Links tab that allows you to launch your workspace, Mail, Calendar, and other Notes applications you have recently used.
Using the Notes workspace
The HCL Notes® workspace, the legacy user interface for Notes, displays pages containing Notes application icons.
Using bookmarks
Bookmarks are links that point to HCL Notes® applications, views, documents, or Internet elements, such as Web pages and news groups. Bookmark folders organize your bookmarks. They can contain bookmarks or more folders.
Notes views and folders
Views display specific documents with similar criteria. For example, your Mail has an All Documents view that displays every document contained in the mail application, and a Sent view that displays only documents that you sent.
Printing
You print a single document or multiple documents at the same time. You can also print views (lists of documents in an HCL Notes® application) and the framesets found in both Notes and the Web.
Getting Started - Advanced
The topics in this section have been written for more advanced Notes users.
Tasks
The following topics provide details for common tasks in HCL Notes.
Mail
You can send and answer email, create signatures, and customize the look of your Inbox. You can also do things, like cancel an email sent by mistake or set up out of office notifications.
Calendar
You can schedule meetings, manage your schedule, add other calendars, and more.
To Do
You can keep track of what you need to do, and assign tasks to others.
Contacts
You can save information about people, such as title, addresses, birthdays, and more. You can also do things such as create groups to use as mailing lists, or print contacts as labels.
Notes applications
An HCL Notes® application contains information about a particular area of interest, such as the forms and policy documents for a department, or it might contain documents of a similar type, such as email messages. In addition, some companies create "discussion applications," where employees can post responses to particular topics.
Blogs (web logs)
You can create your own personal Web logs (blogs) using the Notes® blog template (dominoblog.ntf). After you create a blog application, you can then open it as you would any other Notes® application (NSF) file. From your blog application, you can create and manage content and blog discussions.
Locations and accounts
This topic describes connections to servers, ways to connect to servers, and things you should know before setting up a server connection.
Automating tasks using simple agents
You can program Notes® to perform tasks automatically using agents (also known as macros). Agents can help you perform repetitive tasks, such as managing documents and sending memos.
Sharing information with other applications
You can share files and graphics between HCL Notes® and other applications using a number of different techniques.
Notes roaming user
As a Notes® roaming user, you can log in to and use Notes from any computer in your organization on which Notes is installed, and use your personal data while doing so. Your personal data includes many of your Notes preferences and personal information such as your contacts, bookmarks, notebook, feeds subscriptions, and optionally your Notes workspace. Notes widgets also participate in roaming.
Replication
You can create an offline (local) duplicate of any HCL Notes® application you use. Such a duplicate is called a replica.
Search
You can use search to find documents, text in a document, applications, and people. You can also set search preferences for type of search query syntax and scope of search.
Protegendo seus dados
A segurança do HCL Notes® permite que você proteja seu espaço de trabalho e seus dados o tempo todo, para que somente você e as pessoas que você designar tenham acesso aos seus dados.
- Seu ID de usuário do Notes e como armazená-lo
- Alterando senhas
  As senhas impedem que outras pessoas usem sua ID de usuário. Quando o administrador cria sua ID de usuário, ele decide se é necessária uma senha e que tipo de senha é necessária. Depois de acessar o HCL Notes® pela primeira vez, você deve alterar sua senha para algo que você possa lembrar, mas que seja difícil para outras pessoas adivinharem.
- Usando o login compartilhado do Notes para eliminar solicitações de senha do Notes
  O login compartilhado do Notes® (doravante login compartilhado) permite iniciar o HCL Notes e usar seu ID de usuário sem precisar fornecer uma senha do Notes. Você só precisa fazer login no Microsoft® Windows® usando sua senha do Windows. Seu administrador controla se você pode usar login compartilhado.
- Bloqueando o ID do Notes
  Bloquear seu ID do HCL Notes® evita que outras pessoas usem o Notes quando você estiver longe do computador. Bloquear seu ID limpa suas credenciais do Notes e descarta todas as conexões com os servidores do Notes. Você deve fazer login novamente para realizar qualquer nova ação usando o Notes.
- Ativando cartões inteligentes para login do Notes®
  Os cartões inteligentes se assemelham aos cartões de crédito, mas em vez de conterem uma tarja magnética, eles contêm um microprocessador e memória. Você pode usar um Smartcard com seu ID de usuário para fazer login no HCL Notes®, desde que tenha um leitor de Smartcard instalado em seu computador. Depois que seu ID de usuário estiver ativado para login com cartão inteligente, será solicitado o número de identificação pessoal (PIN) do cartão inteligente no lugar da senha do Notes.
- Solicitando um novo nome de usuário
  Se desejar solicitar um novo nome de usuário - por exemplo, se você se casou e deseja alterar seu nome - deverá entrar em contato com seu administrador.
- Seus nomes do Notes® e da Internet
  Você pode visualizar todos os nomes que o identificam no Notes®.
- Enviando e-mail para seu administrador
- Acessando servidores usando certificados
  Um certificado é um carimbo eletrônico, como um carimbo em um passaporte, que verifica para um servidor que você é quem diz ser. Os certificados são armazenados em seu ID de usuário. Quando você recebe pela primeira vez seu ID de usuário do administrador, ele contém um certificado do Notes® . Você também pode decidir usar certificados da Internet. (Você pode ver certificados da Internet sendo chamados de certificados X.509.)
- A lista de controle de acesso
  Cada banco de dados inclui uma lista de controle de acesso (ACL), que o HCL Notes® usa para determinar o nível de acesso que usuários e servidores têm a um banco de dados. Os níveis atribuídos aos usuários determinam as tarefas que os usuários podem executar em um banco de dados. Os níveis atribuídos aos servidores determinam quais informações do banco de dados os servidores podem replicar.
  - Níveis de acesso para um banco de dados
    Para alterar o nível de acesso de um usuário, você deve ter acesso de Gerente ao banco de dados.
  - Privilégios adicionais na lista de controle de acesso
