Création d'un calendrier d'équipe

Un calendrier d'équipe est un calendrier dans un fichier courrier autonome qui permet à tous les membres d'une équipe de voir la disponibilité des membres de l'équipe et de planifier des réunions avec les membres de l'équipe. Pour utiliser un calendrier d'équipe, vous créez un fichier courrier pour contenir le calendrier d'équipe configuré en tant que base de données de courrier entrant.

À propos de cette tâche

Vous devrez peut-être demander à votre administrateur Domino d'effectuer ces étapes pour vous.

Procédure

  1. Créez une base de données de messagerie sur un serveur de messagerie dans le domaine Domino des membres de l'équipe. Dans Notes, cliquez sur Fichier > Application > Nouveau , remplissez les champs suivants, puis cliquez sur OK .
    Tableau 1 . Champs à remplir pour créer un fichier courrier de calendrier d'équipe
    Champ Description
    Serveur Un serveur de messagerie dans le domaine, par exemple Mail1/Renovations .
    Titre Un nom pour le fichier courrier, par exemple, Calendrier/Rénovations de l'équipe commerciale . Vous ferez référence à ce nom dans le document Mail-In Database.
    Nom de fichier Nom de fichier du fichier courrier relatif au dossier de données, par exemple : mail\sales_team_calendar.nsf .
    Modèle Mail (R10) ou version ultérieure du modèle de courrier. Vous pouvez sélectionner le modèle sur le client local ou sur le serveur.
  2. Créez un document Base courrier entrant dans l'annuaire Domino :
    1. Dans l'annuaire Domino, cliquez sur Configuration > Messagerie > Bases de données et ressources de courrier entrant .
    2. Cliquez sur Ajouter une base de données de courrier entrant , remplissez les champs suivants et enregistrez le document.
      Tableau 2 . Champs à remplir dans le document Mail-In Database pour un calendrier d'équipe
      Champ Description
      Nom de messagerie Nom du fichier courrier du calendrier de l'équipe, par exemple, Calendrier de l'équipe commerciale/Rénovations .
      Adresse Internet Une adresse pour le calendrier s'il doit être utilisé par des membres de l'équipe en dehors de votre entreprise, par exemple, salesteamcalendar@renovations.com .
      Domaine Domaine Domino du serveur de messagerie avec le fichier courrier du calendrier d'équipe, par exemple Rénovations .
      Serveur Nom du serveur Domino avec le fichier courrier du calendrier d'équipe, par exemple Mail1/Renovations .
      Nom de fichier Nom de fichier du fichier courrier relatif au dossier de données, par exemple : mail\sales_team_calendar.nsf .
  3. Modifiez le propriétaire du fichier courrier du calendrier d'équipe :
    1. Ouvrez le fichier de courrier du calendrier de l'équipe.
    2. Cliquez sur Plus > Préférences .
    3. À côté du champ Propriétaire dans l'onglet Courrier, cliquez sur Modifier .
    4. À l'invite d'avertissement, cliquez sur Oui .
    5. Parcourez le répertoire et sélectionnez le nom que vous avez donné à la base de données de courrier entrant, par exemple, Calendrier de l'équipe commerciale/Rénovations .
    6. Cliquez deux fois sur OK .
  4. Donnez aux membres de l'équipe l'accès au calendrier de l'équipe :
    1. Dans le fichier courrier du calendrier d'équipe, cliquez sur Plus > Préférences .
    2. Cliquez sur l'onglet Accès et délégation .
    3. Cliquez ci-dessous Déléguer l'accès à ces personnes , ajoutez les noms des personnes ou des groupes auxquels accorder l'accès. Calendrier, tâches et contacts ,
    4. Pour Access, sélectionnez Lire, créer, modifier et supprimer .
  5. Activez le fichier courrier du calendrier d’équipe comme calendrier partagé :
    1. Ajoutez le paramètre $CSEnableSharedCal=1 au fichier notes.ini sur votre client Notes.
    2. Ouvrez le fichier de courrier du calendrier de l'équipe.
    3. Cliquez sur Plus > Préférences .
    4. Cliquez sur l'onglet Calendrier partagé . (Le paramètre $CSEnableSharedCal=1 active cet onglet.)
    5. Sélectionnez Cette application est un calendrier partagé et cliquez sur OK .
  6. Donnez aux membres de l'équipe l'accès au calendrier :
    1. Cliquez sur Plus > Préférences .
    2. Cliquez sur Accès et délégation .
    3. Donnez l’accès souhaité aux membres de l’équipe individuellement ou via un groupe.
  7. Facultatif : Demandez aux membres de l'équipe de suivre les étapes suivantes pour ajouter le calendrier de l'équipe à leurs calendriers personnels afin qu'ils puissent voir les deux à partir d'un seul emplacement :
    1. Ouvrez le calendrier personnel.
    2. Dans le panneau inférieur gauche, sélectionnez Afficher les calendriers > Ajouter un calendrier .
    3. Dans le champ Ajouter , sélectionnez Calendrier de l'utilisateur Notes .
    4. Dans le champ Nom d'utilisateur , saisissez le nom du calendrier de l'équipe, par exemple Calendrier de l'équipe commerciale/Rénovations .
  8. Facultatif: Configurez la base de données pour qu'elle s'ouvre sur le calendrier par défaut :
    1. Cliquez sur Fichier > Application > Propriétés .
    2. Cliquez sur l'onglet de lancement (cinquième onglet).
    3. Dans le champ Nom , sélectionnez CalendarFS .