    Uma pessoa com acesso de Gerente a um banco de dados pode selecionar um nível de acesso para cada pessoa, grupo e servidor e, então, aprimorar ou restringir esse nível conforme necessário, selecionando ou desmarcando os privilégios adicionais no nível de acesso.
  - Para adicionar um usuário à lista de controle de acesso e definir o nível de acesso
    Para adicionar um usuário da lista de controle de acesso, você deve ter acesso de Gerente ao banco de dados.
  - Para renomear um usuário na lista de controle de acesso
    Você pode renomear um usuário na sua lista de controle de acesso quando quiser substituir um nome de usuário por outro.
  - Para remover um usuário da lista de controle de acesso
    Para remover um usuário da lista de controle de acesso, você deve ter acesso de Gerente ao banco de dados.
  - Adicionar ou renomear entradas ACL ou ECL
  - Criando e gerenciando funções
    As funções fornecem uma maneira de definir um grupo dentro de um banco de dados. Você pode atribuir usuários e grupos a funções para refletir o acesso a visualizações, formulários, documentos ou seções específicas.
  - Para visualizar o histórico de alterações feitas em uma lista de controle de acesso
    Se você tiver acesso de gerente a um banco de dados, poderá visualizar uma lista cronológica de alterações feitas na lista de controle de acesso (ACL) em qualquer réplica.
  - Configurações avançadas na lista de controle de acesso
    Você pode definir um servidor de processo de administração para um banco de dados, optar por impor uma lista de controle de acesso (ACL) consistente em todas as réplicas do banco de dados, procurar tipos de usuários para usuários não especificados na ACL e definir um nome e senha máximos para usuários da Internet. .
  - Para definir um servidor de administração para um banco de dados
    Se você definir um servidor de administração para seu banco de dados, o servidor, por meio de seu Processo de Administração, atualizará os nomes na ACL (e nos campos Leitores e Autores) à medida que esses nomes forem atualizados no HCL Domino® Directory do servidor.
  - Aplicando uma lista de controle de acesso consistente
    Você pode garantir que uma ACL permaneça idêntica em todas as réplicas de banco de dados em servidores, bem como em todas as réplicas locais feitas pelos usuários em estações de trabalho ou laptops.
  - Nome e senha máximos da Internet na ACL
    Os usuários que acessam um banco de dados HCL Notes® usando um navegador da Web não são identificados por um servidor HCL Domino® da mesma forma que os usuários do cliente Notes são identificados. Use a configuração "Nome máximo de Internet e senha" para controlar o tipo máximo de acesso que os usuários de navegadores de Internet ou intranet têm a um banco de dados.
  - Para exibir o acesso efetivo de um nome na lista de controle de acesso
    O “acesso efetivo” que uma pessoa, servidor ou grupo tem aos documentos de um banco de dados nem sempre é aparente. Por exemplo, se existirem dois grupos com diferentes níveis de acesso a documentos e alguém for membro de ambos os grupos, poderá perguntar-se que tipo de acesso a pessoa realmente tem.
  - Para procurar o tipo de usuário de um usuário não especificado
    Se você tiver um nome na sua ACL que não esteja atribuído a um tipo de usuário específico, ele será listado como Não especificado. Se não tiver certeza se o nome é um usuário, um servidor ou um grupo, você pode fazer com que o HCL Notes® procure o nome para você.
  - Grupos e funções
    A caixa de diálogo "Grupos e funções" pode ser encontrada clicando no botão Segurança no lado direito da barra de status, logo à esquerda do botão Localização.
- Restringindo o acesso a bancos de dados locais
  Ao ativar a criptografia para um banco de dados local, o HCL Notes® criptografa o banco de dados usando a chave pública do seu ID de usuário. Você é o único que pode descriptografar o banco de dados porque possui a chave privada correspondente em seu ID de usuário. O ID de usuário de mais ninguém pode abrir o banco de dados.
- Dados de notas
  Você pode restringir o acesso a aplicativos armazenados localmente ou criptografar um documento em um aplicativo.
- Three click support
  Three click support adds a level of security when you open an attachment within an email or within a document in a Notes application.
- Impedir que outras pessoas leiam ou visualizem documentos específicos
  Você pode proteger seus documentos, para que somente você e as pessoas que você designar possam lê-los, mesmo que outras pessoas tenham acesso ao banco de dados em que seus documentos estão.
- Criptografando documentos usando chaves secretas
  Usando uma chave de criptografia secreta armazenada em seu ID de usuário, você pode criptografar um documento que está postando em um banco de dados público, desde que o documento contenha campos que sejam criptografáveis.
- Como o Notes® usa chaves públicas e privadas para criptografar e assinar mensagens
  HCL Notes® usa um conjunto de chaves públicas e privadas para criptografar e descriptografar dados, bem como para validar assinaturas digitais. As chaves pública e privada em um conjunto estão matematicamente relacionadas entre si e são exclusivas do seu ID de usuário. Sua chave pública é armazenada em seu certificado do Notes. Seu certificado é armazenado em seu ID de usuário e no diretório HCL Domino® . Sua chave privada é armazenada apenas em seu ID de usuário.
- Restringindo o acesso à execução com a Lista de Controle de Execução
  Você pode proteger sua estação de trabalho especificando diferentes tipos de acesso de execução para diferentes pessoas ou certificadores organizacionais que executam scripts e fórmulas do HCL Notes® . Por exemplo, você pode conceder todos os tipos de acesso de execução ao administrador do HCL Domino® , mas não permitir acesso de execução a scripts ou fórmulas não assinados.
- Protegendo suas contas POP3, IMAP ou LDAP
  HCL Notes® oferece suporte a Secure Sockets Layer (TLS), que torna a comunicação segura para suas contas POP3, IMAP ou LDAP. O TLS criptografa os dados enviados entre o cliente Notes e o servidor especificado para sua conta. O Notes oferece suporte às versões 2.0 e 3.0 do TLS. Por padrão, o Notes negocia a melhor versão do TLS para usar com um servidor específico.
- Plug-ins assinados
  Seu administrador pode ter selecionado plug-ins para serem instalados automaticamente com seu software cliente. Esses plug-ins são assinados com um certificado confiável para seu cliente e verificam se os dados que eles contêm não estão corrompidos. Os plug-ins assinados dessa maneira podem ser instalados sem a necessidade de solicitar que você os aceite.
Widgets and Live Text
Widgets and Live Text enables end users to see and act on Live Text in a document, including mail, using widgets (.XML files) created for their use. Power users and administrators can create and edit widgets, and deploy them to users to engage a Notes® form, view, XPage, document or Composite Application, or third party services such as Web page, feed, or Google Gadget™, or automatically install or update a client plug-in for specific Notes users.
Error messages
Notices

A lista de controle de acesso

Cada banco de dados inclui uma lista de controle de acesso (ACL), que o HCL Notes ® usa para determinar o nível de acesso que usuários e servidores têm a um banco de dados. Os níveis atribuídos aos usuários determinam as tarefas que os usuários podem executar em um banco de dados. Os níveis atribuídos aos servidores determinam quais informações do banco de dados os servidores podem replicar.

Sobre esta tarefa

Somente alguém com acesso de gerente pode modificar a ACL. O Designer e o Gerente do banco de dados podem coordenar-se para criar uma ou mais funções para refinar o acesso a visualizações, formulários, seções ou campos específicos de um banco de dados. Para obter detalhes sobre como usar a Lista de Controle de Acesso em bancos de dados que você gerencia ou projeta, consulte a Ajuda do HCL Domino ® Designer.

As ACLs se aplicam apenas a bancos de dados armazenados em servidores, e não a bancos de dados armazenados localmente. Se você fizer uma alteração em um banco de dados local e replicar o banco de dados até o servidor, a replicação respeitará o nível de acesso que você tem na ACL do servidor. Por exemplo, se você tiver acesso de Leitor a um banco de dados em um servidor e adicionar novos documentos à réplica local do banco de dados, seus novos documentos não serão adicionados ao banco de dados quando você replicar a réplica local para o servidor novamente. O acesso do leitor não permite a criação de novos documentos. No entanto, é possível que os projetistas de banco de dados imponham uma ACL consistente em todas as réplicas de um banco de dados, portanto, mesmo os bancos de dados locais honrariam a ACL. Para obter mais informações sobre como impor ACLs em réplicas, consulte Impondo uma lista de controle de acesso consistente.

Para visualizar a ACL de um banco de dados, abra o banco de dados e escolha Arquivo > Aplicativo > Controle de acesso . Selecione uma pessoa ou servidor na lista para visualizar o nível de acesso atribuído. Para visualizar todas as pessoas ou servidores atribuídos a um determinado nível na ACL, selecione o nível que deseja visualizar na lista suspensa "Pessoas, Servidores, Grupos".

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